高校会计档案信息化管理新探

张晶

（齐鲁师范学院后勤管理处，山东济南 250013）

1 高校会计档案信息化管理的必要性

1.1 有利于促进高校内部管理改革

传统的会计信息的处理方式是相对比较落后的，由于科学技术不发达，在进行信息的传播和发展的过程之中信息的流动速度较慢。而进行会计档案信息化管理则可以使得整个的会计信息流程更加顺畅，使工作效率得到较大的提高，同时也可以完善机构的内部结构，建立起完整的制度，从一定程度上保证高校内会计档案信息化的发展和进步，同时也为高校今后的内部管理改革改革打下了基础做好了准备。

1.2 有利于提高高校内部管理水平

一是会计档案信息化使得整个学校内部的信息网络成为一体，各个部门之间实现了资源共享，信息传递的速度也在不断提升； 二是高速传递的信息平台也为校内信息的流转提供了强有力的技术保障； 三是档案信息化的建立也为高校的发展提供了更加准确的数据，学校决策部门可以根据全面具体的数据来进行分析和研究，从而得出适合与本校发展的路径，对今后高校的管理具有重要的促进作用； 四是也增强了学校档案管理的水平，通过信息化档案进行提取和审核，可以从学校的实际出发，制定出更加适合于学校发展的决策和制度，从而保证学校的长远发展和不断进步。

1.3 有利于提升校内财务的准确性

档案的信息化在使用的过程中依靠电子技术来进行信息的传播，而科技具有强大的精确性和准确性，相比较以往的会计人工档案管理，科技的使用提升了工作效率，同时也更加保证了工作的高效率。而对于相关的工作人员来讲，利用信息技术来完成工作也在一定程度上减轻了工作的负担，确保数据的准确可靠性，且可以用时较短时间促进档案管理的实效性，提升档案管理的质量。

1.4 有利于提升员工的素质

会计档案管理需要极强的专业知识，需要具有会计的基本技能，而在信息化管理的过程之中会计档案工作者就需要根据自身的工作来进行技能的学习和掌握。由于信息化管理不同于传统理念上的会计工作，需要技术方面的支撑，掌握计算机和相关设备软件的使用，所以对于会计档案工作者来讲是一项新的挑战，需要不断根据工作的需求来完善自身的知识和技术能力，需要不断学习和进步。这样既提升了员工的整体素质，同时也增强了员工的办事效率。

2 高校会计档案管理存在的问题

2.1 缺乏相对应的制度保障

维系高校的日常运转，制度是基本的保障。对于会计档案管理来讲，则需要更加全面和明确的制度来掌制。由于会计信息化速度加快，产生的文件、数据具有极强的不稳定性，这就需要更加全面的管理来保障资料的保存，而电子数据容易丢失和损坏，所以在工作的过程之中需要处处按照规定和制度来进行。但是在部分高校内由于会计档案信息化管理开展得还不是很全面，所以没有及时出台相关的制度来对工作方式和行为进行约束和管制，在工作中也仅仅是出于自身的认识和原有的专业技能，这样一来，就无法保证信息化会计档案的准确性，甚至还会造成档案的混乱乃至丢失，以至影响高校今后的档案完整。这是由于没有制度来规范相关人员的工作所带来的不良影响，同时也给不良现象的发生提供了空间和载体，对于档案信息化管理具有消极作用。

2.2 技术设备还不够完善健全

在信息化管理模式下，需要更加先进的设备来保障管理的运行，而在这个过程之中，需要不断突破自身的局限性，提高技术水平，实现更高效的办公和管理。目前，有些高校内部尚未建立起网络安全保障防护平台，在日常的办公中很容易遭到数据的外泄，网络环境的不安全，同时也造成档案信息化不健全，这会在进行后期的管理中出现问题，影响信息化管理的进程。在一些高校内部的信息化管理过程之中由于技术不完善，管理的水平还停留在最初的阶段，就会造成信息传递过程缓慢，同时也增加了工作的难度，在更新技术设备的同时，还需要更加全面的技术来指导档案的信息化管理。

2.3 管理人员信息技术水平较低

对于信息化管理者来讲，需要不断进行技术方面的学习，专业知识+信息技术是决定管理人员工作效率和质量的重要条件，只有掌握信息技术才可以在信息化管理的过程中各司其职。部分高校会计人员没有充分认识到会计档案信息化管理的重要性，对于日常工作抱有懈怠的心态，在工作中没有充分发挥自身的能动性，导致工作效率降低，同时也影响了管理的进程。而部分管理人员由于自身的技术能力有限，在工作中无法调配相关的信息化辅助工具，导致相关数据的丢失和遗漏，会造成档案信息化的数据不精准，无法提供更加准确的信息，造成信息失真或者档案的外泄，这些都会给高校内部管理带来消极的影响。在某高校的会计信息化管理过程中，对于学生信息的管理需要通过数据和报表的形式来进行统计和汇总，由于相关人员的专业技术素养较低，在数据输入的过程之中造成了数据的紊乱，不仅影响了学生今后在校内的学习，同时在后期的修改和排查中也增加了难度，导致学生资料的不符，给学生的学习生活以及学校的正常管理带来困难。

2.4 基础管理工作力度不够

高校的档案管理，需要相对比较安全而优良的环境，这不仅可以保证档案信息的安全，同时也为档案的留存提供了良好的空间。但是，部分高校会计档案管理部门，档案的放置没有专门、固定的场所，而只是简单存放在书柜中，这会导致档案出现潮湿、损坏、遗失的可能，也增加了档案的不稳定性，对于今后档案的留存具有消极影响。有的高校由于没有相关的规定和要求，对于档案的装订和保存也没有固定的模式，处于随意的状态，在后期的查询和寻找中增加了工作的难度，再加上没有对会计档案经过编码和标记，造成档案秩序的混乱，影响了档案的查询使用。而相关的工作人员由于没有受到过统一的专业培训，所以在进行整理的过程之中个人之间装订方式不够统一，这就造成了档案管理方式的混乱，影响档案的统一性，对后期的管理造成不良影响。

2.5 缺乏应有的监督机制

会计档案信息化，需要进行统一的管理，需要根据制度来严格要求和规定档案管理者的行为，并且需要有效的监督。而有的高校内部对于档案管理缺乏相对应的监督机制，就导致在日常的工作中出现档案的保存、查阅、寻找没有固定的流程和顺序，档案管理处于混乱的状态；还有的高校由于缺乏档案监督机制，所以在后期的管理过程之中只是单单依靠档案管理者自身的能动性，没有明确的规定和固定的模板来规范管理工作，很容易出现档案内数据和信息的失误以及遗漏；甚至在部分学校的档案管理中需要按照国家规定来销毁，但是由于没有监管机制的安排无法实现定期销毁，这就占据了其他档案的保管空间，给档案管理带来了多重的困扰，同时也影响了档案的查阅和保存，不利于高校档案管理工作的顺利开展和实施。

3 加强高校会计档案信息化管理的方法创新

3.1 建立健全财会档案信息化管理制度创新

制度是保证一切工作顺利实施的前提，也正是由于制度的确立才可以更加健全管理人员对于工作的认知，提升管理工作水平，指导会计工作人员进步和完善自身的行为。这就要求高校内部要建立起会计人员信息化工作守则，以明确的制度条例来约束工作者的行为，将其在工作中遇到的问题以及相对应的解决措施进行汇总和分析，以明确的规定来正确地指导会计人员工作。另外，还要对档案的信息化管理方式提出更加全面和具体的要求，对信息化会计档案前期的收集准备、 财会工作中的如实准确记载以及定期立卷归档等都要作出具体的规定； 会计人员在进行档案的整理过程中也要按照制度要求不断地进行完善。这是为了更好地将档案管理工作持续高效地进行下去所采取的必要措施，而制度的出台也在一定程度上促进了信息化管理工作的有效执行，这也是从根本上对会计档案信息化管理工作进行规范的举措，制度的建立和实施对于整个会计档案信息化管理工作具有强大的促进作用。

3.2 完善会计工作信息化技术设备的更新升级

会计档案信息化管理，需要依靠更加先进的技术和更加完善的信息化流程，技术的提升和进步是推动管理朝着更好方向发展的动力。随着时代的不断进步，科学技术水平不断上升，技术的使用可以帮助各个领域内工作效率的提升，对于会计档案信息化管理来讲，由于在工作中需要依靠信息的传播和流转来开展日常的工作，所以在进行档案信息化管理的过程中需要不断提升技术设备的科技水平。通过引进更加专业的设备来实现信息化管理，会计专业技术人员在档案的管理过程中建立数据库，完善网络信息化平台，在今后数据的统计过程之中形成一套完善的体系，这样就可以在一定程度上完善网络信息化传播的方式，形成更加适合于高校本身的会计档案信息化管理方式。高校通过建立校内信息资源网络平台，将校内的数据资料进行充分的统计和融合，形成完整的数据库，在数据库中将会计信息完整记录和保存下来，这样就自然提高了会计档案信息化管理的效率，对于数据的使用也就更加轻松和便捷了。

3.3 提升会计档案人员的信息化素养

会计和档案人员的技术水平与专业技能也是影响管理水平的主要因素，在新的时代环境下，人才的质量也从一定程度上标志着相关行业的水平和发展情况。对于档案信息化管理来讲，从业人员需要具备着较高的专业素质，由于工作性质的要求，对信息技术的掌握需要极强的专业水准来辅助工作的进展。不少高校在档案信息化管理过程中组织专业人员定期培训，组织相关人员到专业培训机构进行学习，使专业人员在学习中更新专业知识，增长自身的技能，工作中将培训学习到的知识和技能进行交流，并针对自身的工作岗位进行反思，寻找出适合于自身进步和发展的技术，专业素养不断进步。

3.4 加强基础管理工作的投入

对于会计档案信息化管理来讲，需要更加强化管理模式和管理环境，通过管理环境的不断提升和改善，从而保证档案处于安全稳定的环境之中。也正是由于信息化档案的保存得到了优化和改善，使得在今后的管理过程之中可以保证了档案的完整性，也在一定程度上促进了管理工作的后期开展，这对于加强档案的管理是具有重要作用的。当前，部分高校对于档案的保存引进了更高的配置，如在传统的档案柜保存下，档案很容易受到外部条件的影响，会出现返潮、丢失、破坏等问题，而针对这一问题学校内部档案保存柜进行了改造，购买了新型的设备，保证了档案保存的内部环境，同时对于相关档案的整理和装订的过程之中也以更加明确的方式来进行规定，员工需要对档案管理方式进行学习，并在今后的工作中以更加明确和统一的形式来进行档案的装订和管理，这也是为了提升会计档案管理的工作效率，提升管理水平的一项基础性措施。

3.5 建立健全相关的监督机制创新

对于档案的信息化管理来讲，需要利用网络平台和科技手段来实现和数据的记录信息的传递，在进行管理的过程之中需要建立起相关的监督机制，强化网络安全建设。由于网络具有虚拟性和不可控性，再加上档案信息属于学校内部的资料信息，需要建立起安全保障监督体系，通过对于不良病毒、木马的及时检查和整治提供出更加安全的管理环境。部分学校的档案管理平台上设置了访客记录，对于进入到平台上进行查看档案的人员进行足迹的记录，以免在不法人员进入网站进行非法操作。同时部分学校内部还设置了数据备份管理，针对学校采集的数据，在进行汇总的过程之中需要根据数据的情况进行备份，这样一来保证了档案信息的安全性，在档案一旦受到破坏之后依旧可以对数据进行使用，同时这样也增加了档案的流通性。

4 结语

会计档案管理信息化是高校在进行会计核算过程中的一种工作方式，通过记录和展现学校内部经济业务事项，将具有保存价值的文字、数据、图表等各种形式的会计资料保存下来，它们是学校内部重要的史料和证据，是对学校业务进行分析、计划、决策、监督的重要依据和基本信息特征。随着各个高校内部会计档案信息化的发展及会计信息化的逐步推进，高校通过运用现代信息技术手段对会计档案信息资源进行科学收集、整理、保管和利用，使会计档案信息化更加方便后期的查阅和使用，同时也加快了推进高校教育现代化的发展，会计档案信息化管理也将成为高校今后发展和进步的必然要求。