网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构

滕咏梅

摘 要：在21世纪中，企业建设的重点内容就是企业内部管理工作的信息化建设。可以说优化企业的档案管理工作是提高企业工作效率的基础。随着互联网的不断崛起，以信息化技术为代表的高新技术日益发展，从根本上推动了企业管理工作的信息化建设。其中档案管理也不例外，档案管理中的信息共享机制既可以使企业的档案管理系统更加的专业化和科学化，也符合当下时代发展的潮流趋势。可以说企业的档案信息在大网络的环境下，正逐步实现着资源共享，但当今的企业档案信息的共享仍旧存在着较多的问题，因此本文将从多方面分析档案管理的工作，从而探讨出一些可行的档案信息共享建议。

关键词：企业档案管理 大网络环境 信息共享

引 言

随着科学技术的飞速发展，大多数人都习惯通过网络资源来获取自己想要的信息。在企业档案管理中，这一点也不例外，可以说利用网络资源来实现企业档案管理的信息共享是二十一世纪发展的潮流与趋势。当然这更是让企业档案信息可持续发展的基本要求。但当前仍有许多因素制约着企业档案信息共享工作的进行。因此，如何针对企业档案管理的信息共享工作存在的问题采取有效的措施以及如何利用网络资源切实推动企业档案信息更大范围的共享，已经成为企业档案管理工作的重点问题。

一、企业档案信息共享机制建设的现状。

根据资料显示，我国的一些大型企业基本已经实现了部门的信息化管理，有些企业甚至已经建立了整个企业的信息管理系统，采用多种安全防范措施更加标准化、规范化、信息化的去建设档案信息共享机制。其中最常用到的是磁盘硬盘异地备份，档案信息数据库集群，磁盘、硬盘异地恢复等手段。1随着网络技术发展越来越成熟，企业中已经形成了小规模的局域网，采取保密设置、痕迹修改、权限设置等多种措施来保证企业档案系统的安全。

企业档案信息化共享建设主要是指在企业档案的各项资源与管理过程中都实现数字化，巧妙地利用计算机网络加工和计算机系统的传输功能来实现企业档案信息的有效开发利用和企业资源的合理配置，从而实现企业档案信息的资源共享。近十年来，我国的企业档案管理已经有了新的突破，其信息化程度逐渐提高，企业档案管理已从封闭型转变为开放型，从传统慢速的人工管理转变为现代化计算机智能管理。当然这种改变还是存在着一定的问题，大多数企业的信息共享率和利用率仍旧十分低，档案信息并未完全的利用起来，在网络化的信息传递与收集过程中还有较多细节问题亟待

改变。

二、企业档案信息共享机制建设的意义。

（一）可以使企业档案保存时间更长，实现永久保存。

众所周知，企业的档案信息一般而言都是纸质的，不但纸张容易变黄、受潮，甚至有的档案因为保存不好而被损毁严重。有的企业的档案信息是以光盘、磁带的形式存放，这也是非常容易受损的，并不能实现永久性的保存。2然而在网络环境下，以虚拟的形式保存企业的档案信息可以说只要网络不消失，并且操作得当，那么企业的档案信息就会永远存在。

（二）可以高效地利用企业的档案信息。

在大网络环境下，随着企业档案信息被不断地开发，如果完成了企业档案信息共享机制的建设，那么操作者就可以在任何地点、任何时间上网去搜索档案的信息资源，这样不仅可以使企业减少金钱和时间的浪费，更可以高效工作，提升企业的总体办事质量与效率。网络环境下数字化的档案信息传播的速度快，并且信息密度大。企业需求与档案信息的快速结合，使得企业档案信息的潜在价值逐渐转变为现实价值，从而使企业档案产生了更大的经济利益和社会效益。

（三）档案信息利用的及时性。

一个企业的档案信息基本包括了设备档案、人事档案、业务档案、会计档案、文书档案与基建档案等。共享网络信息使得档案信息从建成到利用的整体时间减少，不但使档案信息可以及时被利用，更增加了企业档案信息的时效性，推动了档案信息新建设的进程。

三、企业档案信息共享中存在的问题——网络与档案信息的结合度不达标

在企业中，可能档案管理员有十分丰富的档案管理知识和娴熟的档案管理技巧，但是他对计算机的知识掌握的少，只会简单的操作，不懂档案信息共享，不会利用网络工具。又或者是熟识计算机的人员，又不懂档案的编研、形成与开发，使得网络操作与档案管理彻底脱节，不利于企业档案的信息共享。

四、有关于企业档案信息共享建设的要求和措施

（一）查询档案信息应尽可能的快捷方便。

21世纪可以说是一个信息化的时代，在企业的管理中也希望可以运用网络直接地调取档案信息。但是，由于操作人员对计算机的了解，使用程度不相同，他们操作的水平也高低不一。因此在企业档案信息共享中应该方便快捷的查询信息，信息共享要具备易操作性和开放性，同时也应该对企业档案信息共享的程序进行定期的检查。从而可以使企业工作人员尽快的熟悉企业档案信息的网上查询工作。当然也可以派专人、设专职开展档案信息的共享管理。从而可以快速的解决员工操作过程中出现的各种问题，从而保证了在大网络环境下企业的档案信息可以方便地共享和利用。

（二）一定要保证数字化档案信息的真实性和原始性。

企业的档案信息可以说是一个企业历史的真实面貌，更是一个企业的根，因此一定要尊重企业的历史，不能肆意的去更改已经成型的档案资料，应该完整、真实又准确地把纸质化的企业档案转变为数字化的资料。要尊重原有的档案信息，不对企业的档案做更改等额外的处理。在一些图像文件中不可以因为档案信息有瑕疵或是字迹潦草，又或是纸张发黄就对信息进行修改、美化等处理。可以采用防篡改的技术以避免企業档案信息在共享平台中被篡改。3采用数字化信息就是为了最大程度的展现企业档案的原有面貌，只有维护好企业档案的原真性，才能更好的保证共享信息的准确程度。

总 结

总而言之，企业档案信息共享机制的建设需要不断的创新和改进。企业的各个部门都需要共同努力，只有这样才能够使档案信息更好的资源共享，更好地服务于企业，提高企业与社会的经济效益。

参考文献

[1] 李岱.网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构[J].兰台内外，2018（13）：49.

[2] 何芬.网络环境下档案信息资源的共享与管理[J].科技创新与应用，2012（33）：311.

[3] 李亚东. 档案信息资源网络共享模式研究[D].苏州大学，2008.