档案信息化建设实施及相关问题研究

魏海如

摘 要：本文主要研究档案信息化建设实施的相关问题，首先探讨档案信息化建设的特点，技术革新的速度非常快，收集信息的时效性也明显提高。接着讨论档案管理在社会经济建设中的重要作用，能够实现对各项自然资源的合理使用，然后讨论档案管理实现现代信息化的必要性，最后提出三个档案信息化建设的有效措施，要提高硬件建设的水平；加强对电子档案资料的管理；实现管理全方位现代化。

关键词：信息技术；档案管理；硬件设施

现代档案管理信息化建设要顺应现代管理理念，不难发现传统的档案管理方式难以解决文本资料复杂的问题。档案文本资料在环境和时间问题的影响下，容易丢失，容易遭到损坏，如此一来资料档案的良好运用就会受到严重的影响。而建设档案管理信息化体系，会明显提高信息资料归档收纳的时效性，而且分类查找也会更加便捷。

1 档案信息化建设特征

1.1 技术革新性

传统的办公室档案主要以纸质档案为主，这是比较落后的。在此条件下管理工作模式不够先进，效率也比较低下，容易出现各种失误。这些失误包括遗漏档案，或者是档案丢失、损毁。而实施新型的信息化档案管理手段就会在很大程度上避免出现这种问题。从根本上改变这种落后的档案管理模式。管理的方法会更加简便，有效弥补传统管理方式的不足。运用完善的管理思维，实现管理效率的提高。技术革新是信息化档案管理的重要特点，改变了以往的管理模式，收集信息的效率也明显提高。运用信息技术减少档案管理工作的失误率，有效避免不必要的麻烦。信息化档案管理模式实现信息自动处理，自动分辨档案中的虚假信息。不仅如此还能自动分类资料的类型，自动分类信息的收集方式。这样信息内容的可靠性就会明显提高[1]。

1.2 信息收集时效性

办公室档案管理工作内容比较复杂，是一项综合性比较强的管理项目。不仅档案管理信息内容比较复杂，而且对信息收集的时效性也有很高的要求。要求收集的内容随着时间的推移不断发生变化，因此档案管理工作人员就需要实时做出改变。传统的档案管理工作要想实现档案信息收集的实时性有很大困难，要有大量的工作人员，也需要花费大量的时间，但是取得的效果却往往不尽如人意。而新形势下，信息化档案管理模式能够明显优化档案数据信息优化的时效性。深入的细化、分化、消化档案的内容，信息化建设的时效性不仅要实现及时更新和收集档案信息，更要有效掌控档案收集的时间观念。

2 档案管理在社会经济建设中的重要作用

档案管理在社会经济建设中有着十分重要的作用，以水文档案为例，就能为防汛抗旱工作提供关键的科学分析依据。在具体防汛抗旱工作中，各地要建设水情测报站、水文巡测站、雨量站。不仅如此还要收集相关的水文数据资料，在管理水文观测站时，要保证观测数据的准确性、及时性和密集性。进而确保国家的抗汛减灾措施能够有效开展，使得国家社会的经济活动能够有效运转，也让人民群众的生命财产获得保障。水文档案详实的资料能够为污水排放量的规划提供有价值的参考，此外对于地区用水量的控制也能提供有价值的参考。水文档案的重要内容就是全年地下水监测数据、水资源分布信息，这些是水文监测工作的常态化内容。参照这部分信息，实现城市水资源的合理利用，实现对城市水资源使用的间断性控制。

3 档案信息化管理实现的必要性

信息时代的发展促进各大高校实现档案信息化管理，在此条件下，传统的档案管理手段已经不能满足如今的发展需要。档案信息化管理能够明显提高档案管理工作的效率。对于各大高校的档案管理工作来说，信息化管理模式能够显著提高档案信息的服务水平[2]。如今社会已经全面进入大数据时代，此时高校的教育教学部门、行政管理部门都已经实现了信息化和网络化管理。高校档案管理也应该紧跟时代步伐，转变管理思想，完善管理方法。在目前的发展阶段中，各大高校的招生规模已经发展到一定程度，教育教学的手段也更加先进，档案资料的内容更加复杂，这些变化意味着高校档案管理的难度越来越大。档案信息化管理能够有效解决这些困难。优化管理方式，改良信息传播的载体，真正实现信息共享，让档案信息能够发挥最大的使用价值。

4 档案信息化管理建设实施面临的问题

4.1 对档案信息管理系统的应用和建设有所忽略

档案信息管理没有得到应有的重视，以水文档案管理为例，目前监测管理部门重视的问题是处理水情、建设防洪水利工程、管理城市的水資源。水文档案管理信息化建设属于服务于全局的综合性工程，但是管理部门对此却不够重视。推进建设的力度仍然不够，给予的资金支持也十分有限。这在很大程度上制约了水文档案管理信息化建设的发展。当前现代化信息技术进步的形势日新月异，但是很多的档案管理从业人员对现代化管理技术关注度不够[3]。没有及时更新自身的知识储备，因此档案管理工作人员对档案电子系统的研究和开发不足。档案数字化建设还有待加强，档案信息资料资源共享不够方便，网络的咨询和服务水平不够高。档案管理的工作人员不能熟练操作档案信息系统，也不能实现科学的管理，导致档案信息系统无法实现进一步的发展。

4.2 电子文件的安全性能存在隐患

当前档案信息管理工作已经初步实现对信息资源的应用，但是其中存在的一项重要问题是缺乏长久的规划，运用的技术手段只是实现了初级的成效。在应用现代化信息技术的过程中，要不断实现资源整合，积极创新科学有效的管理方法，除此之外，档案信息化建设还应该深入生活实际，切实解决生活实际中出现的问题，将数字化和网络化有效结合起来，实现对数据资源的综合运用。如今的档案信息化管理需要花费大量的时间和精力，但是保存电子文件仍然有很大的安全隐患，出现这一问题又增加了工作量的消耗。存在部分的电子邮件容易丢失，容易发生改变，数字化信息技术的应用有效代替传统的储存载体。在未来，技术开发人员应该重视电子文件的安全性能，让电子文件储存档案信息的安全性能有所保障。

5 档案信息化建设实施的有效手段

5.1 加强网络硬件建设

档案信息化建设实施的过程中，网络硬件的建设与软件建设有着同样的重要意义。在具体的实施工作中，应该加强对档案管理工作实际需要的考虑。在各个地区建设不同层次的数字信息档案室，而且要配备先进的技术设备，建设完善的硬件设施。妥善存放保管已有的档案信息，应用有效的技术手段处理当前的档案信息。严格按照国家统一的技术标准，建设信息浏览系统，开发质量水平高的服务软件。除此之外，还要建立信息管理制度，运用规范的制度，有效管理并维护信息技术系统。在目前的发展阶段中，档案管理信息化系统已经得到了广泛的推广和使用，这意味着在未来信息系统的普及和应用有了良好的基础，而且档案管理部门自上而下各个阶层也已经开始统一思想认识。无纸自动化办公是档案管理工作的前提条件，能保证科学优化整合信息档案，确保档案资料准确归档。这样档案资料才会得到有效的应用，进而在网络上实现资源共享。

5.2 提高电子档案资料的管理水平

有效整理基础的文本资料，认识到电子文件管理的重要性。发挥计算机网络技术的优势，电子化管理档案文件。储存文件运用电子化的形式，分类整理各项资料。方便档案集中管理，集中应用。要创建专门的服务管理部门，有针对性地开展档案信息化建设工作，技术资源配置应该有所优化，有效处理电子文件，统一电子档案的保存形式，统一电子档案的接收方式。在保存档案的工作中要考虑到资料的重要程度，并以此为依据设置相应权限，制定保存周期。比如某些资料需要长期保存，对于这些资料要建立备份，这样能够有效应对资料丢失或者是损坏的状况。建立档案网站是加强网络档案建设的有效手段，网站平台具备一定优势。内部服务系统的建设应该具备较高的水平，与此同时还要建立良好的公众服务平台。档案管理人员应该加强对网站后台的建设，也应该加强对网站后台的管理，切实保证档案信息化网站良好运转[4]。此外要坚持关注新设备的面世，并及时更新硬件设施配置，及时升级维护软件系统。

5.3 实现档案管理工作的全方位现代化

我们知道如今办公室档案管理工作效率低的关键原因是档案管理信息化程度低。分析总结当前科技技术发展的最新形势，可以发现提高办公室档案管理现代化程度是提高工作效率的有效手段。实施现代化手段改造档案管理工作，积极使用现代化的管理理念和方法，促进办公室档案管理与现代化社会的接轨。促使档案管理人员摒弃传统而且落后的管理思维，从根本上提高工作的效率。实现档案管理工作的全方位现代化，积极引进细微技术、静电复印技术、音响技术以及计算机技术。加强对工作人员思想的引导，作为从事档案管理的员工，应该学习先进的管理理念，树立先进的管理思维，做好资料保存工作，积极提高自身档案管理工作的效率。比如某企业建立了一套完整的档案管理工作的规范和标准，切实转变相关人员的管理理念，定期举办档案管理培训工作，让企业内所有与档案相关的工作人员都能认识到档案管理的重要性。正是因为如此，该单位的办公室档案管理工作更加科学规范。此外还要积极引入人工智能设备，强化档案管理的效果，切實提高信息录入的准确性。

6 总结

综上所述，档案管理涉及到大量的数据、资料，这些记录的信息对于日后的管理工作有着重要的参考价值。因此加强对档案资料的管理有着重要的意义，能够正确指导人们的生产和生活方式。加强信息自动化建设会清晰检测各项生产活动和管理工作，促使单位内的管理人员在调配各项资源时更加合理，使得各项资源得到有效利用，实现管理水平的提高。

参考文献

[1]宗静娟.档案管理在医院信息化建设中的作用[J].管理观察，2018（29）：171-172.

[2]许宏亮.诉讼档案信息化工作的实践解析[J].信息系统工程，2018（10）：136.

[3]王强.水文档案信息化建设的实施建议[J].办公室业务，2018（19）：63.

[4]颜丙通，赵宁燕，陆怡静.我国数字档案馆建设与发展对策探析[J].苏州教育学院学报，2016，33（06）：76-79.