医院科研档案规范化管理现状及建议

谢金菊 陈锦娥

摘 要：医学科研档案是医学科技知识的重要载体，它包含着大量的科研成果、高新技术等科技信息，是一种丰富的信息资源，是实施医疗、教学、科研工作的重要依据。对医院科研档案进行规范化管理是提高医疗、科研整体水平，完善科研管理工作的必要条件。本文从医学科研档案的特点、现状以及存在的问题谈起，通过在工作中的体会，提出改进和加强医院科研档案管理的建议。

关键词：医院；档案；管理

医学科研档案是医学科技知识的重要载体，它包含着大量的科研成果、高新技术等科技信息，是一种丰富的信息资源。医院的科研档案是医院科学档案的重要组成部分，是医院医学科学研究活动中形成的，具有保存价值的文件材料，同时也是医院开展科研活动的真实记录，是医院科学技术储备的重要形式，是实施医疗、教学、科研工作的重要依据。对医院科研档案进行规范化管理是提高医疗、科研整体水平，完善科研管理工作的必要条件。科学的规范化管理科研档案，为医学科技创新提供有效服务，对促进医疗卫生事业的发展十分重要。

1 医学科研档案管理与医院档案管理

医学科研档案是医院科技人员在从事与医学相关的研究活动中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，最原始地记载了科学研究的详细过程。作为医学科学研究的载体，医学科研档案蕴含着大量的科研成果、科技专利、高新技术等科技信息，对科研工作的先进性、科学性及使用价值的鉴定起着十分重要的作用。

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源的管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。根据医院发展的特点和需赤，加强医院档案的科学管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民

群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要的意义。两种不同档案管理工作具有一定的相同点，都是作为保管档案的一个载体。但是，科研档案管理不同于医院档案管理，两者的服务对象和服务目的不尽相同。

2 医院科研档案管理存在的问题

2.1 重视不足，管理意识不强

医院科研人员往往只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，对科研档案的重要性认识不足。由于医院的科研发展终将经历由量到质的过程，在医院追求项目数量的过程中往往忽略了对项目的过程管理。科研管理人员缺乏对其科研档案的管理意识，导致科研档案的归档、整理以及再利用等工作开展起来非常困难，科研档案质量差、科研材料收集不全现象非常频繁。科研材料的收集不全，也影响了科研档案管理工作的正常有效开展。

2.2 档案管理制度不够健全

目前，大部分医院都没有专门的科研档案管理制度，很多医院的科研档案管理还处于一种“无人管”的状态，对哪些材料应归档、应什么时候收集整理，各种补救措施等问题都没有统一的制度规定，也没有一个健全的科研档案管理制度，并且在科研档案管理方面缺少一些行之有效的制约手段，使得科研档案管理始终处于不完整归档和零散保管状态。主要表现在：一是部分被借阅用来评职稱或者评奖的原件材料不能归还，造成医院科研档案不能系统完整归档，处于分散零乱的保管状态；二是由于缺少科研档案归档的监管制度，使得项目负责人在科研项目材料归档内容方面随意性较大，致使归档的科研材料残缺不全，影响其再利用和科研档案管理工作。

2.3 缺乏相应的硬件管理设施

医院普遍存在重临床轻管理的现状，职能部门的办公场所往往较小，硬件设施的不足，大部分职能科室没有专门的档案存放地点，从而造成科研档案的不完全和科研档案资料的流失。主要表现在：一是缺乏专业的或者未经过专业培训的科研档案管理人员，使科研档案管理不能从一个较高的层次进行管理。二是缺乏专用的统一的档案保管设施和现代化设备，从而不能长时间地保存和进行科学化编排利用科研档案，也为科研成果的转化开放再利用带来很大的难度，影响了科研档案立卷工作。

2.4 档案人员知识水平不高

档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。

3 加强医院科研档案管理的建议

3.1 加强档案法律法规宣传各部门的协调作用

加强档案法律法规宣传，提高全员档案意识保证科研档案的完整性、系统性、规范性，仅靠档案管理人员单方面的努力是难以完成的，它需要各方面的理解、支持和配合。因此，档案管理人员要利用各种形式、渠道，向各级领导和科研人员大力宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和科研档案工作的重要性、必要性和严肃性，争取各级领导的支持和有关管理部门的配合，增强科研人员自觉归档的意识，使整个单位从上到下都认识到，做好档案工作是保护国家和本单位真实历史记录的一项重要任务，认真将科研材料归档是科研人员的职责和义务。

3.2 加强制度建设，实现集中统一管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。制定和完善行之有效的医院科研档案形成和归档的各种规章制度，对医院科研档案的收集、整理、保管、利用、统计、保密、销毁、移交等做出具体规定，制定详细、易操作的归档范围，出台科研档案收集的奖惩制度等，明确科研管理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任。同时，采取多种形式的宣传，让科研人员充分了解科研档案归档范围，在科研活动中予以高度重视，密切配合，把材料归档作为科研日常工作的一部分，切实做好科研档案管理工作。

3.3 加强业务培训，提高档案人员的素质

医院要将档案人员的培养纳入医院培训计划，采取多种形式开展业务培训，全面提高他们的业务素质。同时，档案人员也要加强自身学习，不仅要加强档案方面的专业知识的学习，还要学习一些其他相关学科的知识，如计算机应用基础知识、网络技术知识、数字化技术知识及相关的医学知识，不断提高自身的业务能力和水平。

3.4 建立奖惩机制

将科室的档案管理与年终考核挂钩，对各临床单元的科研档案开展检查与督查，以考核促管理。对科研人员，在科研课题启动时，科研管理部门可将一定比例的科研经费预留下来，作为课题组收集、整理、上交科研档案归档材料的保证金。一个项目完成后，课题组在规定的时间内上交全部归档资料的，保證金如数下发。如不能按期上交全部归档资料的，则扣除其缴纳的保证金。以此加大科研管理部门对课题组上交归档材料的控制力度，增强课题组的归档意识和紧迫感。

3.5 创新管理理念，提高医学科研档案管理水平

树立科研档案利用的创新意识，充分发挥档案作用，实现档案自身价值，做好科研档案信息资源的开发、编研工作，为广大科研人员开展医学研究提供最新的科研信息资料，避免不必要的人、财、物的浪费，减少研究过程中的迂回和重。其次，通过对科研档案的综合和归纳，为医院的决策群体提供决依据，在制定科研投入、医院资源搭配实施必要的倾斜和扶持时做出合理与正确的决断。再者，通过医学科研成果的借阅，将各科研成果进行推广应用，直接使患者受益，充分体现档案信息的社会效益和经济效益。

3.6 运用现代化管理手段为临床科研服务

医院科研档案工作的根本目的是满足科研人员对档案利用的需要。在现代科学技术飞速发展的时代，科研档案管理仅靠传统的手工操作已难以满足科技发展的需要，只有将计算机、复印机、数码相机、多媒体等先进技术和设备应用到科研档案的收集、整理和加工中去，才能使科研档案管理更迅速、准确，同时要进一步改进档案存储和检索方式，采取电子文档、照片、病理切片标本等多种形式的存储，并利用计算机等工具，提供高质量、高效率的科研档案检索，提高科研档案的管理水平，做好服务工作，充分利用科研档案资源，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

参考文献

[1]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育，2011，26（6）：3-7.

[2]王新才，陈荷艳.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯，2013（2）：84-88.

[3]郝培来.谈医院科室档案管理创新[J].北京档案2010（3）：33-34.

[4]秦馨.医院档案管理之管见[J].中国现代药物应用，2009，3（9）：205-206.

作者简介

谢金菊（1981-），女，湖北荆门人，副研究馆员，硕士学历，从事科研管理工作。

通讯作者简介

陈锦娥（1977-），女，湖北荆门人，从事科研管理工作。