机关单位养老保险档案规范化管理研究

李曌

摘 要：近几年，机关对于养老保险档案管理工作越来越重视。随着我国社会老龄化进一步加剧以及社会经济转型战略的全面推进，社会养老保险制度正在面临新的风险和挑战，为此我国社会保障部门在党中央和国务院领导下推出了一系列新的养老保险改革措施，旨在完善当前的养老保险制度，为我国公民提供更加有效的养老保障。本文主要探讨机关事业单位养老保险制度存在的问题，以及如何实现养老保险档案的规范化管理。

关键词：机关；养老保险；档案管理

通过参与本单位养老保险改革工作，发现单位人事档案管理与社会人事制度相脱节，并存在诸多不足。结合机关事业单位养老保险改革工作要求，分析医院人事档案管理工作的现状，探索如何完善机关人事档案管理工作，以期更好地发挥人事档案作用，确保机关事业单位养老保险改革工作顺利平稳推进。

1 机关单位养老保险档案管理中存在的问题

1.1 机关单位档案规范化管理意识淡薄

在机关发展过程中，受传统机关管理的制约，机关的人事档案管理方面，没有重视到档案管理的重要性，规范化管理意识淡薄，鲜有对现有档案管理人员进行系统、规范、全面的培训。因档案管理人员业务基础薄弱，在查阅档案时工作进度缓慢，信息采集含糊不清，对查找的材料不确定，经常事倍功半。比如此次机关事业单位养老保险制度改革主要针对于机关事业单位编内人员，何种档案材料为人员进编证明材料呢？不熟悉档案分类的话，只能把厚重的档案材料从头翻到尾，很是浪费时间。如果熟悉干部人事档案材料分类方法的话，就可以有针对性地查找，干部人事档案材料的分类中“第一类：履历材料中就可找到《大中专毕业生毕业统一就业报到证》”或“第九类：工资、任免、退（离）休等材料中可找到《吸收录用国家干部审批表》等均是养老保险参保登记所需材料。”

1.2 机关人事档案管理模式单一

机关主要使用纸质存档的管理模式来管理档案，因档案更新频繁，每年都需增进新材料，由于此项工作量较大，档案管理人员容易产生惰性，甚至几年装订一次，这样严重影响材料归档的及时性。随着收入分配制度改革的深化，确立岗位津贴采取按岗定薪、工资浮动等方式。此次养老保险参保登记时需要在系统里上报“2014年9月所在岗位（即职称）及其对应的基本工资”。但是在实际工作中，职称评聘、年度考核等工作结束后却没有及时形成人事档案材料存入个人档案，档案中的工资信息部分仍是几年前的，不具有使用价值。

2 机关养老保险档案规范化管理对策

2.1 完善机关档案规范化制度体系

结合政策要求，进一步完善机关档案规范化制度体系，并加强过程监督。一方面要加强资金投入，确保有专门的经费开展档案规范化建设。同时，提高档案规范化建设重视程度，将档案管理工作纳入到单位管理基础工作的重要组成部分进行科学部署和安排，统筹推进。结合政策要求，制定完善的档案管理制度体系，明确具体目标、时限、要求、标准等，严格责任落实，确保执行到位。另一方面，要加强档案规范化管理过程监督，对可能存在的问题和薄弱环节等进行分析，并重点监督，多人监督，确保档案规范化建设进程不受影响。

2.2 优化机关档案管理機制

在机关对人事档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。建立多部门、多科室联动机制，如涉及奖惩材料可以由党办、工会、团委补充；涉及干部考察、任免文件等由院办、党办补充；涉及干部履历表、学历学位、职称评聘、工资、劳动合同等材料由人事科提供；同时在机关内通过内网做好档案归档目录宣传工作，鼓励职工本人及时归档个人材料，拓宽资料收集渠道，确保人事归档材料都能及时送交人事档案部门，减少档案信息与人员实际不一致的情况，使档案能全面真实、细致、及时地反映职工全貌。

2.3 严格规范管理，提高信息化建设进程

一方面要认真贯彻落实归档立卷制度，积极探索文档一体化管理新路径，根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定更加精细化的实施档案，加强行业交流，不断学习和借鉴国内外先进的管理经验和做法，探索更加有效的方式。另一方面，要加快信息化建设进程，积极探索数字档案资源管理新方法，构建完善综合的档案信息服务管理平台，加强服务创新，重点做好档案信息资料的利用共享工作，确保档案信息完整，档案信息及时利用，从而更好地发挥档案工作的价值和功能。

3 养老保险制度的优势

3.1 有助于促进社会和谐发展

机关事业单位养老保险制度作为我国养老保障体系的重要内容，事关千万工作人员的老年生活保障，更关系着我国社会的安定和谐。在机关事业单位养老制度改革之前，部分机关事业单位工作人员存在思想上的误区，认为自身作为国家公职人员，在养老保障和退休待遇方面应当优于企业及其它行业从业人员，从而使企业及其它行业从业人员产生不满，认为社会养老保险制度缺乏公正性。所以，我们大力推进机关事业单位养老保险制度改革，让其实现与企业、城乡居民养老保险体制的衔接，有助于体现我国社会保障体系的公正性，促进社会安定和谐。

3.2 有助于推动城乡统筹养老保险制度的建设

近年来，我国一直致力于城乡统筹养老保险制度的建设，这也是解决现存养老保险体制各方面问题的根本性举措。也可以说，当前我们针对养老保险制度进行的创新改革，最终目标还是为了建立起统一的社会保障体系。只是当前的国情决定我们应首先对机关事业单位以及企业城镇的养老保险制度进行改革，然后再逐步实现城镇养老保险制度的一致性，最终达成统一城乡养老保险制度的目标。

4 结语

综上所述，随着社会的不断发展，养老保险受到人们的极大关注。因此，首先要完善档案管理制度，其次，增强档案管理意识。最后，创新档案管理，推进信息化的建设。此外，提升档案管理人员的素质，建设高素质管理团队，为档案管理工作做好人才储备。

参考文献

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[2]杜曼丽.机关养老保险档案管理的现状分析与探索研究[J].办公室业务，2017（15）：105.

[3]姜丽娜.浅析加强机关事业单位档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2018，（05）.