加强发电企业合同管理的研究探讨

●陈奕霖

合同管理，是指企业实施的合同资信调查、谈判、订立、会签、履行、变更、解除、终止、归档、纠纷处理、责任等与合同相关的全过程及事项的管理,是依法治企的重要组成部分，有效的合同管理可以减少和防止财产损失和经济纠纷，有利于企业的持续健康发展。纵观目前发电企业合同管理的现状，从总体上看还是好的，但是法律意识不够强、合同管理不够严、权责不够明确等问题在一定程度上给发电企业的经济运行带来负面影响。从近期发生的合同纠纷来看，大多与法制意识淡薄、合同管理粗放有关。为此，能否实现有效的合同管理，对于发电企业经营管理具有举足轻重的作用，通过加强合同管理，可以最大限度地防范和降低企业的法律风险，避免和减少合同风险给企业带来的损失。

一、强化发电企业合同管理的必要性

（一）强化合同管理是发电企业生存发展的需要

市场经济是竞争的经济、信誉的经济，市场主客体是构成整个市场的基本要素，合同是确保市场主客体权益、维系主客体关系的基础和纽带，合同法对合同起着规范和保护的作用。就发电企业而言，企业和购电方、供货方、外委项目承包商、提供技术服务方等合作方均存在合同关系，如果在合同管理上不够严谨，一种情况是企业利益受损，另一种情况是对方利益受损。这两种结果，都不利于发电企业的生存发展。

（二）强化合同管理是确保发电企业利益的需要

合同一旦签约即发生效力，双方都要按合同的有关规定执行，除非产生不可抗力。通常的索赔，就是依据合同的条款，寻找不遵守合同一方的违约事件，根据合同规定进行赔偿，违约方不管是无意还是故意，都要根据造成的损失进行赔偿。双方有争端不能解决的要进行调解和仲裁解决。在市场经济条件下，市场主客体的关系就是合同关系，而且在企业内部合同管理也发挥着重要的作用，双方的权利和义务必须通过合同来明确，不论是经济合同，还是技术合同、涉外经济合同，或者是劳务用工合同等等，在合同的制定、对对方的监督、自身的履行等任何一个环节把关不严，都会严重损害企业的利益。发电企业通过合同管理，可以有效加强内部控制管理，及时识别经营管理风险，进而通过对风险的防范促进交易的顺利完成，实现合同的目的和企业的利益最大化。

（三）强化合同管理是发电企业内部控制的需要

发电企业的合同管理要求合同管理人员和法务人员关注合同流程中的每一个环节，以及合同履行过程中的每一个细节，规范自身的流程设计和流程控制。在合同的某个时点或某个环节，从发电企业的上层领导到基础的具体实施层面，何人该做何种事情，都应有相应的安排。在此过程中，企业各方面人员全面、有序参与合同管理，通过强化合同管理，有效地防范合同风险，促进企业内部控制管理水平的提高，这也是全面风险管理和内部控制一体化的重要体现。

（四）强化合同管理是发电企业依法依约经营的需要

合同管理的过程中，发电企业将合同的权利义务梳理清楚，依法依约履行，同时也关注合同相对方的履约情况，与其保持良好的沟通并根据不同的情况采取不同的手段督促其履行相应的义务，推动合同双方履行合同中的权利义务，最终顺利完成合同所涉交易，实现双赢甚至多赢。如果视合同为儿戏，对合同管理持粗放的态度，破坏市场的自由性、统一性、公平性和竞争性，影响市场的规范运作，损害市场主客体的合作关系，最终必将遭到市场的淘汰。

二、发电企业合同管理存在的问题

（一）发电企业合同管理意识薄弱

一是发电企业风险防范管理机构不健全。很多发电企业未设立风险控制部门，对企业经营风险包括合同风险，缺乏有效的管控机制。二是不重视合同文本分析。合同订立时缺乏预见性，缺少对合同文本的分析。不少合同签订得十分简单，缺少必要的补充条款，不符合标准合同的要求，更不符和国际上通行的合同文本要求。在合同履行过程中常常因为缺少某些重要的条款、缺陷和漏洞多、双方对条款的理解有差异以及合同风险预估不足等问题而发生争执扯皮。三是对合同履约重视不够，常常发生实际执行与合同签订发生偏离、严重脱节的情况，签订合同双方都不认真执行合同，随意修改合同，或在合同洽谈时随意改变原招、投标文件的实质性内容，或遵守合同规定打折扣。

（二）发电企业合同基础管理工作不健全

主要表现：一是合同集中归口管理体制不完善，职能发挥有限；二是制度体系不健全，缺乏全面性和规范性，制度执行不力；三是合同流程管理控制不力，对合同签订前的市场调查、招投标和谈判认证，签订中的审查授权，签订后履行监控、验收、结算等工作衔接不够，没有形成合同全过程管理机制，不能对合同履行过程中进行及时的跟踪和有效的动态合同管理，容易引发法律风险。

（三）发电企业合同管理人才匮乏

主要表现：一是合同管理人员专业素质不高，专职合同管理人员较少；二是合同管理和索赔是涉及全局的，又是专业性、技术性强，极为复杂的管理工作，对合同管理人员的素质要求很高，而真正符合要求的管理人员很少，极大地的影响了发电企业合同管理水平的提高。

三、加强发电企业合同管理的对策与建议

针对合同管理中存在的问题，发电企业必须要加大合同管理力度，建立健全合同管理制度，强化事前防控、事中控制、事后监督，使合同管理向法制化、规范化、系统化发展，避免合同纠纷，规避经营风险，提高企业管理水平，为企业创造最佳经济效应。

（一）加强合同管理意识，建立健全的合同管理制度

树立合同管理意识，要从思想上真正意识到合同的重要性，强调按合同办事。但是，意识的形成是一项长期的工作，发电企业的领导应该重视这项工作，常抓不懈。可以以举办学习班、讲座等方式，提高全员的合同管理意识，使合同管理规范化、科学化、法律化。首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同分类及合同管理部门，管理机构及职责，合同的订立、谈判、起草及条款内容，合同审查、会签，合同编号和合同签署，合同专用章管理，合同履行，合同的变更、验收，结算和解除，合同监督和检查、合同责任，合同备案和统计管理、保密要求，合同档案管理等。发电企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态，起到了事前监督、防患于未然的作用。

（二）强化合同签订的事前防控

一般合同订立前的法律风险主要包括合同对方当事人的主体资格和履行能力两个方面。如果合同主体不合格，合同的效力就会受到影响甚至失去效力或者最终无法履约，所以审查合同时必须对对方当事人的主体资格和履约能力进行审查。如重大合同订立前，发电企业合同管理部门要对合同对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力、履约信用等进行认真审查。凡是经济合同的签订，都要进行法律合规性审查。

对合同主体的合法性审查主要包括：当事人民事主体资格和有效性审查、经营资格合法性审查、许可经营合法性审查。签约对方为法人主体的，应要求对方提供法人营业执照、组织机构代码证、开户许可证、税务登记证、生产经营许可证等证件；签约对方为无独立法人资格的法人分支机构的，对方需提供上级单位书面授权委托书或分支机构成立等文件；签约对方为自然人的，对方需出具身份证，如由代理人签订，应出示加盖单位公章或授权人签字的授权委托书。上述法人营业执照、自然人身份证、授权委托书及相关证明授权文件，均应列为合同归档资料，与合同一并保存。这样做的目的是合同一旦无法履行或对方违约时，也可以顺利查找对方当事人的基本资料，无论对以后的诉讼还是对合同的继续履行，都非常重要。为此制度应明确，不得与不具有法人资格或法定代表人合法授权的组织或个人签订合同，不得与法人单位或个人签订与其履约能力明显不符的合同。

此外，还要审核合同对方当事人是否具有履行合同的能力，要尽可能地通过市场调研、财务、审计，实地考察等有效方法调查合同对方当事人的商业信誉和履约能力。如合同对方的注册资金真实情况、企业规模、资产负债情况、生产经营状况等情况以及是否涉及诉讼、仲裁等相关事项。如果合同管理部门对合同对方的主体资格、资信能力、履约能力等状况有质疑的，应及时书面向相关领导汇报，提出处理建议。

（三）强化合同签订的事中控制

发电企业要建立审查会签制度。合同会审的目的与宗旨是各评审单位和部门站在不同的角度对合同提出改进意见，防范、控制合同签订的风险。企业应从建成投运早期即建立起严格的合同评审制度，且经过多次不断修订完善，企业所有经营业务一律纳入合同管理，所有合同必须严格按照程序评审后方可签订。项目管理部门、经营管理部门、财务部门、审计部门、法务部门及管理层都应参与合同评审，审查会签制度根据部门职责范围分别明确各部门评审的重心与方向，从而明确了各部门在合同评审中的职责与分工。例如，企业的合同会签制度明确：经营管理部门审查重点是当事人的主体资格和资质、合同内容、形式、相关程序等合法合规性；项目管理部门审查重点是合同技术条款、合同项目投资计划、施工安全协议及有关条款等；财务部门审查重点是资金保证能力、财务风险、合同经济效益、担保方式及付款结算条款等；法务部门审核重点是合同条款的合法性、严密性、完整性、合同法律风险及争议解决方案，等等。各相关部门在审查合同会签稿时，如发现有不妥或不实之处，可直接在合同会签稿上提出修改意见或退回经营管理部门修改，经营管理部门修改后继续按程序提交审查，确保评审效果与质量。通过建立科学系统的审查会签制度，推进合同管理制度化、规范化、信息化，有效规避合同风险，确保企业各项业务安全、有序运行。

各相关部门合同签订会签时，要重点把关、审查的内容，一是合同主要条款。合同条款要完整齐备，内容要清楚明确。根据《合同法》规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名住所；标的；数量；质量；价款或报酬履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。在签约时具备这些条款合同才完整，如果合同内容不完备，某些条款没有约定或约定不明确，则极易导致合同双方当事人产生争议，引发合同纠纷。二是合同关键条款。如质量标准条款，合同中要明确写明适用的质量标准是国家标准还是行业标准。对于没有国家标准、行业标准的产品，要在合同中约定可操作的检验标准。应明确产品验收地点、方式、人员等事项。对产品质量异议的提出要明确具体时间与条件，承担质量责任的期限。三是合同支付方式。要对货物交付地点、交付时间、运输方式、运费的承担等作详细约定，明确货权及风险转移的时间；合同中要列明收货方经办人的姓名，同时，尽量让收货方加盖公章确认，防止经办人离开后对方不承认收货事实从而给诉讼中的举证带来困难。四是付款方式。如作为卖方时应明确约定付款时间、付款方式（现金、电汇，承兑汇票），避免“买方根据资金到位情况逐步支付货款”“当因不可控因素影响买方付款进度时，买方可适当延期付款”等模棱两可的约定。类似约定会导致付款时间不明确，给合同相对方找到拖延付款的理由。五是违约责任。合同中要避免不平等或加重买方责任的违约责任条款，同时要明确约定对方的违约责任，约定违约金的数额或计算方法。六是争议管辖条款。尽量争取在本企业所在地法院、仲裁委员会解决合同纠纷，以减少发电企业申诉成本和风险。

（四）强化合同履行事后管控

一是建立合同台账登记制度。对签订的每一笔合同，合同归口管理部门根据业务类型分门别类登记入册，从而准确掌握合同业务的基本信息，有针对性地开展合同履约监督和检查工作；同时通过业务单位上报的在手合同执行情况表，定期对合同履行情况进行跟踪登记，统计分析。

二是利用信息化手段建立合同履约预警机制。利用ERP管理软件、NC系统等信息化手段，实行财务与业务的协同，对合同履行情况进行动态管理。未按合同约定履行的，系统提前预警管理人员与业务人员通过信息化系统及时掌握合同履行信息，及早采取措施，预防风险的发生。如业务部门要定期与财务核对合同履行中的费用支付信息，发现偏差及时查明原因进行纠正。

三是建立合同档案管理制度。要从源头做好发电企业合同风险防控工作，完善合同档案管理制度，做到有章可循。如制定“一合同一档案”管理办法，对签订的每一份合同，业务部门妥善保存至合同履行完毕，整个过程包括合同在内所有涉及到的业务材料，最终归为一个档案，在合同履行完毕或合同的权利义务终止后，业务部门负责整理合同履行过程中形成的文件资料并移交企业相关部门。同时管理办法还应对合同档案的抽调与移交作出详细规定，有效促使各业务部门完整保存合同履行资料。这些措施不仅有利于规范业务流程，及时监控合同履行情况，而且在出现合同纠纷时，有利于诉讼、仲裁证据材料的提供，从而有效防范企业经营风险与法律风险。

（五）充分利用法律手段，应对合同纠纷的发生

合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果，因此，审查合同时选择的违约条款和纠纷处理条款是很重要的。在订立合同后，企业还要密切跟踪合同履行过程中的各个环节，注意收集合同实施的信息，搜索相关资料，并作出相应的信息处理，将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析，找出其中的偏离，对合同履行情况作出诊断，在对方违约包括预期违约时及时采取有效法律手段，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。当合同约定出现纠纷时，合同各方首先应友好协商，协商不成的则提交仲裁或诉讼解决。友好协商需要合同双方充分沟通、适当妥协，合理运用谈判技巧，争取自身利益的最大化；仲裁和诉讼，则需要企业内外部协调配合，法务人员与专业的诉讼律师制定好的诉讼策略，明确诉讼目的，妥善应对，做到既维护自身利益又不失企业良好形象。

（六）重视合同管理人才的培养

合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。合同管理人员除具备相应的专业知识外，同时还必须熟练掌握和运用各种法律、法规；精通合同业务，胜任合同拟稿、修改、谈判和解释；熟悉合同履行和违约索赔管理；熟悉会计账务。做好合同管理工作，人是关健因素。发电企业必须以人为本，加大合同管理人才培养的各项工作。一是要重视人才。要选调素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的人员充实合同管理队伍。二是要加强理论学习。经常组织在职培训，组织专题学习和讨论，如学习《合同法》《招投标法》《担保法》《民法通则》《民诉法》等法律、法规。鼓励合同管理人员参加法律和经济管理方面的考试及相关的执业资格考试以提高理论水平。三是要以机制激励人。明确合同管理人员的责、权、利，建立、完善岗位竞争机制，以机制激励人。四是创造同行交流的渠道，引导同行交流。行业系统内每年组织合同执行情况交叉检查活动，起到互相促进、互补不足的目的。

四、结语

合同管理贯穿于合同签订前的事前防控，合同履行过程中的事中控制及事后管控的整个过程，通过加强企业合同管理，采取有效措施，强化合同风险防控系统建设，可以从根本上减少法律纠纷，防范经营风险，提高发电企业的经济效益，保障企业持续、健康、稳健发展。