试分析CA数字证书对档案安全的积极影响

李莹 中国船级社

CA数字证书，因其具有无可置疑的权威性、安全便捷性，使得这个难题迎刃而解。2018年4月17日中国船级社(CCS)应用CA数字证书技术签署了第一套入级船舶电子证书，标志着CCS档案电子化时代的正式到来。

一、传统模式的档案管理工作及保护方法

(一)档案管理

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。

档案管理人员要对本单位在生产和各项社会活动中形成的大量文件等进行甄别，保留具有查考利用价值的部分，一般待整理文件数量巨大、种类繁杂。因而档案管理人员的日常工作就是认真细致地进行手工整理编目归档工作，非常繁复和辛苦。同时需要不断扩大档案库房用以保存新增的案卷。

(二)归档后的安全防护

如何保障档案的安全是档案管理工作最重要最基本的任务。归档后的案卷，需要按照专业的档案管理及保护办法，严控库房温湿度，防尘防火防虫防盗，严格执行档案借阅制度及按照国家保密制度的相关规定设置开放权限等。

纸质档案从档案的前身文件开始，直到最终形成档案，整个过程及后续的管理保护，不仅花费大量的人力物力成本，造成资源的浪费，还需投入大量的时间成本及空间成本。尽管如此，也不能保证档案原件被破坏的情况发生。而且纸质档案已经不能很好地满足当今社会人们对档案多方面的利用需求，档案资源的共享程度不高，安全管理体系也不够健全，技术防范手段比较初级。传统的档案工作模式已不能适应新形势下对档案工作的要求。只有用更科学、更先进、更实用的方式取代旧的管理模式，才能适应新形式下对档案利用的需求。

二、数字化档案管理

(一)档案数字化

档案数字化是指利用计算机把模拟信号转换为数字信号的过程。档案数字化使信息资源得到共享，满足档案利用需求。

(二)在档案数字化的过程中，如何保证档案原件的安全

安全性是档案数字化过程中需要重点关注的。数字化过程中，是否严格遵守保密规定，是否有专人进行监督检查等。尽管如此仍然不能百分百的保证不出纰漏，这些存在的安全隐患问题。随时可能造成档案原件的污染、破损、篡改甚至失窃等无法挽回的损失。

三、档案电子化

(一)电子文件

电子文件是由电子计算机生成和处理的，需要记录的信息存储于计算机存储器中，信息可以利用网络进行传递。电子文件和纸质文档主要区别是：文件容易修改；原文易删除；复制非常容易；容易损坏。

普通电子文件存于计算机中，安全方面并无更高级别的技术防范措施，任何稍具电脑使用常识的人，都可在计算机上操作，对其进行修改、复制，甚至将其删除、损坏等破坏性操作。使信息丢失、失窃，泄密等给国家或单位造成无法挽回的损失。

(二)电子档案

随着计算机及网络技术的广泛应用，人们越来越意识到，以数字形式存在的电子文件，具有很好的共享性，通过计算机网络高速传递，实现公文处理高效化、无纸化、办公的自动化。电子文件的安全管理成为档案信息化建设的重要组成部分。电子档案如何发挥其凭证作用与法律效力，最主要的问题是要保证它与纸质档案相同的原始记录性。它有和传统的纸质档案在使用和保管过程中相同的安全问题。另外还有因电脑感染病毒或黑客入侵等对电子档案造成的数据的丢失、损毁和篡改，使得凭证失信、信息资源失控等安全问题。特别是电子证照等作为具有法律效力和行政效力的专业性、凭证类电子文件，日益成为市场主体和公民活动办事的主要形式的电子凭证时，如何保证其安全性、真实性、唯一性和权威性，CA数字证书很好地解决了这个问题。

(三)CA数字证书

CA数字证书，CA 中心是国家认可的权威性的第三方认证机构，专门负责发放并管理数字证书。

(四)CA的数字证书与普通电子签章的区别

普通电子签章可直接使用计算机合成，以图片形式存于电脑文档中，广泛应用于日常办公系统及经济活动中，可以以PDF格式存储传送，只需设置使用权限专人使用，但其安全有效性低，作为凭证类文件，易被仿制，因此社会认可度普遍不高。

CA电子签章系统，是由数字证书认证系统、电子印章管理系统、电子签名认证系统和客户端电子签章软件构成。数字证书认证系统直接采用公安已经建成的PKI/CA系统。以数字签名的方式通过第三方权威认证有效地进行网上身份认证识别和，可做到确保签署主体真实身份、防止文件篡改、精确记录签约时间。

上面提到CCS入级船舶电子证书就是引进的CA数字证书签发系统技术，生成具有第三方认证，国际通用、验证方便，业界认可的船舶电子证书。为了保证其真实性，在文件阅读器的顶部及签名面板中显示数字签名，防止电子证书被伪造或非法篡改，证书每一页下方显示网址、二维码和带有超链接的唯一识别码(UTN码)，用于验证电子证书的有效性。

由于CA数字证书技术既具有高度的安全性、权威性和唯一性，又具有使用便捷、成本和后期运维费用相对较低的诸多优点，如果不仅将其应用于颁发各类电子证照等工作中，而是从电子文件产生开始，应用CA证书系统技术，赋予其安全、保密、真实性、防篡改和防抵赖功能，那么在日常的生产经营及各项活动中产生的电子文件就拥有了较之普通电子文件更高级别的安全保障。同时作为电子档案归档，可最大程度地避免档案原件被篡改、损毁等状况的发生，也使得档案的原始记录性得以安全的保留下来。

新科技新技术的发展，带给档案管理工作这个传统行业新的活力和新的管理理念。对档案工作提出了更高的要求。如何适应科技发展对档案工作的新要求，是每一位档案管理从业人员必须认真思考的问题。