智慧养老服务管理系统在我国养老档案管理工作规范化策略研究

朱雁丽

摘 要：由于历史的原因，我国自建国以来，各机关和企、事业单位干部、职工的住房、医疗费、退休金等各种福利都是由单位和国家统包统管的，正所谓“一切依靠组织，一切依靠党”。但是，随着我国老年人口的日渐增多和各项改革制度的不断深人，养老机构档案管理工作中的矛盾日益显得突出。为了确保养老机构档案管理工作的规范、有序进行，本文设计了智慧养老服务管理系统，在保障老人基本生活的基础上，使养老机构档案管理工作更加规范化。

关键词：养老 档案管理 智慧养老服务管理系统 规范化 研究

引 言

智慧养老服务管理系统是将传统意义上的社区养老服务站和如今的大数据互联网相结合，实现了老人从需求到解决需求的所有过程。无论是老人的人身安全问题、就医问题、日常生活需求还是老人平时的活动、兴趣爱好都有完整的管理体系，能够清楚记录老人的各种信息，及时提醒老人注意事项等，完整的管理好老人的信息档案。同时，政府部门对于老人信息档案的管理也变得更加方便、更有条理。智慧养老服务管理系统致力于科技化管理老人的饮食起居，使老人能够不受时间和空间约束，得到最好的照护，为老人做好生活保障，使他们无忧无虑的安享晚年。

1、基础数据管理需求分析

基础数据管理主要是对街道、社区、服务商家、服务人员以及社区义工等数据档案进行管理，其分析了智慧养老服务街道辖区、社区服务站、服务、商家、服务人员、社区义工、服务项目管理以及终端管理等。

1.1街道辖区管理

辖区是依次按照省、市、区/县、街道来进行划分的。每个辖区都拥有自己的管理员，并且管理员只能够对自己辖区内的事务进行管理。

1.2社区服务站管理

社区是居民自行组织的团体，每个社区都要指定社区的名称、地址、负责人等相关信息。社区服务站则是为老人提供生活帮助或者下发商品而存在的站点，一个社区只能够对用一个服务站。

1.3服务商家管理

服务商是经过挑选之后确定的为老人提供服务的商家，其每个服务商都需要提供商家名称、组织机构代码证等全套的商家信息，确保合法性和安全性，并且每个商家都有固定的服务目标和服务类型，防止出现遗漏的现象发生[1]。

1.4服务人员管理

服务人员包含的用户是自己创建的为老服务团队以及加盟为老人提供服务的附体服务人员。

2、老人档案管理需求分析

老人档案管理为满足老人档案电子化需要，打造老人的电子化档案以方便查阅或者对数据进行调取。将会对老人的信息档案、健康档案等进行综合管理分析。老人档案管理主要设计了八个子功能模块，分别是老人档案审核、老人信息档案、老人健康档案、老人用药记录、老人体检记录、老人就诊记录、老人兴趣爱好、老人跟踪定位的管理。

2.1老人档案审核

社区服务站人员添加的老人信息在正式存档之前会有专职用户对老人档案进行审核，专职用户添加的老人信息档案则不需要上级用户进行审核操作。

2.2老人信息档案管理

为了保障老人人身安全，及时处理老人的生活起居问题，老人信息档案包含姓名、性别、身份证号、社保号、老年证号、所属社区、联系方式、养老方式、子女情况等相关信息。

2.3老人健康档案管理

为了对老人健康状态能够及时了解，健康档案会记录老人的以往病史、过敏史、在用药物、体检记录以及就诊记录等所有健康信息，以便日后对老人提供相应的医疗服务。

3、老人档案管理规范化策略

老人档案管理是将老人的档案管理统一实现电子化管理，动态数据库方便政府对老人状况的调取查看。老人档案管理将老人的基本信息、亲属信息、健康信息等内容全方位管理。统在用户添加老人信息之后会有专职人员对老人信息进行审核。审核状态初始为未审核状态，在查看所有的内容之后可以选择对老人的信息通过审核或者是不通过审核[2]。专职人员在对老人信息进行审核时需要填写的内容包括审核人、审核意见以及审核状态。为了保障老人档案管理的质量，在对服务有任何不满时可以通过拨打客户热线对服务人员、服务商家或者是客服人员进行投诉，老人或老人的监护人可以指派人员对投诉任务进行跟踪处理。对于己经处理完成的投诉会定期进行投诉处理回访确认投诉的处理情况，投诉处理回访可以即时记录在系统中，用户可选择回访状态、回访内容等完成投诉处理结果回访。

4、养老服务档案知识本体的构建

运用知识管理的理论方法，以养老服务档案领域的知识为研究对象，通过对服务社区及相关档案部门的资料搜集和深入调查，对养老服务档案进行概念层次分析，总结了以下几点。

1.养老服务档案知识本体的概念体系的构成。

（1）“个人状况”包括能够反映出老年人经济能力、保障水平、生活环境、情感状况、健康状况、兴趣爱好、文化水平和职业技能及特长等基本个人特征的各类涉老档案信息；以及能够通过智能终端、交互设备、上访调查获取的老年人日常行为信息。

（2）“服务需求”包括老年人群中普遍存在的服务需求信息，例如：贫病孤寡需求、日常生活服务需求、精神文化情感需求、长期护理照料需求以及其他需求（老年人的个性化需求）信息。“服务需求”是养老服务档案知识本体的核心类，需求识别的精准程度是衡养老服务档案质量高低的重要指标。

（3）“服务记录”包括服务内容、回執记录和服务资源三个子类。其中“服务内容”记录了服务活动的具体形式和工作性质，覆盖了医疗卫生、安全保障、保健康复、生活起居、休闲娱乐、学习分享、经验交流、公益活动与志愿服务等领域；“回执记录”反映了服务活动的实际效果、存在的问题以及老年人的满意程度。“服务资源”记录了服务活动的资源提供方，包括政府部门、基层社区、养老机构、个人养老资源等主体的基本信息。

2.养老服务档案资源整合与知识本体构建的关联。

（1）养老服务档案知识本体构建是档案资源整合的依据。以档案内容特征与个体特征相关性为依据，通过构建养老服务档案知识本体模型的概念体系类目，明确了各类静态档案资源在知识本体树中的从属关系，进而实现档案信息类型与个体特征的关系映射。由于档案资源整合的标准是以映射关系为基本架构，因此养老服务档案的知识本体构建是档案资源整合的依据。

（2）档案资源整合是养老服务档案知识本体的有机组成。从档案知识本体的角度看，个人状况类是服务需求类和服务记录类的形成前提，是养老服务档案建立的起点，只有全方位了解老年人基本状况，才能保证对老年人需求的识别和服务活动的开展做出正确判断。档案资源整合作为掌握老年个体特征的主要手段，全面记录了老年人的各类背景信息，是养老服务档案知识本体的重要组成。

3.养老服务档案知识本体模型中的类与子类的关系。对于每位老年服务对象，其“服务需求类”所涵盖的具体需求主要由“个人状况类”分析得出，并且能够为“服务内容类”提供服务活动开展的依据，即根据需求制订个性化的服务；“回执记录类”能够从老年群体中得到服务活动的反馈信息，评价服务内容与服务资源的整体效果，还能间接反映老年人自身状况和需求，更新老年人的“个人状况类”、“服务需求类”信息，从而实现养老服务内容的实时更新，确保养老服务档案信息的可持续管理和连续性再用。

结束语

综上所述，智慧养老服务管理系统的实现，一方面降低了子女的压力，即便是老人生病没有了自主能力依然可以为老人提供优质的服务和养老环境，对老人的档案进行科学有序的管理，及时解决老人遇见的问题。尽管如此，系统依旧存在一些问题还未得到解决。例如系统的响应时间依旧未能达到预期的效果等，在之后的系统维护中会将这些问题一一排查解决将系统做到最好。

参考文献

[1] 武娟. 浅议新时期如何做好养老机构档案管理工作[J]. 办公室业务， 2016（17）：76-76.

[2] 陶德禹. 养老服务机构档案管理规范化实现与分析[J]. 办公室业务， 2016（22）：129-129.