报考数据核对流程与方法探索

□徐佑明

开放大学每个学期中段都要进行期末考试报名，报考涉及到多个环节的操作，要保证为每一个报考学生每一科准确地报上名，避免错报、漏报、多报，实现报考数据的“零错误”，就需要进行多个环节的核对。具体地说，就是需要进行录前核对、录中核对和录后核对，通过人工核对和程序数据比对来实现报考数据的完整性和准确性。报考包括整班(按班级)报名和补考(按学生)报名，这两种报名方式需对应采取相应的核对方式。本文就报考各个环节核对的流程与方法进行探讨。

一、报考数据的录前核对

(一)对开课大表与专业规则、考试文件的核对。开课大表由开放大学分校(基层电大)教学部门制定，专业规则、考试文件则由开放大学分部(省级电大)制定。因各种各样的原因，可能导致前者与后二者不一致。

1.对开课大表与专业规则进行核对。考务部门在收到专业规则和开课大表后，要及时组织相关人员进行核对。这部分核对主要是核对课程名称及其考试单位，二者课程名称要完全一致，对不完全一致有个别字符存在差异的课程，要咨询相关部门求得确认；课程的考试单位包括中央、省校及分校，一般情况下二者也要一致，只有当上级开放大学授权时，才可改变考试单位。当新的年级专业规则有变化时，要特别仔细核对相关课程的名称及其考试单位。如果发现开课大表中的课程在专业规则中没有或考试单位不同的，须及时上报调整处理。

2.对开课大表与考试文件进行核对。开放大学分校收到考试文件后，要组织教学、考务部门和班主任及时进行核对。核对内容同样主要是核对课程名称及其考试单位，开课大表与考试文件上的课程名称及其考试单位要一致。要留意文件中特别说明的个别课程考试使用的对应课程的名称；同时还要留意考试文件中各课程的试卷号，中央统设课程(1、2、3、4开头的试卷号课程)考试单位为中央；省设课程(试卷号由省校制定，5、8开头的试卷号课程)考试单位为省校；考试单位为分校的课程主要是自设课程(7开头的试卷号课程)和本科补修课程(6开头的试卷号课程)。核对时，要根据考试文件注意分清课程名称相同但卷号不同(分别为专科、本科课程或考试单位、考试形式等不同)的课程；还要注意各课程的形成性考核及终结性考试的考核(考试)形式。一旦发现开课大表中的课程在考试文件中没有或存在其他问题，要及时上报处理。

(二)对班级整班正考报考数据的核对。一个班级整班正考(课程的第一次考试)报考提交的数据主要包括年级专业、班号、报考人数、课程名称、考试单位等字段。要核对这些数据，一是需要从教务管理系统下载“统计班级学生人数报表”来核对班号、报考人数；二是用前一步骤已核对好的开课大表来核对课程名称、考试单位。考务人员在核对完成后应及时将有问题的数据反馈给班主任，从而尽快修正数据以便下一步工作的开展。

(三)对补考报名数据的录前核对。班主任用《班主任考务管理系统》中的“录入补考报考”程序录入补考报名数据，用此系统在录入数据时需对照原始纸面数据，即可边录入边核对。通过此系统录入达到核对考生学号、姓名、试卷号、课程名称的目的，并可生成电子数据和打印清晰的纸面数据提交给考务人员。从而最大限度地消除了考生学号、姓名及试卷号、课程名称的错误，提高了考务人员将报考数据录入教务管理系统的效率。

(四)对机(网)考报考数据的核对。一部分课程的考试形式包含机(网)考，这类课程不仅要在教务管理系统进行报考，还需在相应的考试系统进行报考。这里所说的对机(网)考报考数据的核对主要是指在数据导入考试系统前对机(网)考报考数据进行核对，也就是考务人员将按规定格式制作的机(网)考报考数据与教务管理系统导出的相应报考数据进行比对；或者将按规定格式制作的机(网)考报考数据发给班主任核对，当某些课程既有部分人报机(网)考又有部分人报纸笔考时，此二者数据的记录数及学号、姓名、试卷号、课程名称必须完全一致，用Excel数据表进行比对或用程序比对都可比较快捷地完成。

二、报考数据的录中核对

(一)整班报考的录中核对。在教务管理系统进行整班报考录入时，一是要选准专业规则，不同专业，规则不同；相同专业，不同年级规则也可能有差异。二是要选准课程，核对课程名称，一般要完全一致。三是要选准班级，核对班级代号，同时要核对班级报考人数。如果人数不对，则要核查在籍人数和选课情况。在确定“报考”前再次核对一下班级代号和课程名称。

(二)补考报名的录中核对。在教务管理系统进行补考报名录入时，一是要选准考生，注意核对学号、姓名。二是要选准课程，核对课程名称。在选取课程时，如果发现考生要报考的某课程已有合格成绩，则先要反馈给班主任查明原因，再决定是否报此科。三是在确定“报考”前要再次核对报考课程名称。

三、报考数据的录后核对

在教务管理系统对全部报考数据录入完成后(“报考确认”前)，需要对报考数据进行全面核对。这个阶段的数据核对一是班主任在教务管理系统(或用从系统导出的报考数据)对照原始报考资料进行核对；二是考务人员将班主任所报报考数据与系统导出数据用程序进行数据比对。

(一)班主任人工核对报考数据。班主任核对报考数据，可将从教务管理系统导出的报考数据按班级代码、试卷号排序，对照整班正考报考表核对班级代码、试卷号、课程名称以及人数。整班报考数据核对完成后，将整班报考的数据移开，再将剩余的数据按学号、试卷号排序，然后对照补考报名原始资料核对即可。核对时，还要特别注意试卷号是否正确。一旦发现试卷号有误，要及时联系考务人员在系统中重赋正确的试卷号。

(二)考务人员用程序比对报考数据。一是考务人员可用“整班报考录入”程序录入整班报考数据，再将此录入数据与补考报名数据合并为班主任报考数据。二是将班主任报考数据与系统导出报考数据用“报考数据比对”程序进行比对。三是根据程序比对结果及时修正错误。

为从宏观上把握好报考试卷总数的准确性，还需进行总数核对。进行总数核对时，先把整班报考数据与补考报名数据合并的班主任报考数据统计出试卷总数，再将此试卷总数与系统导出报考数据统计出的试卷数据用“试卷总数核对”程序进行比对，即可完成此核对。

四、结语

从多年的报考数据核对情况来看，多方面的原因决定了传统的人工核对作用重大、不可或缺。同时，也要重视用信息技术处理方法来进行报考数据的核对。作为考务管理人员，既要善于精细管理，坚持在报考数据核对工作中对相关人员的工作进行督促、检查，也要进一步运用计算机信息技术手段，以提高工作效率和核对的准确性。展望未来，如果有更多的数据数字化，那么可尝试使更多的核对过程由人工核对转变为用程序比对。