事业单位档案管理信息化建设分析

摘 要：事业单位档案管理要追随时代发展脚步，在原有基础上不断优化完善。经济为科技发展助力，事业单位要加大档案管理工作关注和重视程度，集中物力、人力进行档案管理现代化建设。从而构建良好的发展体系。档案管理能够折射事业单位的工作流程和发展历程，具有重要意义。然而在管理过程中还存在一些不足，原有的管理水平满意满足现今发展需求，需要相关人员努力建设，以期提升档案管理信息化水平。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；重要性

档案管理应当突破发展常态，实现可持续发展。如何突破原有格局实现管理模式转型是事业单位首要考虑的问题。事业单位应当将工作重心放在优化事业档案管理方式，保证发展水平与建设需求的协调统一，立足当下放眼未来。另外要不断进行工作反思，摆脱原有思想束缚，实现思想和行为的转变，从而消除潜在隐患，保证事业单位档案管理信息化建设上升新的台阶。

1 事业单位档案管理信息化建设的必要性

事业单位经过长时间的发展规模不断扩大，其人口不断增加，原有的档案管理模式下难以保证档案管理质量，事业单位档案丢失，难以为后续工作提供保障。事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展到一定阶段的必然趋势，是事业单位发展进步的必由之路。档案信息化管理能够消除原有管理弊端，更利于查询、保存，具有重要意义。原有管理模式下工作人员难度加大，劳动强度较大，人员现象严重。事业单位档案管理信息化建设能够优化管理结构，构建收集、储存、查询三位为一体的管理体系，大大节约了管理时间提高了档案管理效率。

2 当前事业单位档案信息化建设存在的问题

2.1 缺乏正确认知，对档案管理信息化建设的重视程度不够

部分事业单位领导人员认为档案管理工作费时费力，还不能够取得相应收益，在错误思想的影响下档案管理信息化建设力度不够，没有投入专项资金购入专门设备，硬件配置方面较为落后。管理需求与软硬件设备之间不具有协同性。由于领导的不重视导致档案管理人员缺乏工作激情，没有投入时间和精力进行技术学习，以上阻碍了事业单位档案信息化建设进程，延迟了建设时间。档案管理信息化建设是社会发展过程中出现的新型管理手段，其与传统的档案管理具有一定的差异性，然而事业单位领导没有意识到两者之间的差异，一些人的思想过于固化，难以接受新型事物，其向传统纸质档案管理倾斜，单位档案信息化建设工作不到位。

2.2 没有建立统一完善的档案信息化建设规范

档案信息化建设标准能够营造良好的管理氛围，保证档案信息化管理工作的顺利进行。在现有背景下要想保证事业单位良性发展就要做好档案管理工作，档案管理信息化建设以制度为依托，只有保证档案管理信息化建设趋于标准化与规范化才能够为事业单位发展提供内在动力，才能够充分发挥人力资源的重要性。部分领导人员不具有先进意识，更不会用发展的眼光看待问题，并没有将信息化管理规范纳入发展体系中去，建设标准也没有渗透档案信息建设的全过程。事业单位现有档案信心化建设不具有统一性。

2.3 档案管理人员的素质不适应档案信息化建设需求

档案管理虽然已经实现信息化发展但是还需要发挥人力的作用，管理人员具有不可替代的地位。社会调查显示事业单位档案管理人员的年龄结构不合理，呈现老年化趋势，这些人员的人均年龄较大，并且没有接受过专业的技术指导，现有档案管理队伍不具有先进性。其信息知识接受能力较差，档案管理人员素质不适应档案信息化建设需求，在这种情况下档案管理失误率增加。事业单位档案管理工作薪金較少，人才吸引能力较差，难以吸引具有专业管理技能的综合型人才。

3 促进事业单位档案信息化建设的几点建议

3.1 加大对档案管理信息化建设的关注和重视程度

事业单位领导者要提高自身建设、更新单位配置，保证事业单位软硬件与建设需求的协调统一。另外要有针对性的进行工作调查，找寻建设不足从而解决薄弱环节。另外要加大宣传力度，从而提升事业单位全体人员的相关意识，让他们明白档案管理信息化建设的意义。最重要的是要设置专项资金进行数字化建设，从而为后续档案管理打下坚实的基础。不能将档案管理信息化建设停留在表面，要向更深处推进。

3.2 完善档案信息化建设的规范性、标准性

要想保证档案信息化建设的有序运行必须要制定完善的建设体系，保证档案信息化建设的规范性和标准性。通过研究制定科学健全的建设规范，做好基础工作，另外要制定建设目标，发挥目标的导向作用，严格按照相关规范进行各项工作。社会环境不断变化，因此要坚持与时俱进的建设原则不断补充建设内容，丰富档案信息化建设内涵。事业单位要集中物力、人力进行档案目录数据库建设，保证建设环境的稳定性和单位文件数据结构的标准化。另外要设置硬性措施选择规范、标准制式的产品，从而消除档案调用矛盾、解决软硬件冲突。事业单位档案信息化建设切记不可直接复制粘贴，要分析自身的实际情况坚持具体问题具体分析的建设原则，保证档案信息化建设工作的标准性和便捷性。

开设档案资料咨询服务环节，设置专门人员从事此类工作，另外要保证咨询服务工作的规范性和专业性，保证这类人员具有专线技能，开设岗前培训保证其具有信息技术技能和检索工具的能力，从而实现事业单位档案信息的科学化管理。另外要根据档案性质进行分区保存，便于进行资料搜索。

3.3 使档案管理人员的素质适应档案信息化建设需求

事业单位应当着重提升档案管理人员的素质，保证其具有政治素质、业务素质、科技素质。注重观察事业单位全体人员，任用能力较强水平较高的员工担任档案信息化建设工作。保证其能够熟练操作档案收集工作，保证管理人员的综合性。档案管理人员在进行档案管理工作时渗透先进理念，推动档案信息化建设。要向社会广泛招收专业档案管理人员，提高薪资待遇从而在档案管理中注入新鲜活力，保证档案信息化管理质量。另外为了优化档案管理人员结构要为其提供学习信息技术的机会。管理人员缺乏学习激情，领导者可以设置奖惩机制，奖励学习状况良好的员工，从而激发管理人员的积极性和主动性，提升管理人员的信息化水平，为后续信息化建设提供重要保障。

3.4 做好档案管理信息化建设质检工作

质检工作从两方面出发，一种是加强对档案管理人员质检工作建设，要建立完善系统的质检系统，从而真正保证档案管理信息化建设工作的有效性。要将质检工作纳入整体评价机制中，与管理人员的工资挂钩，保证质检质量。其次要做好档案开发质检工作，定期查杀可疑目标，起到安全屏障作用。另外要勤加排查网络环境短接情况，避免文件交接事物导致储存出现差错，保证数据质量，避免出现重复加工问题，从而发挥信息的最大价值。

4 结束语

事业单位应当认真对待档案管理工作，以先进技术为依托积极进行档案管理转型。事业单位传统档案管理存在一定的工作不足，难以发挥档案管理的价值。为了消除发展弊端应当投入专项资金进行数字化建设。社会不断变化发展事业单位领导者要进行思想和行为转变，将工作重点放在优化事业单位档案管理方式上，保证档案管理队伍的先进性、保证档案信息化建设的规范性和标准性。

参考文献

[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].单位管理.2015（9）：34-51.

[2]史湘云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版）.2015（05）：45-63.

作者简介

解钰（1988-），女，汉，山东省济南市人，研究生，助理馆员，研究方向：档案管理专业。