浅谈事业单位档案管理的现状及对策

乔飞虎

摘 要：随着经济社会的不断发展，人们对于信息档案的需求越来越大，在此背景下，事业单位档案管理工作也经历了多轮次的发展和进步，档案管理工作的质量不断提高、工作流程不断完善。但在此过程中，也存在管理人员随意性大、规章制度与现实工作不相适应等问题，不利于提高档案管理工作的整体质量。就此，本文从事业单位档案管理的现状切入，分析了档案管理工作的突破方法和相关策略，以期为档案管理人员提供有针对性、实效性的借鉴和参考。

关键词：事业单位；档案管理；现状；对策

1 事业单位档案管理的现状

1.1 缺乏健全的档案管理制度

现阶段，我国事业单位内部并没有制定严格的档案管理条例，这就使得事业单位在进行档案管理时，缺乏相应的理论指导，使档案管理流于形式，不能得到彻底的贯彻与执行。除此之外，缺乏健全的档案管理制度，也无法对档案管理的具体职责进行划分，事业单位内部管理人员常会因为责任划分不清而发生纠纷。另外，我国事业单位档案管理制度不完善，也就无法建立健全的档案资料编制体系，在进行事业单位档案管理工作时，管理人员要按照制度对档案资料进行编制，给管理人员带来了不便，影响档案管理的工作效率。

1.2 档案管理意识淡薄

从本质上说，档案管理是一项保障工作，其目的在于为本单位中心工作提供信息支撑。事业单位的许多工作都离不开档案管理部门的配合和支持，在其他工作需要的时候，档案管理人员能不能快速、准确、完整地提供资料尤为重要。但目前，部分档案管理人员的档案管理意识比较淡薄，把档案管理工作当成是简单的抄抄写写、保管文献资料、上架排列整齐等，没有把档案管理工作放到一个较高位置进行考虑，没有从整体上把握、认识到档案管理工作在单位总体工作中的作用，档案管理责任意识、使命意识淡薄。

1.3 档案管理人员素质偏低

事业单位档案管理工作是一项系统全面的体系工程，不是一朝一夕就能完成的，对档案管理人员的专业技术要求比较高。但是在实际工作中，很多事业单位档案管理人员往往是半路出家，对档案管理工作的认识程度肤浅，甚至有许多单位没有专职的档案管理人员，只有兼职人员。这些人员没有过硬的基础理论，也没有丰富的档案管理工作经验，很多单位还停留在手工记录、登记的阶段，运用技术手段进行档案管理的能力不足。

1.4 档案管理模式落后

档案管理信息化进程推进无力是事业单位档案管理工作存在的普遍问题，多数单位对档案管理的认识还停留在“架子化”“整齐化”“美观化”上，进入档案管理室后，一排排整齐的架子和资料就是好的档案管理，其实这些已经远远不能与现代社会相适应。智能化设备、自动化设备、动态管理技术等高新管理手段得不到投入和使用，手抄笔录的现状没有得到明显改進。档案管理人员对于高新技术的不掌握、不了解导致了他们不会寻求变革，满足于最原始的档案管理方法，档案管理效率难以提升，档案高效利用也无从谈起。

2 事业单位档案管理的对策

2.1 健全事业单位档案管理的制度体系

健全档案管理制度体系是事业单位进行档案管理的重要环节，可以使档案管理变得有法可依，事业单位要结合自身实际情况和国家的法律法规，对档案的管理制度进行完善，档案管理制度需要具有合规性，所以要以国家准则为基础进行完善。在完善事业单位档案管理制度体系时，要对其具体职责进行划分，将具体的职责落实到每一个部门和人员，避免工作人员以及部门责任划分不清而出现纠纷、业务拖沓的情况，进而对事业单位的档案进行系统化的管理。以档案资料的管理为例，在档案资料的管理上，需要健全查阅流程与系统保管制度，而档案资料管理的具体职责则包括归档要求、材料移交等，其中在进行材料移交这一环节时，要对档案资料的清单进行检查，以此来确保档案资料的完整性，以免在事后出现问题而发生责任纠纷。

2.2 提高事业单位领导对档案管理工作的管理意识

事业单位想要发挥档案管理的职能和作用，在工作上取得良好的效果，第一步就要从自身的认识上做起，加强对事业单位档案管理工作的重视程度，建立完善合理的规章制度，并且依据管理制度检查和督导档案管理进展工作，及时将档案管理工作中出现的问题上报并解决，把档案管理工作纳入年度的考核，引起所有员工的重视，形成一个人人参与、态度积极的良好氛围，有关档案部门的领导要把档案管理工作合理分配，有效的落实到每个人身上，保证档案管理工作的效率。

2.3 提升档案管理人员专业素养

人员内部培训主要是针对现代档案管理工作者，其要具备一定的理论知识和实践知识，特别是计算机网络方面的知识，如信息管理的专业化素养，过硬的专业信息素养才可以胜任档案管理数字化和信息化的管理工作，为后续的经济发展奠定良好的基础，那么在人才培训方面可以从两个方面入手分析。第一是通过制定优惠的培训政策，聘请高素质人才对本单位员工进行培训，提高其专业能力。第二是通过开展外出培训和集中性培训项目让工作人员可以更好地解决问题。但是人才培训需要特别注意的是，政府在对事业单位人员做培训的过程中更要强化对培训效果的检验，避免出现培训只是形式的问题。

2.4 增强档案管理技术的使用

档案管理走数字化道路。使用信息技术做数据库完善以及扫描技术还有身份证技术等，这些对于提升档案管理效率具有积极的促进作用，可以增强工作有效性，实现信息资料的更新、整合和补充。事业单位档案管理要使用数字化技术建立起统一的档案信息管理平台，在数字化信息化档案管理平台上实现对信息的整理和转移补充等等。事业单位的信息资源属于无形资产，要实现良好的社会效益就需要创造出更好的条件，加大档案管理信息的建设工作，走数字化道路。档案管理走自动化道路。档案管理自动化是在电子标签以及OCR识别的基础上进行自动化收集和自动化筛选以及自动化检索的，自动化档案管理模式可以实现信息的资料批量操作，在自动化基础上事业单位还需要不断地购置现代化设备，满足单位的自动化要求，最后实现自动化管理与档案管理的高效率。

2.5 加强档案管理监管

完善档案管理的监管系统可以避免事业单位档案管理出现形式化的现象，对档案管理的监管系统进行完善，要检查档案管理部门是否按照管理制度以及相关规定对档案进行整理和收集，并且也应对档案资料进行定期和不定期的检查，一旦发现错误，要及时对档案资料进行修改，并且事业单位也可以借助外界的力量，进行社会监督，从而对事业单位的档案管理加强控制。

3 结语

综上所述，我们了解到档案管理对事业单位发展的重要性，同时虽然事业单位在进行档案管理改革的时候，管理工作存在一定的不足和问题，但是要保证档案管理工作的准确，实现档案管理的信息化、规范化发展，那么就需要不断提高档案管理工作的水平。我们必须充分认识档案管理工作的重要性，抓住机遇，创新思维，以科学理论为指导，利用科学的办法不断完善档案管理制度，面对新机遇，迎接新挑战，采取新措施，不断推动档案管理工作取得新成效，为事业单位的发展提供有较高价值的参考，走上可持续发展的道路。

参考文献

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