浅析当前事业单位档案的数字化管理

孙谦媚

摘 要：本文着重分析和探究在全新的时代背景下事业单位的档案数字化管理的相关内容，希望为事业单位的档案管理工作提供一定意义上的参考和借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；数字化

当前，我国事业单位在档案管理的过程中，已经取得了很大的进步，在信息化建设方面有了不错的进展，但是在具体的数字化档案管理过程中还存在着一定程度上的问题，例如，档案的信息容量比较大，现在的技术设备跟不上档案数量的发展需求，相关的档案保管人员缺乏安全意识，在专业技能和职业素养方面还有很大的进步，在查找的效率方面也比较低下。伴随着信息化技术的逐步推广和普及，我国的档案管理工作也要进一步与时俱进，使自身的档案管理效率有效提升，进一步实现数字化信息管理。特别是对于事业单位而言，要有效适应这样的时代发展节奏，进一步有针对性的结合自身的管理需求，使事业单位的档案管理与数字化技术有效融合，确保档案管理效率从根本上实现质的提升。

1 事业单位档案数字化管理的主要作用

1.1 在很大程度上有效提升事业单位的经济效益

在伴随着我国社会主义市场经济的大好发展形势下，一般事业单位的信息存储量也变得越来越大，而在办公方式和管理方式方面还是比较落后的，在各个方面都处于滞后的状态，这样就给信息量的管理和存储造成很大的负面影响。传统意义上的档案管理方式，通常情况下采用的是纸制的方式，而且管理形式通常都是粗放式的，要想使档案管理的效率有效提升，就需要耗费巨大的办公费和相关的管理费用，也造成人力资源的极大浪费，这样给事业单位增加了巨大的成本投入。而新时期事业单位档案管理较传统的档案管理相比较，在很多方面都有比较大的优势，当前采用的是机读档案，这样不仅仅为事业单位节省了较多的管理费用，减少了很大一部分的空间位置，而且在查阅的过程中更加快捷便利。如果有部门或者有关人员需要使用档案，也不需要进行档案资料的复印，这样能够减少纸张的浪费，在人力资源和资本投入方面也有效节省了成本，从某种程度上来说，促进了事业单位的经济效益有效提升。

1.2 在很大程度上促进档案利用率有效提升

传统意义上的档案管理模式，通常情况下都是用纸质来保存和管理档案的，把档案记录在纸质上面进行保存，然后放到档案保管室中，这种保存方式在很大程度上实现了档案的有效保存，但是所带来的问题也比较多，而且在现实保存的过程中，在数量众多的档案中进行查找和利用的时候，效率就变得比较低下，浪费了很多时间，这样对于档案的利用率也造成极大的降低，最新的数字化模式管理事业单位的档案，使管理更加高效，节省了查找的时间和精力，使利用效率有效提升。

1.3 最大限度保管和保护库存档案实 体安全

因为传统意义上的档案保存方式，管理成本特别高，纸质档案十分脆弱，容易受损，纸张方面容易发黄，发粘，变脆，目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。及时有效的实现事业单位档案数字化管理，可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限 度地对库存档案进行有效的保管和保护，在最大程度上有效确保档案实体安全。

2 事业单位档案的数字化管理中存在的问题

2.1 缺乏专业的档案管理人员，在综合素质方面有待提升

目前，我国事业单位的档案管理人员大多数都是各个机构编制委员会办公室的人员兼任，人员素质参差不齐，在综合素质方面还有很大的进步空间。他们也没有经过系统完整的培训，对于档案工作缺乏深刻的认识，档案专业出身的人员更是少之又少，知识结构不科学合理，对于相关的数字化技术和信息化技术等方面的知识比较贫乏，高层次的档案专业人才严重缺乏，这一系列的情况都在很大程度上严重制约着事业单位档案管理的质量和档案管理水平。

2.2 对档案管理工作重视不够，档案管理的安全意识淡薄

因为在事业单位的管理工作中，档案管理的相关人员在某种程度上也担任别的职务，所以对档案管理往往不够重视，而且因为时间有限，在管理上往往会出现很多的漏洞和不足，如果这些漏洞和不足没有得到及时有效的解决，久而久之就会造成十分重大的问题，给事业单位档案数字化管理的推进造成巨大的阻碍，也使事业单位的可持续发展受到极大的负面影响。同时，他们对于档案的安全性也缺乏认识，这使档案的安全稳定性造成巨大的风险隐患。

2.3 档案材料缺失情况严重，管理体制不够健全

由于管理上的漏洞和不足，使事业单位在登记和管理档案的过程中，有档案缺失的情况，并且这种管理机制不够健全，导致这种情况更加严重，甚至恶化。这样的情况就导致档案无法真正体现出事业单位的真实发展情况，不能够发挥出档案所具备的价值，也无法真正意义上为公众提供切实有效的服务。

3 当前事业单位档案的数字化管理的相关措施

3.1 事业单位档案数字化的主要环节

通常意义上，我们所称之为的数字化主要指的是通过计算机技术把模拟信号有效转化成数字信号的一种处理过程。针对事业单位中的纸质档案数字化管理就是通过先进的扫描仪或者数码相机等相关的设备，对于纸质档案展开有针对性的数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能够得以最大程度的準确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。其中纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

3.2 数字化采集工作

有针对性的利用扫描仪将各类文档扫描录入，生成电子文档。如果有大量A4、A3文档扫描，需要采购A4、A3高速扫描仪。如果有大量A4文档，A3文档量并不大，可采购A4高速扫描仪和快速平板A3扫描仪，如果用于平常办公文件扫描，购置普通平板扫描仪即可。这样可以有针对性的根据实际情况在很大程度上节省很多成本，对于各方面的资源都能够有效的节约。

3.3 数字化管理

利用计算机对扫描后的图像信息实现一系列与之相对应的处理，通过互联网技术实现切实有效的互传和共享，使档案管理实现网络化数字化的形式，并且利用专业档案管理软件实现所有文档的系统化科学管理，并建立信息数据库。同时，对于数字信息进行存储。大量数字信息产生后，存储和安全问题是至关重要的，这就需要与之相与对应的存储设备来切实有效的解决这个问题。在这个过程中所需要的设备包括移动硬盘、磁盘阵列、光盘库、格式、安全设备等。

4 结语

综上所述，伴随着信息化技术的逐步发展，事业单位计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术也实现了很大的突破，分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的方式存储，以网络化的方式互相连接，事业单位档案的数字化管理必将实现更大的发展，从根本上为人们的经济和社会生活发展提供更优质的服务。

参考文献

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