浅谈基层单位档案统计年报工作的存在问题及对策

张蕾

摘 要：基层单位上报的档案统计年报数据是上级档案管理部门数据汇总的基础，其上报的数据质量具有影响档案事业建设全局的重要意义。文章结合历年来广西电网公司系统基层单位档案统计年报数据报送情况，指出基层档案统计年报工作存在的问题，并提出相应解决对策以供参考。

关键词：基层单位；档案统计；问题；对策

全国档案统计年报工作始于上世纪80年代。1982年，国家档案局初步制定了全国《档案工作基本情况统计年报》，经国家统计局批准于1983年试行一年。1984年2月召开的第一次全国档案统计工作会议，确立了全国统一的档案统计年报制度，并纳入政府统计序列，我国的档案统计工作开始走上正轨。随后，国家档案局于1999年、2006年、2011年进行了三次修订，形成《全国档案事业统计年报制度》沿用至今。在各级档案部门的积极努力下，档案统计工作取得长足进步，档案统计数据质量不断提高，为丰富档案资源、开展档案利用服务、保护档案安全等方面提供了有力的信息支撑。但基层单位档案统计年报工作仍存在诸多问题，导致统计数据质量不高，甚至存在统计造假、弄虚作假等现象，严重影响了档案事业持续健康发展。

1 基层单位档案统计年报存在问题

基层单位档案统计年报需要完成以下工作内容：各单位于每年2月底前在全国档案事业统计年报信息管理系统中填报档基3表、档基3附表，纸质报表经单位负责人签批后，随系统数据逐级上报汇总。从历年广西电网公司系统基层单位报送的档案统计年报数据情况看，存在以下问题：

1.1 基层档案员分身乏术，档案工作时间无法保障

基层档案员常需兼任公文、机要等多种职责，档案工作又具有重要但不紧急的性质，因此往往等处理完其他事务后才开展档案管理工作。基层单位在年底集中突击整理档案的情况也屡见不鲜。由于档案管理的工作时间得不到保障，突击整理容易造成分类不准确、组卷不正确、装订不规范等问题，影响档案整理的质量，也给档案统计数据质量不高埋下了伏笔。

1.2 对档案统计工作的重要性认识不足，敷衍了事

档案统计工作是基层档案管理工作的一项重要基础性工作，对于了解和掌握本单位档案工作现状、制定档案工作发展规划、促进档案开发利用等具有重要作用。并且上级档案管理部门的统计工作，是依据各基层单位上报的档案统计数据进行汇总的，因此基层单位档案统计工作还具有影响档案事业建设全局的重要意义。

基层单位档案员对档案统计工作的重要性缺乏认识，认为每年完成档案整理就万事大吉，缺少做好档案统计工作的主动性和责任感。有些甚至认为按时报送数据就行，至于数据是否与实际相符，上级档案部门也不会到实地进行核实，存在敷衍了事的想法。表现在：一是数据填报不完整，漏填“统计负责人”、“档案机构”、“全宗”、“手工目录”等重要指标项。二是未注意计量单位（“本年经费投入”的计量单位是“万元”，“机读案卷目录”、“机读文件目录”的计量单位是“万条”，“本年度编研材料”的计量单位是“万字”），使填报的数据与档案工作实际相距甚远。三是未系统核查所填报的数据信息，存在数据前后逻辑错误，如本年度上报的室存档案、室存资料、档案编目情况等数据小于上一年度上报数据又未填写本年度移出、销毁档案信息；未填写室存档案数字化副本却填写本年利用室存档案数字化副本信息等。

1.3 对统计指标项的理解上存在偏差，统计口径不一

国家档案局虽对一些主要指标作出了解释，但在实际操作过程中，由于基层单位档案员的学识、经历、经验不同，仍然存在对同一指标项的理解不尽相同，导致对该指标所特指的统计内容认识不一。比如“以卷为保管单位”的档案，各卷中的文件数量是否统计到“以件為保管单位档案”中；与其它档案一起立卷保管的照片档案（如在建设项目档案中立卷的照片）是否统计到“照片档案”项；“排架长度”是否包含柜架厚度；照片的底片、光盘、磁盘、硬盘等特殊载体档案如何统计填报等。

2 基层档案统计年报存在问题的解决对策

2.1 加大人力投入，将档案统计年报工作做深、做实

经济学有一个原理：没有投入就没有产出。若没有足够的人力和时间投入，档案统计年报工作将无法真正落到实处。基层单位档案管理部门应积极向领导汇报档案工作进展情况及存在问题，借助每年国际档案日宣传系列活动，争取领导对档案工作的理解和支持，确保档案管理工作有足够的人力和时间投入。档案整理是前端，档案统计是后续，提高档案统计工作的质量需从提高档案整理工作的质量入手。基层档案部门需主动加强与各部门之间的横向联系，对归档的文件材料做到应收尽收，努力提高档案整理的规范化、科学化水平，为档案统计工作打下坚实的基础，将档案统计年报工作做深、做实。

2.2 加大考核监督，将档案统计年报工作做真、做稳

2018年6月19日，国家档案局办公室印发了《关于进一步加强和改进档案统计工作的意见》的通知，要求各单位进一步完善档案统计工作机制，优化档案统计调查体系和方式、提高统计数据准确性，防范和惩治统计造假、弄虚作假。可见，在国家层面上已提出档案统计造假、弄虚作假等行为将被严肃问责。各单位应认清当前形势，自觉完善档案统计工作问责机制，把严惩档案统计弄虚作假提高到政治高度，加强考核监督。考核结果与基层档案员的经济效益挂钩，与基层单位年度绩效考核挂钩，加大执行力度，敢于动真格。基层档案员更替频繁不应成为档案统计年报工作出现问题的借口，新旧档案员之间要实现平稳过渡，保持单位档案统计工作的延续性。以严肃问责的威慑作用倒逼基层档案员将档案统计年报工作做真、做稳。

2.3 加大培训力度，将档案统计年报工作做细、做准

基层档案人员多从别的专业岗位转岗而来，档案专业素养不高，参加档案专业培训的机会也不多，档案业务能力普遍不强，对档案统计年报指标项的理解存在偏差。比如曾有基层单位档案员将照片底片误认为是缩微胶片，把照片底片张数统计到“缩微平片”项。对同一指标项的理解不同，是造成档案统计数据不准确的根本原因。上级单位档案管理部门应加大对基层档案员的培训力度，对统计口径存疑的指标项作出统一解释，提高档案年报统计数据的准确性。基层档案员应发挥主观能动作用，增强做好档案统计工作的历史责任感，主动学习，通过自学和参加各类培训班努力积累档案专业知识，提高档案业务水平，将档案统计年报工作做细、做准。

3 结语

随着电子信息技术向各行业、各领域的持续渗透，室存电子档案除文书类电子档案、数码照片、数字录音、数字录像外，其他种类的原生电子档案（如会计类电子档案）也将大量产生。这些新兴电子档案在目前使用的档基3附表没有可供统计的指标项。2018年8月16日，国家档案局办公室发出了关于征求《全国档案事业统计年报制度（征求意见稿）》意见的通知，即将开始新一轮的修订工作。从征求意见稿的内容看，与基层单位相关的原档基3表、档基3附表将合并为一张表《档案室基本情况年报》，统计指标项也由原200项缩减为143项。各单位档案员需加强学习，与时俱进，主动适应新的工作要求，提高做好档案统计年报工作的自觉性和行动力。

参考文献

[1]王新华.对基层企业档案统计工作的几点认识[J].办公室业务，2012（4）：31-31，33.

[2]孟凡玲，刘云霞，韩真.对档案事业统计年报工作的思考[J].黑龙江档案，2016（3）：80-80.