试论新形势下档案管理工作的规范化途径

李红艳

摘 要：档案记录着企业员工及企业发展历程中产生的重要信息，是企业的无形资产和宝贵财富，在企业管理工作中占着极其重要的地位。当前社会发展迅速，企业需要归档的资料数量不断增加，无疑给档案管理工作提出新的要求，因此，应充分认识到档案管理工作面临的新形势，结合自身档案管理工作特点，积极采取措施，寻找档案管理工作规范化途径，提高档案管理质量与效率，促进企业更好、更快的发展。

关键词：新形势；档案管理；规范化；途径

档案管理是一项专业性强、要求严格的工作，需要有专业的管理人员负责。同时，保证档案信息完整、清晰，对企业的发展具有重要的促进意义，因此，企业应立足当前社会发展新形势，不断加大档案管理工作投入，积极完善及应用相关措施，进一步规范档案管理工作，不断提高档案管理水平。

1 档案管理工作面临的新形势分析

伴隨着社会及企业所处行业的发展，档案管理工作也发生着一些微妙变化。企业要想做好档案管理工作，需认真分析面临的新形势，以采取针对性措施，对档案管理工作加以规范。研究发现，企业档案管理面临的新形势主要体现在以下方面：

首先，档案材料数量增多。新形势下，企业的生产力水平、工作效率不断提高，业务量不断增加，工作节奏越来越快，产生的档案资料越来越多。如整理、归档不及时往往给正常工作的开展造成不良影响，因此，企业应提高档案管理整理、归档效率，及时整理、归档产生的新的档案资料，这对档案管理人员的专业水平，工作效率提出较高要求。其次，档案材料划分细致。企业产生的档案信息类型较多，为方便管理、使用，更好的满足日常工作需要，档案材料、信息的划分越来越细致。最后，管理进入信息时代。为方便档案信息的管理、维护，档案管理工作也想信息化方向发展，需要企业增加信息技术方面的软硬件投入，制定相关的管理制度，提高管理人员的信息化水平，促进档案工作顺利实现信息化管理。

2 新形势下档案管理工作规范化原则

企业应充分认识到新形势下档案管理工作发生的变化，及时采取措施，进一步规范档案管理工作，保证档案管理工作保质保量，有条不紊的开展。众所周知，档案管理是一项细致， 需长期坚持的工作，在规范档案管理工作时应注重遵守以下原则：

第一，长效性原则。新形势下，企业开展档案管理工作时，应进行综合分析，既要立足当前档案管理工作实际，又要有长远眼光，确保采取的措施具有前瞻性，满足未来一段时间档案管理工作要求。第二，系统性原则。档案管理工作涉及的环节较多，包括档案资料的收集、整理、信息录入、归档等，任何一个环节出现问题都会影响档案管理工作质量，因此，采取措施时，企业应明确档案管理各个流程，认真分析各个细节，采取系统性措施，充分发挥措施的约束作用。第三，高效性原则。为更好的促进企业发展，企业开展档案管理工作时，应与时俱进，不断学习与应用新的管理理念、管理技术，在保证档案管理工作质量的基础上，促进档案管理工作效率的进一步提升。

3 新形势下档案管理工作规范化途径

新形势下，档案管理工作规范化是一项重要任务，不仅关系着档案管理工作质量的提高，而且一定程度上反映企业的综合管理水平，因此，企业应提高认识，抽派经验丰富、责任心强的领导负责档案管理工作，搭建档案管理领导组织，明确档案管理人员。同时，要求企业注重总结以往经验，立足档案管理工作实际要求，寻找切实可行的规范化实现途径。

3.1 完善档案管理制度

制度是规范档案管理工作的有力工具，企业应做好档案管理制度分析，积极完善各项管理制度，充分发挥制度的约束作用，顺利实现档案管理工作规范化。一方面，完善工作制度。企业应结合档案管理工作流程，制定切实可行的制度内容，例如，在整理档案资料时，要求管理人员做好保护措施，轻拿轻放，避免整理过程中损坏档案原件。同时，档案编号应规范、清晰，根据档案类型，认真分类、保存，保证档案存放规范、有序。另一方面，完善奖罚制度。为督促管理人员认真落实档案管理工作，企业应制定明确的奖罚制度，明确奖罚指标、奖罚标准，并及时公示，要求管理人员心中有数，认真、负责的做好本职工作。同时，完善抽查制度。采用定期、不定期方式对档案管理工作质量进行抽查，及时发现与解决档案管理工作中的问题。

3.2 做好档案管理监督

规范档案管理应做好档案管理工作监督，保证档案管理工作的认真落实，因此，企业应注重从以下内容入手，开展档案管理监督工作。一方面，监督管理人员认真学习规章制度。企业定期组织管理人员开展规章制度学习活动，为管理人员做好各项制度内容解读，使管理人员熟知各项制度，认真遵守。另一方面，做好档案管理工作部署与跟踪。企业应将档案管理工作提升到应有高度，组织档案管理负责人做好各阶段的档案管理工作部署，并建立跟踪机制，要求负责人定期汇报档案管理工作落实状况，出现问题及时分析原因，积极采取措施进行整改。另外，做好各阶段档案管理工作总结。企业应定期召开档案管理工作总结会议，总结以往取得的成绩，增强管理人员的工作自信心。同时，还应抱着不满足、精益求精的态度，分析档案管理规范化过程中存在的不足，认真听取档案管理负责人、管理人员的意见，集大家智慧，对档案管理工作作进一步的优化。

3.3 提高管理人员水平

企业档案管理是否规范，很大程度上受管理人员影响，因此，企业应采取措施，提高管理人员水平，保证档案管理工作规范、有序进行。一方面，做好管理人员思想教育。企业定期组织档案管理人员开展思想教育工作，引导管理人员观看档案管理教育视频，并发放档案管理宣传材料，提高管理人员思想觉悟，使其认真、负责的开展管理工作。另一方面，注重管理人员技能培训。企业定期组织档案管理知识学习、培训活动，讲解档案管理信息化知识，传授档案管理软件应用方法、应用技巧等，提高管理人员信息化水平，尤其要求管理人员树立安全意识，做好档案电子信息的维护及备份工作，避免重要档案信息丢失。另外，定期考核工作人员。为提高管理人员专业水平，企业应定期考核管理人员档案管理专业知识，根据考核结果给与适当奖罚，或岗位调动，鞭策档案管理人员不断加强自主学习，保证档案管理工作规范、高效、认真落实。

4 结论

开展档案管理工作时，企业应明确面临的新形势，与时俱进，必须在档案管理工作上做出改变，进一步规范相关工作环节、流程，保证档案管理工作质量的同时，促进管理工作专业水平的提高。本文通过研究得出以下结论：

1）企业在开展档案管理工作时应做好充分的研究、认真的分析，应符合企业发展实际，紧跟时代步伐，认真研究档案管理工作面临的新形势，出现的新问题，增加档案管理工作投入，为规范档案管理工作做好铺垫。

2）管理人员是档案管理工作的实施者，为保证其认真按照要求开展工作，企业应完善相关制度、做好管理工作监督，尤其应加强培训，提高管理人员的思想认识、专业水平，自觉约束管理工作不良行为，以高标准要求档案管理工作。

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