引入生命周期管理的公共图书馆文献资源资产管理——以成都图书馆为例

张 翼

（成都图书馆，四川 成都 610041）

按照《政府会计制度》的相关要求，图书作为公共图书馆国有资产的一部分，应纳入资产管理的范围。与普通资产（房屋、地产、设备等）相比，文献资源承载信息具有可传递性和可共享性，文献资源储存形式和应用方式存在多元性和复杂性，使得文献资源资产管理无法简单套用国有资产管理体制、原则和方法，而应采用更贴近公共图书馆业务实际的管理体系。

一、文献资源资产管理的复杂性

（一）文献资源的资产范畴尚未明确

我国对于哪些文献资源属于资产没有统一的规定，导致公共图书馆在进行资产建账时，往往是将购书经费购买的所有文献资源均进行资产建账。而公共图书馆购买的商用数字资源大多仅是使用权和服务，并未取得该数字资源的所有权，且常年累积后同一种数字资源对应的固定资产金额非常高昂，列入固定资产并不科学；此外，仅用于借阅的报刊，由于其时效性和易损耗性，公共图书馆大多实行定期下架政策，此部分报刊单位价值未达到国家规定入账标准，也未长期保存，列入固定资产也不科学。

（二）资产折旧标准难以统一

图书作为智力产品，其价值有特殊性，定价虽是一定的，但随着时间的推移，其价值并非递减，例如某些早期图书，由于其稀缺性，经过时间累积，溢价数百倍，因此很难使用固定资产的统一折旧规定对其进行折旧。

（三）文献资源盘点准确性难以保证

公共图书馆实行通借通还和开架借阅，很大一部分图书进入流通环节，为图书盘点的准确性带来困难。以成都图书馆为例，成都市自2014年实现22个公共图书馆通借通还后，2018年图书流通量为521.63万册次，成都图书馆2018年图书流通量为135.4万册次，大量图书处于外借流通导致文献资源盘点的准确性难以保证。

（四）文献资源报废处置存在困难

主要体现在3个方面：一是资产主管部门对于资产报废有严格的金额限制，有些地区甚至很难进行文献资源的资产报废；二是商用数字资源、用于流通而非保存的报刊常年累积后金额很高，很难进行报废处置；三是在资产建账时，无法针对每一本图书建立单独的资产账目，导致在资产管理系统中进行剔除工作较为困难。

二、文献资源资产管理的解决方案

文献资源资产管理的复杂性源于传统资产管理模式不适用于文献资源的特性与结构变化，传统资产管理重视资产的登记、盘点、报废处置，由于文献资源的特殊性，其登记、盘点、报废处置均存在一定困难，可以引入管理学中的产品生命周期管理，实现对文献资源资产全流程的系统化管理。

对文献资源资产进行生命周期管理，首先需要厘清文献资源从进入公共图书馆到使用直至最终报废的全流程，以成都图书馆为例，文献资源资产生命周期主要包括文献资源资产采购、文献资源资产验收、文献资源资产建账、文献资源资产使用及管理、文献资源资产盘点、文献资源资产剔旧、文献资源资产报废处置等7个主要环节，分为采购、使用、报废处置三个关键阶段，通过对这3个关键阶段进行重点管理和控制，可以在很大程度上把控文献资源资产管理的质量和效能。

（一）文献资源资产采购阶段

对于公共图书馆而言，文献资源采购的目标为：在一定购书经费制约下，科学、高效地实现读者需求、出版市场供应、文化保存与传承、馆藏体系建设之间的动态平衡。从资产管理角度而言，重点在于确保文献资源产生的资产效应最大化，也即是如何有效评价其绩效的问题，除了在采购过程中进行需求管理、进度管理、质量管理、供应链管理和绩效管理，从资产管理角度，应重视过程把控，从流程上对文献资源资产采购进行约束与规范。

采购管理应包括以下15个环节：文献资源采购需求论证→文献采编部门提出下一年度文献资源采访计划及经费预算→绩效评估→文献采访委员会论证→馆长办公会讨论→提交上级主管部门批复→财政资金到位→发起采购申请→进行政府采购流程→合同审批→文献资源资产的采购→根据合同约定支付货款→文献资源资产验收→文献资源固定资产建账→原始材料存档。其中，存在3个重要的调整阶段，第一阶段为文献采访委员会论证、馆长办公会讨论、提交上级主管部门批复这3个环节，此3个环节中任何一个环节未获得通过，都应进行文献资源的采购需求调整，重新开展采购需求论证、制作采访计划及经费预算，进行绩效评估；第二阶段为合同审批环节，如合同未得到律师审核通过，则应相应地进行合同调整；第三个阶段为文献资源资产的验收环节，如文献资源资产验收未获得通过，则需要同文献资源供应商一同查找原因，重新组织验收。

通过进行严密的流程管理与把控，可以从采购源头上规范文献资源资产的采购行为，进行文献资源资产的科学合理配置，从而提升文献资源资产的产出效用。对于公共图书馆而言，实现文献资源资产的效用最大化，才是进行文献资源资产管理的最终目标。

（二）文献资源资产使用阶段

文献资源资产使用阶段，包括文献资源资产使用、文献资源资产剔旧、文献资源资产盘点3个环节，与文献资源资产采购阶段不同，此3个环节并非线性关系，而为平行关系，文献资源资产使用、文献资源资产剔旧、文献资源资产盘点同时发生，文献资源资产在使用过程中可能发生遗失、破损、老化等现象，针对这些现象，公共图书馆定期进行盘点与剔旧。

在传统资产管理中，重视资产盘点多于重视资产使用及管理，针对文献资源资产而言，情况有所不同。如前所述，文献资源资产管理的最终目标是实现文献资源资产的效用最大化，文献资源资产效用最大化从两个方面体现：文献资源资产采购绩效最大化与文献资源资产使用效用最大化，此两者相辅相成，优质的文献资源加以有效使用，共同推动文献资源发挥出最大的资产效用。文献资源资产使用效用最大化主要体现在文献资源的流通量与读者满意度上，文献资源的年流通量越高，说明其被读者使用次数越多，其流通效用越大，读者满意度越高，这与文献资源资产盘点构成现实矛盾：在通借通还的情况下，体量越大、文献资源流通量越大的公共图书馆，其文献资源盘点的复杂性也越大，越难以保证盘点的准确率，进行文献资源资产盘点的人力、物力、时间成本也越高。因此，对于公共图书馆而言，在文献资源资产使用阶段，应更为重视文献资源作为资产的使用效用，多于重视文献资源的资产盘点。

在提升文献资源资产的使用效用方面，存在众多影响因素：文献资源的可获得性与便捷程度、资源分布及布局、服务模式、地理位置与环境因素、阅读推广效果、社会知晓率与影响力等等，因此，在这一环节，应重视读者需求管理、服务质量管理、服务绩效管理与评价管理。

（三）文献资源资产报废处置阶段

公共图书馆的建筑面积是一定的，可容纳的文献资源也是一定的，文献资源由于其易损耗性，是公共图书馆最需要进行报废处置的资产，由于我国对于文献资源的资产报废处置一直未有统一的规定，导致我国公共图书馆在进行文献资源的资产报废处置时往往较为艰难，在文献资源资产报废处置阶段，最关键管理因素在于保证报废处置的合理、合法、合规性，主要体现在报废处置的流程把控上。

文献资源资产报废处置阶段包括以下11个环节：业务部门提出文献资源资产报废处置申请→部门主任、分馆领导确认签字→文献采编部门核对，部门主任、分馆领导确认签字→办公室、财务部确认签字→馆长办公会讨论→主管部门审批→资产报废程序→文献资源的固定资产注销、调整→报废收入上缴→文献资源的财务账核销→文献资源的自动化集群管理系统注销。在这11个环节中，从部门主任、分馆领导确认签字环节直至主管部门审批环节，均可能出现审批不通过的现象，而需要进行报废处置调整，重新进行资产报废处置申请。通过流程把控，确保文献资源资产报废处置的合理合法性[1-3]。

三、结束语

科学合理的文献资源资产管理应是同文献资源的业务管理相辅相成，互相促进的，对文献资源进行资产管理，应重在文献资源的保管、开发与利用方面，这是文献资源资产管理与业务管理的有机结合点。在数字化时代，利用现代化计算机新技术作支撑，对文献资源资产进行生命周期管理，把控关键环节与整体流程，文献资源的资产管理应会更加有效与精细化。