办公室文书档案收集与管理创新路径探究

周霭

摘 要：本文即针对办公室文书档案收集与管理展开讨论，分析当前文书档案收集与管理面临的问题，并根据这些问题对其创新路径进行探究。

关键词：办公室文书档案；收集与管理；创新路径

办公室文书档案对于任何一个企业、单位而言都是极为特殊且重要的，文书档案的收集与管理工作具有绝对的地位，只是在时代的不断发展下传统的文书档案收集与管理逐渐出现弊端，面临着一系列的问题。所以当下正需要对文书档案收集与管理进行全面的改革，深入创新收集与管理的方式方法解决问题。

1 现存的问题

1.1 缺乏规范化管理

缺乏规范化、系统化的管理是办公室文书档案收集与管理现存的重要问题，在不够规范的管理下，呈现出的工作水平自然是不如人意的，目前仅有少部分单位确立相应的规范、制度，但管理规范存在陈旧宽泛、可操作性差的问题，这种管理的不规范体现在多个方面，包括档案的管理、档案材料的制作与选用以及档案收集力度等方面都因缺乏规范的管理而出现问题。由于没有足够的档案保存空间，很多档案资料都是散落的，有些资料没有进行分类归档或难以进行分类归档，就堆放在四处，档案管理尚未落实到细节；档案材料的使用也较为混乱，没有明确严格的规范制度，16开和A4纸混用，甚至一些档案袋上都没有编号、类别等基本信息；最后关于文书档案的收集力度，还很大程度的存在收集力度欠缺的问题，在松散的管理下，导致很多文书档案没有得到及时进行收集，长期积压后更不利于管理。

1.2 人员素质低

相关的工作人员素质不高也是不争的事实，很多工作人员自身缺乏专业的管理知识、管理能力低，致使文书档案管理的效果差，还有一些管理人员在管理上仅关注“红头文件”的归档管理，而忽视其他文书档案，这也将导致管理的效果不理想。另外，文书档案收集与管理人员工作责任感不强，没有从根本上重视文书档案，在进行整理、归档时缺乏对内容的审核与检查。

1.3 技术手段落后

事实上目前多数单位档案管理的手段方式都没有跟上时代的发展，现在信息技术在各个领域广泛应用，可以发现信息化、电子化是很多行业、领域的发展趋势，而文书档案的收集与管理还没有做到与这信息技术的良好接洽。虽然当前办公室文书档案也出现了电子档案的形式，但更多的仍是传统的纸质档案。纸质档案普遍存在保存成本高且不易管理的问题，发展时间稍久的单位所收集保存下来的文书档案更加难以进行统一管理，日后要进行查找翻阅更要花费精力，管理技术手段的落后给工作的高效开展带来了不小的阻碍。

2 创新路径探究

2.1 健全工作制度

办公室文书档案收集与管理工作急需制定出更加健全的工作制度，此前的工作制度不够规范、完善，已不能完全适用于现在的文书档案收集与管理工作。具体来说，在工作制度的健全上有以下几点建议：第一，成立一个研究工作小组，小组成员包括有优秀员工代表、领导等，该工作小组主要负责对收集与管理规范进行编制[1]；第二，一年一次定期对执行的工作制度进行评估，及时据实际情况对规范制度进行更新，保证工作制度的时效性；第三，可设立出独立的档案室，专门存放一些散落的文件资料，这些资料因为难以进行分类或是太陈旧而散落，所以很有必要成立单独的档案室集中处理这些资料，避免部分文书档案出现乱放、错放的现象；第四，还有注意规范好档案材料，档案材料的制定要经过有关人员把关，使用时要注意不同类型的文书档案间不可混用一样的档案材料。

2.2 提高人员素质

办公室文书档案收集与管理有关工作人员素质的提升也是当前需要加大重视的部分，要全面强化收集与管理从事人员的素质。一方面，定期举行培训学习活动，组织工作人员进行培训，包括一些专业化知识的传授、管理能力的培养。另外，为了能够更好的让文书档案收集与管理工作适应新时代发展，还有必要进行信息技术运用能力的培训，以保证文书档案收集与管理工作人员是与时俱进、综合素质良好的，同时培训活动也能调动起员工的责任感以及对工作的使命感，能够以更专业的态度面对工作[2]。另一方面，由于很多单位的办公室文书档案管理部门都有聘任一些兼职的管理工作人员，这部分员工虽然并非专职人员，但也同样影响着相关工作的进行，因此也要进行一些必要的培训，或通过邀请专家、优秀员工进行讲座等方式来提高这些兼职管理人员的素质，实现办公室文书档案专职、兼职员工素质的共同提升，促进工作的顺利开展。

2.3 文书档案电子化

一直以来文书档案相关管理工作所采取的传统纸质归档管理方式在信息爆炸的时代下显露出了很多的缺点，所以要保障文书档案管理的效率、提升管理能力，就应该在收集与管理过程中积极采用信息化的管理技術手段，简明的说就是推进文书档案电子化。文书档案电子化是文书档案收集与管理上的重要创新，不止是收集与管理的工具、手段上的创新，更是方法上的创新[3]。文书档案电子化首先要对之前的纸质档案进行一次新归档，实现这些文书档案的电子化，之后即全面实行收集和管理的数据化、电子化，收集工作将大大减轻，只需要有关人员将档案纳入数据库，管理上也更加便捷，电子化的成本较低能有效减少了文书档案收集与管理工作所需的人力、物力。

2.4 建立淘汰制度

淘汰制度其实在办公室文书档案的手机管理工作中十分有必要，因为文书档案常年累积、繁多沉冗，是导致出现问题的一大原因，所以及时对文书档案进行淘汰有重要的实际意义。有关单位、组织应建立起一套文书档案淘汰制度，主要针对于规范哪些文书档案可以被淘汰、做丢弃处理，关键在于文书档案淘汰的时点，部分文书档案仅效用于某个项目，当该项目流产或是顺利结束后，这些文书档案就可以淘汰丢弃，尤其是经电子化录入后更可以将其淘汰，而对于哪些具备长期效用与参考功能的文书档案则继续保存，淘汰制度就是为了帮助减轻文书档案保存的负担。

2.5 加强宣传工作

文书方案收集管理工作的进一步加强还需要良好的宣传工作的支持，宣传工作的有效落实是后期收集与管理工作的基石，前期宣传工作做得好往往能给后期的收集管理工作带来更多的便利与优势，所以有关部门还要加强文书档案宣传工作[4]。其一，面向文书档案管理人员，有关部门可以通过简报、组织编研以及多媒体等形式来进行宣传，增进管理工作人员自身的管理意识以及工作热情，进一步规范文书档案管理方法，普及信息化、科技化的管理技术手段；其二，面向全体工作人员，文书档案的收集与管理需要各部门的配合、协助，只有文书档案的重要性真正得到全体员工的承认与重视，收集与管理工作才能实现高效化落实，可以开展讲座来让更多的员工了解文书档案的作用以及收集与管理工作的意义。

3 结束语

总而言之，办公室文书档案的收集与管理工作对企业、单位的发展具有长远的意义，不可懈怠，创新文书档案的收集与管理、修正现存的问题势在必行，相信通过进一步健全工作制度、提升人员素质、电子化文书档案、淘汰制度的建立以及宣传工作的加强一定能帮助提高文书档案收集与管理水平。

参考文献

[1]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风，2018（12）：263.

[2]张红文.新时期档案管理工作浅谈[J].长江师范学院学报，2016（04）：131-134.

[3]毛娟.事业单位档案管理的创新路径研究[J].办公室业务，2016（11）：102.

[4]王赞.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].办公室业务，2016（08）：108-120.