科技档案管理信息化建设策略探讨

叶沛

摘 要：现如今，随着信息技术领域的迅猛发展，科技档案的管理也逐渐趋于信息化，大量的科技资源以信息化的方式存储展示，极大地提升了科研工作的高效性。本文便是通过阐述科技档案信息化建设具有的重要性，结合实际情况，对科技档案管理的信息化建设提供具有建设性的策略，以供现实参考。

关键词：科技档案；管理；信息化；策略

1 研究背景

如今是以信息技术为主要引领动力的飞速发展时代，信息技术极大地提升了人们在各个领域的工作效率。而科技档案作为在科研过程之中以文字、数据或是图像的形式出现并值得留存下来的材料，其高效保管对于整个科研领域以及相关企业而言都有着不容小觑的意义。在过去，一般这类科技档案都是通过纸质形式进行存留，可是这种传统的方式不仅造成空间时间的极大浪费，而且不利于信息的管理与查找，这些资源难以发挥其固有价值。

因此，科技档案的信息化管理能够较大地提升资料保管效率以及其固有价值的发挥程度，是现代档案管理工作的主要趋势。然而，在实际信息化建设过程之中，存在着不少实际的阻力与问题，制定出具有针对性的信息化建设策略便是至关重要的。

2 科技档案管理信息化建设中的主要问题

2.1 电子档案管理保密性缺失，引起较大的隐患

由于互联网本身具备一定的开放性，因此在通过网络进行档案管理的过程中，尤其要注意档案管理的保密性。保密性的缺失，会给外界人员偷窃或是篡改档案馆的资料带来可乘之机，因此严重威胁档案管理的信息化建设，严重威胁对知识产权的保护，为正常的工作带来极大的隐患。

2.2 科技档案管理的基础较差，影响信息化建设

在我国，科技档案管理的基础是极其薄弱的，无论是科技档案案卷的全面性，还是不同归类细则的兼容性，乃至系统软件的彼此相合性，都成为遗留下来急需改进的现实问题。许多基础设施并不完善，诸多标准都不统一，同时至今为止我国仍旧缺失一个实现数据转化与交换的电子系统，因此各处科技档案的贮存仍旧无法再统一的框架之下进行，彼此按照自己的方式运行，无法统一，难以兼容。

2.3 科技档案管理的制度缺失，阻碍信息化进程

严密完整的制度是工作能够顺利进行的必要保障，而现如今，我国对于科技档案管理的制度还不健全，这较大地阻碍了其信息化建设的过程，使得信息化建设工作难以高效推进。尤其是考虑到科技档案的特殊性，专业性较强，复杂性较高，且经常发生较为迅速的变化，需要不断更新与完善，因此科技类档案管理制度的缺失会造成很大的不利因素。

2.4 电子文档保存稳定性较差，难以保证永久性

在实际对科技档案进行保管的过程中，对于档案的收藏还只是第一步，更重要的是能够将这类档案进行保管，以便于未来的查找和使用，发挥其具备的历史价值。而由于电子文档的特殊性，会因为部分不可控或是意外原因造成丢失，并且由于技术原因难以恢复，很难确保其能够实现长久的保存。

3 科技档案管理信息化建设的策略

3.1 加强保密措施，有效保护知识产权

在推动科技档案资源的公开化同时，也要明确，所谓的资源共享并不是无条件地任意调用现有的科技档案。因此，必须加强对于档案的保密措施，加强安全保护力度，同时重视对知识产权方面的保护。在初步的档案收集、整理分类，后续的移交归档、分类保管，以及最终的资料调用、鉴定销毁等过程中，都要完善安全保护的系统，不能有闪失。

3.2 加强档案管理基础性建设

1）统一科技档案管理的信息化标准。对于各类科技档案，应当制定出完整全面的标准规范，无论是资料的归档方式，还是案卷的记载方面，或者是资源查找与使用的注意事项，都应当实现全国范围内的统一化标准，对于管理、业务以及技术方面进行全面的规定，以确保各处的兼容性。

2）加强基础设施及应用系统的建设，提升科技档案管理的效率。对于计算机、存储设备、扫描仪等一系列必备的基础设备，都应当进行完整配备及定时升级，以确保信息化建设过程的顺利推进。同时，要加紧建设处完善、合理、科学的应用系统，具备查询、检索等多种功能

3）加强对档案资源的数字化转化。对于已有的历史存储的纸质性资料，要加强其数字化的转化，使得原先的档案资源与现有的电子数据库实现对接，这是信息化建设过程中的重要部分，需要投入较多的时间和精力进行转化。

3.3 制定全面科学的科技档案管理制度

制度是一切工作能够正常开展的重要前提，要在现有情况的基础之上，具体情况具体分析，针对未来信息化建设中可能出现的问题，加以明确的引导和规范，通过人员管理制度、数据保密制度、信息借阅制度以及档案销毁制度等，对整个信息化建设过程加以制度保障，确保一切在明晰的制度规范与框架之下开展与完成。

3.4 改变电子文件的管理模式

考虑到电子文件与纸质文件的区别，一定要重视文件保存的永久性，尤其是在文件拷贝及其他转移过程中，要做好资料备份，防止在系统出现不可避免的意外之时，信息难以恢复地丢失，造成难以估量的损失。同时，对于已经准确归档的资料，要注意将文件类型转化为“只读”，或者改变成难以修改的文档类型，以确保文档不被篡改，保障其可靠性、可读性与安全性。

3.5 加强人才输送力度，完善档案管理的人员队伍

可以说，科技档案管理工作的优劣与整个团队的表现是密不可分的。尤其是在如今科技档案管理的信息化建设过程之中，许多崭新的方式需要专业性较强的人才才能夠准确把握。因此，人才建设的过程主要分为两个维度，对于已有的档案工作者，要加强对其日常的培训，保证其能够熟练掌握信息化管理的步骤及方法；而对于新人才的招揽方面，要做到与部分高校对接，确保其进行课程的相应改动，以输送高质量人才，使得最优秀的专业型人才能够到达岗位，推动科技档案管理的信息化建设。

4 结论

综上所述，在科技发展迅猛的当代社会，进行科技档案管理的信息化建设是至关重要的，是该领域未来发展的必然趋势。但是考虑到现实的建设情况之中暴露出的诸多问题，也应当通过多角度多维度的策略，确保该建设工作能够顺利高效地推进。

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