数字化时代人事档案管理创新研究

谷奇

摘 要：数字化时代，档案收集方式、整合方式以及利用方式都发生了变化，数字档案成为记录信息资源的主流载体。在档案管理体系中，人事档案管理是最为重要的一个环节，其与单位人事组织工作联系密切，并深刻影响着单位的人事组织工作。数字化技术给档案管理人员带来便利的同时，也产生了一系列的问题。人事档案数字化管理机制成为学界重点研究的对象。本文立足于数字化时代这一背景，着重探讨数字化技术与人事档案管理的结合，希望能够强化人事档案管理效能，推动人事档案管理的保密化、高效化和科学化。

关键词：数字化；大数据；安全

1 数字化時代人事档案管理概述

数字化技术属于信息技术的范畴，主要包括大数据、云储存、数字水印以及其他数字化技术。数字化技术具有很强的技术性和高效性，其能够提升某一行业和领域的生产力，推动行业进步与发展[1]。人事档案则是人事工作等实践活动中形成的一系列信息资源的总称，真实的记录了某一社会个体的各个基本情况。科技在进步、时代在发展，人事档案管理工作要适应时代发展步伐，适应人事工作新变化，就必须要做到与时俱进，充分利用好现代化技术。

将数字化技术引入到人事档案管理领域，具有历史必然性，主要体现如下：第一，纸质化的人事档案极容易被窃取和篡改，有可能影响人事工作的公正性。同时，纸质化人事档案保管条件严格，对保管环境的要求程度较高，不利于档案经费的节约。数字化人事档案则以数字化的形式表现出来。单位利用相关数字化技术对数字档案进行处理后，人事档案被篡改和窃取的几率缩减。同时，数字化人事档案中的档案内容以数据化的方式呈现，能够保存在计算机和其他电子终端上，对保管环境的要求程度较低，能够节约档案经费。第二，相较于纸质档案，数字档案流转更为方便。人事档案具有人身附随性，其与个人是紧密相连的。社会个体在更换工作后，其人事档案也要随之流转到相关单位。纸质档案在流转过程中较为复杂，需要经过一系列的流程才可进行流转。数字化档案则可以直接在互联网终端上进行流转，相关审批手续也可以在互联网上进行提交，能够实现“一站式”的人事档案服务，提高人事档案利用效率。第三，办公自动化的深入推进，改变了人们的办公方式。人事工作过程中产生了许多电子文件，这些电子文件详细记载了相关的人事信息。推动人事档案数字化管理，有利于对所有的文件进行统一管理，加强人事档案管理效能。

2 数字化时代人事档案管理的基本原则

第一，单位应当坚持协作性原则。数字人事档案管理工作不是一朝一夕的，要将这项工作做好，需要技术部门、人事组织部门和档案管理部门的配合与协调[2]。因此，单位可以参照美国的管理模式，建立一个专门化的协调机构，统筹数字人事档案管理工作，形成部门合力。除此之外，档案管理人员也要转变观念和地位，变“被动”为“主动”，主动与其他工作人员进行沟通，改善档案管理工作，解决相关的问题。第二，单位应当坚持人才优先性原则。数字化档案管理模式作为数字化技术与档案管理的产物，具有复杂性和学科融合性，对档案管理人员的综合要求度较高。因此，单位必须坚持人才优先原则，通过举办交流会、培训会以及合作论坛的方式来对工作人员进行培养，打造一支兼具档案管理经验和数字化操作技能的专业队伍。

3 数字化时代人事档案管理的创新路径

3.1 综合利用多种数字化技术，加强安全管理

在人事档案管理体系当中，安全管理是最为核心、最为基础和最为重要的工作。相较于纸质化管理模式，数字化管理模式的安全性能有所提升，但这并不意味着数字化管理模式不存在安全管理漏洞。人事档案数字化管理模式以互联网技术为基石，这就决定了人事档案需要在互联网环境中进行管理。在互联网环境中，人事档案管理系统会遭到各种各样病毒程序的威胁。故此，有必要通过多种数字化技术来管理数字人事档案，真正保障人事档案的信息资源不被破坏。

一方面，单位可以引入云储存技术，发挥云储存技术的特性，对数字人事档案进行快速备份，留存数字化的文档。一方面，为了避免新型病毒程序对人事档案管理系统进行破坏，导致人事档案管理系统瘫痪，进而影响单位人事工作的正常开展。另一方面，为了避免计算机硬盘遭受物理损害后，导致数字人事档案的丢失。因此，单位有必要通过云储存技术来对数字档案实行永久保存，构建档案备份机制。单位在对档案进行备份的过程中，应当注意以下几个层面的问题。第一，将人事档案管理系统终端与云储存系统进行连接，实现数字人事档案的自动化备份。第二，在云储存系统中设置相应的防火墙、数字密钥和访问权限，提升云储存系统的抗风险能力。

另一方面，单位可以建立健全风险防控机制，从事前预防和事后应急两个层面来规范数字人事档案的管理流程，增强档案管理人员风险防控意识。从事前预防来看，单位主要是需要综合利用多种信息技术，根据不同信息技术的功能来设置事前防控措施。从事后应急来看，主要是从档案备份、工作恢复以及人员组织调动层面入手，应对紧急风险，增强单位档案管理工作的抗风险能力。同时，单位也应当落实相关主体的责任，推动数字人事档案管理工作的可持续化。

3.2 综合利用大数据技术来开展档案收集工作

大数据技术在检索信息资源上具有天然的优势，能够适应当前人事档案管理工作的新需求。人事档案是记录人事信息的载体，内部各项信息资源越全面，就越能反映出工作人员的整体情况。一方面，单位可以利用大数据技术在互联网上对人事相关信息进行搜集，然后通过关键词的方式对相关信息进行筛选，筛选出具有价值的信息资源，并将该信息资源归入到数字人事档案当中。另一方面，单位可以利用大数据技术对人事档案进行数字著录，按照相应的分类方式对人事档案进行进一步细分，提升人事档案的检索效率。

3.3 建立“掌上云”平台

智能移动终端的高速发展以及智能移动终端与互联网技术的结合，意味着人们可以通过互联网在智能移动终端上下载相关的信息资源，给数字人事档案管理创新提供了新契机。一方面，单位可以通过微信平台或者APP平台来建立“掌上云”平台。另一方面，单位应当结合本单位人事档案管理实践，综合人事档案管理需求，在“掌上云”平台上开发相关的服务功能，对人事档案需求主体提供全方位的服务。

4 结束语

数字信息技术的迅猛发展催生了数字文明，对信息储存交流方式和信息流通方式都产生了影响。如何利用好数字化技术，发挥数字化技术的优势，是对人事档案管理工作的新挑战。伴随数字技术和人工智能技术的进一步发展，档案机构的职能也会不断丰富和改变，档案管理的工作地位也会有所提升。在这种背景下，档案管理人员应当从以下两个层面出发，进一步拓宽档案工作的服务范围。一方面，人事档案管理人员有必要革新管理理念，创新数字人事档案管理机制，充分发挥人事档案的凭证价值。另一方面，相关责任人员要树立安全利用的意识，确保人事档案的长久储存和有效利用，防止人事档案失真，落实好人事档案安全防护工作。

参考文献

[1]丁振伟，刘偲偲.论数字化人事档案安全防范策略[J].兰台世界，2017（24）：33-35.

[2]吴雪梅.数字化人事档案管理系统功能分析[J].中国管理信息化，2013，16（06）：76-77.