工业技改项目档案管理规范化策略探讨

白建兵

摘 要：工业技改项目主要是企业通过对先进技术、工艺和设备的应用，对现有设备、生产工艺条件进行技术改造，有着工程量大、建设周期长、投资金额大、专业性强和技术含量高等特点，关系着企业竞争力的提升与可持续发展。这就突出了工业技改项目档案管理的重要性，需要企业引起高度的重视，既要完善制度，也要培养更多高素质人才，确保工业技改项目档案管理的规范化水平不断提升。本文将通过分析工业技改项目档案管理的现状，提出了工业技改项目档案规范化管理的措施。

关键词：工业技改项目；档案管理；规范化

随着我国科技水平的不断提升，工业技术的信息化、自动化和现代化发展速度也越来越快，企业为了更好的应对市场竞争，也应该注重创新，加大技术升级改造力度，通过对先进设备与技术的应用，能够实现自身生产制造能力的提升。在企业工业技改项目实施过程中，会形成大量有着极高保存价值的工业技改项目档案，主要有文字、图表、声像等形式的历史记录。这需要企业做好工业技改项目档案管理的规范化措施，才能为自身的进一步发展打牢基础。

1 工业技改项目档案管理的现状

在工业技改项目建设过程中，因为施工单位思想上的忽视，人员技能水平不高，且很多施工单位将主要时间与精力都放在项目建设上单，没有及时对档案资料进行收集与整理，从而导致档案资料出现丢失的问题。同时部分施工单位经验不足，且档案管理人员流动性较强，在档案整理上缺乏统一的标准，在整理内容与顺序上也存在问题，不利于后期的查询与利用。一些施工单位因为工期较短，施工退场后没有及时提交档案，也影响了档案资料的完整性。

当前工业技改项目档案管理还存在很多问题，具体体现在整理与保管两个方面。在工业技改项目档案整理方面，至今仍然选择单台设备分类、组卷的标准，在工业技改项目中存在有机联系的文件放置于不同专业类别中，导致档案变得四分五裂，工业技改档案整理上也不够规范[1]。这样无法将工业技改项目全貌与建设各环节情况反映出来，为也今后的查找与利用创造有利条件。工业技改项目特点是周期长、涉及部门与专业众多、结构也很复杂，而以往标准无法满足当前工业技改项目档案管理要求，这要求我们将具体的标准明确下来，不断提升档案整理的规范化水平。在工业技改项目档案保管方面，在工业技改项目完成后，檔案应由上级部门检查验收，这需要将所有档案存储在档案馆中，导致档案资料在利用上难度较大。

2 工业技改项目档案规范化管理的措施

2.1 加强领导，高度重视档案管理工作

工业技改项目档案管理主要根据领导决策和方针进行的，很大程度上与企业领导重视程度关系非常紧密，只有企业领导在思想上提高重视程度，为工业技改项目档案管理提供更多的支持与帮助，才能保留档案管理工作效率实现提升。为确保工业技改项目档案管理工作更加规范，应该得到领导的高度关注，在人力、物力和财力等方面加大支持力度[2]。企业领导应该转变思想理念，摒弃以往落后的档案管理模式，全面意识到做好工业技改项目档案管理工作的重要性，尽快采取有力措施确保这项工作顺利开展。要以领导为核心成立专门的领导小组，促使各档案管理人员认真履行自身职责，能够规范操作，通过有力的监督避免档案管理工作中出现问题。这样才能为工业技改项目档案管理工作的有效开展创造良好条件，也在今后为企业的进一步发展带来更大动力。

2.2 档案的全过程规范化管理

在工业技改项目实施过程中，各阶段档案管理重点不一样，需要档案管理人员引起注意，在各环节都要做到规范化管理。第一，项目立项论证阶段。要明确档案管理人员具体职责，完善工业技改档案管理网络体系，并对档案整理、移交、借阅等工作流程进行优化，将档案流转时效合理确定下来，让档案整理更加完整与及时。第二，项目建设阶段。在工业技改项目实施期间，要认真检查与审核竣工档案，主要包括技术文字资料、工程图纸的完整性与准确性等，确保达到档案要求，提升档案质量。同时也要注意检查与跟踪管理工程竣工档案与变更状况，必须与工程现场保持一致[3]。第三，竣工验收阶段。此时进行了对文字材料、工程图纸的收集与整理，在立卷前应由档案管理人员、技术人员等一起审核与检查，保证工程竣工档案的规范化。主要是检查竣工档案文字材料、工程图纸等内容，并严格审查组卷质量，同时制定相应整改措施。第四，归档阶段。当档案整理入库后，档案管理人员要从各个部门与专业需求出发，发放标准版本的竣工档案，同时在档案部门归档一套工程竣工档案，要录入到档案管理信息系统中，为之后快速检索创造条件，也便于共享资源。

2.3 完善档案管理制度

档案管理部门要结合工业技改项目具体状况，制定与之相应的档案管理制度，确保其具备较强的操作性，并明确工业技改项目档案在收集、整理、移交和验收等方面的要求，让工业技改项目档案管理规范化水平的提升有良好的基础条件。工业技改项目负责部门应该牵头建立档案管理网络，并配备专门的档案管理人员负责及时对整个项目实施期间形成的档案进行收集、整理与归档。企业要设置一名项目主管领导，专门对档案管理工作进行统筹与协调，并确定档案管理部门在工业技改项目实施过程中的监督、指导与检查等职责。这样才能让档案管理工作渗透到工业技改项目实施的各个环节，逐步形成档案统一领导、分级管理的局面。这样所有工业技改项目档案才能得到有效管理，实现规范化水平的提升，也保证了档案资料的完整性与准确性。在制定档案管理制度以后，还要严格督促其落实，实行有效的奖惩措施，为提升工业技改项目档案管理规范化水平奠定良好基础。

2.4 提升档案管理人员综合素质

在工业技改项目档案管理过程中，为了提升其规范化与科学化水平，还要注重培养档案管理人员的素质与能力，加大对他们的培训与教育，确保档案管理人员掌握最新的工作技能，了解相关规范与标准，避免在实际工作中出现差错[4]。企业要采取讲座、培训等方法，从整体上提升档案管理人才队伍的综合素质与专业能力。企业不仅要配置专业水平高、档案管理技能强的工作队伍，让工业技改项目档案能够规范的进行收集与整理，为后期的查询与利用创造良好条件。同时还要确保档案管理人才队伍的稳定性，这样能够及时掌握项目实施动态，清楚档案材料的流向，提升其齐全性、完整性与准确性，更好的发挥出推动企业快速发展的作用。

3 结语

总之，工业技改项目档案管理是一项复杂的工作，涉及事项众多，管理难度也很大，对企业档案管理部门提出了较高的要求。要想提升工业技改项目档案管理规范化水平，企业各级领导必须在思想上引起高度重视，充分认识到做好工业技改项目档案管理工作的重要性，能够安排高素质档案管理人员负责这项工作，并建立完善的档案管理制度。同时企业还要注重配置先进的设备，积极引进各种现代化技术，让工业技改项目档案管理工作的高效开展创造良好的基础条件。这样才能真正将工业技改项目档案的作用体现出来，为企业生产、经营和管理等工作提供更好的服务。

参考文献

[1]王蕾，李明星.浅析电力系统技改大修工程项目档案管理[J].现代经济信息，2017（15）：47-48.

[2]周燕.异地技改项目数字化工程档案管理探索[J].中国档案，2016（11）：60-61.

[3]王瑞伟，沈言，武斌.信息技术在技改项目档案归档中的应用[J].机电兵船档案，2015（05）：17-19.

[4]胡佳彤.如何确保企业技改技措档案规范管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（04）：54-55.