信息时代下关于如何做好档案管理工作的探讨

邱轮超

摘 要：21世纪是信息与科技的时代，基于信息科技的优势与便捷，为传统工作模式的拓展和延伸提供了全新的发展活力。事业单位档案管理工作是记录和反应事业单位各项工作开展的客观资料，对于衡量和评估整个事业单位内部工作协调性、成效性等具有重要的意义和作用。随着信息时代的来临，传统档案管理的模式和过程必将迎来新的转变，如何充分利用信息时代的优势和便捷为事业单位档案管理工作服务成为了摆在每一个档案管理工作者面前的一个新课题。

关键词：信息时代；事业单位；档案管理；传统

新时期推动档案管理工作的信息化，是档案管理事业在不断发展中自我完善与创新的过程。档案管理工作是对档案资料记录、加工、处理等，还需要承担档案资料的保存工作，可以说档案管理工作既简单也很复杂。通过引入信息化档案管理的思维和模式，有利于事业单位档案管理部门进一步转变传统的工作模式和思维，提高整个档案管理部门的工作成效性。信息化档案管理其特征主要包括：档案信息的数字化和网络化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息利用的共享化；档案信息服务的社会化。基于信息化管理模式下的档案管理工作中，我们不但必须清晰的认识到传统档案管理的“短板”，而且要对信息化档案管理工作的“弊端”保持清晰的认识，合理的利用信息化档案管理这把“双刃剑”，确保事业单位档案管理工作能够有效的开展。

1 传统档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理工作的效率

传统的档案管理过度依赖人工，这无疑给档案管理人员带来了一定的工作压力。随着城市建设与国家开发的进一步深入，档案文献资料也成倍的增长，面对复杂的档案文献资料管理，必将影响整个档案管理部门的工作效率。

1.2 档案文献资料的保存

档案资料的保存是档案管理中的重点，如何切实的保障档案资料的存储，尤其是工程项目一线的档案资料保存成为了传统档案管理工作的难点。

1.3 档案管理信息化发展的认识

档案管理的信息化是当前档案管理事业发展的重要方向，然而在很多事业单位中相关的部门不重视档案部门的信息化发展，有些单位依然使用传统的档案管理模式和思维，信息化发展停滞不前。

2 信息时代下档案管理工作的发展与思考

2.1 以信息化管理为核心，优化档案管理流程

信息化档案管理的核心在于信息化，通过对档案管理模式、流程、方法的信息化转变，有利于进一步提升整个档案管理的效率。档案资料不仅仅是录入和保存，更重要的是发挥档案资料的社会利用。在过去，调阅某些档案资料往往需要人工进行查询，然后进行相关的阅读事宜。通过应用信息化的管理平台，可以实现相关单位的联动模式，不受空间和地理位置的限制，利用手机或者电脑终端进行档案信息的检索与申请调阅行为，进一步提高整个档案信息的流动成效，服务于整个社会的发展。

2.2 推动档案资料的电子化管理

电子化的档案管理模式是信息化档案管理的重要组成部分。电子化的档案管理过程有利于增强档案资料的可靠性与保存完整性。传统的档案管理过程中，尤其是项目一线的档案资料常常存在丢失或者损毁的风险，通过落实档案资料的电子化过程，有利于实现对档案资料的一次录入、系统保存，防止出现档案资料在调阅、运输过程中丢失、损毁。比如笔者所在的地质勘探部门，由于一线的勘探人员常常需要在很多偏僻的山区进行作业，通过落实电子化的档案管理模式，可以切实有效的保障一线勘探信息资料的妥善保存，并且可以让单位实时的了解档案资料的采集、录入过程，有利于事业单位对勘探一线档案工作进行关注和管理。

2.3 加强档案管理人员的信息化技能培训与再教育

此外，事业档案档案管理部门还应该重视每一个档案管理人员的信息化技能培训和再教育，通过组织相关的讲座、培训活动，尽快提升档案管理人员的信息化素养，为事业单位档案管理信息化发展奠定基礎。此外，对于每一个档案管理人员来说，还可以利用信息时代丰富的互联网在线教育资源，实时为自己“加油、充电”。

2.4 加强硬件与软件的投入，保障档案管理信息化的落实

兵马未动粮草先行，对于事业单位档案管理的信息化发展，必须要进行相关的资金投入和人力保障。为此事业单位应该增加信息化管理的财政预算，升级相关的办公设施和软件配套，切实保障档案管理信息化的稳步推进。第一，所有的硬件与软件采购工作，都必须从正规的科技企业、厂家完成，要求供货商拥有国家的资格认证，经过ISO质量管理体系认证，所有硬件必须开展是试用分析，确保无任何问题后，进行大批量采购。第二，硬件与软件的搭配方面，要求完全按照档案管理的要求来落实。

3 信息时代下档案管理工作的注意点

3.1 重视信息化系统维护，确保档案文献资料的安全

21世纪是信息高速发展的时代，然而在信息科技快速发展的背后，系统安全也面临着很大的考验。从熊猫烧香病毒，到后来的勒索病毒，每一次计算机信息病毒的爆发都对信息系统的安全提出了更高的要求。如曾经的遍布全球的勒索病毒，就专门针对高校、事业单位的网络系统进行攻击，有的车管所系统被攻击新车无法上牌、有的高校系统瘫痪等等，信息系统安全对每一个人都敲响了警钟。事业单位的信息化档案管理也面临着一些挑战，要求事业单位档案管理部门要定期或者不定期的开展相关的信息化管理系统安全巡查，并且建立一些相关的维护与保障措施，确保档案文献资料的安全，及时的对信息系统进行“查漏补缺”。

3.2 建立健全相关的信息化管理制度

信息化档案管理的发展必将对传统档案管理工作制度、规范带来一定的转变，传统的档案管理制度和规范显然已经不能满足信息化时代岗位管理的要求。因此，事业单位相关部门应该尽快建立健全相关的岗位管理制度与规范，补充和完善原来岗位制度与规范中的细则。比如就信息化档案管理系统的安全密钥进行细致的管理细则保障，避免出现密钥被不法分子掌握而出现的不良后果。媒体曾经就某些政府部门对外信息化平台账号被不法分子掌握，利用政府的权威平台发布非法信息，造成了不良的社会影响。

4 结语

总之，全面推动事业单位档案管理信息化至关重要。作为每一个档案管理工作人员，应该充分的转变自身的思维认识，进一步激发自身的主观能动性，提升自身的信息化素养和能力，为事业单位档案管理信息化的可持续性发展做出贡献。与此同时，相关的事业单位还应该做好相关岗位制度和操作规程的编制，进一步以规章制度明确和规范信息化档案管理工作的开展。

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