对事业单位档案管理的创新思路探讨

吉容达

吉林省通榆县开通镇永青中心卫生院 吉林 白城 137200

现阶段的行政事业单位中,系统、科学的档案管理体制是确保行政事业单位稳步运行的基础,是促进其长久生存与发展的必然要素。在新形势下,事业单位的改革步伐逐步加快,档案管理现状的牵绊效应越发明显。因此,树立全面科学的档案管理机制,加强档案管理的监督指导,建立健全档案管理信息化体系,不仅能够规避档案管理现状的负面效应,也能够真正实现档案的开发与利用,同时也能够推动事业单位的稳定持续发展,更进一步的实现行政事业单位工作的协作化、规范化以及科学化。

一、完善档案管理机制,优化档案管理可行性

在事业单位的日常运行过程中,作为一项基础性工作的档案管理工作是非常重要的。事业单位领导干部以及广大职工群众,必须深刻认识到档案管理工作对于整个运行体系的基础性作用,全面研判与分析现阶段档案管理中凸显的问题,运用科学有效的管理策略,切实提升档案管理的整体水平。在管理实践中,事业单位应该予以体系支撑,确保各项工作稳步开展。一方面,全面优化广大干部群众对档案管理的认知,引导他们在日常工作中将其摆在关键的位置,给予必要的支持与指导。结合事业单位档案管理中存在的问题,科学分析档案管理的特殊性,通过健全管理机制,完善管理流程,明确管理职责等来提升档案管理成效,来指导档案管理工作,确保档案管理系统完善的予以开展和实施。事业单位应该将制度上墙,明确档案管理的流程,明确档案更新的时效,明确档案使用的方法,督促和引导档案管理工作人员认真履行自身工作职责,严格按照档案管理的规范化流程以及实施步骤来工作。同时,在事业单位档案管理中,比较突出的问题是档案更新换代比较慢,很多人事档案信息不全,更新不及时,并没有体现事业单位当前的发展成果等。基于此,在档案管理工作中应该推动档案的及时更新与维护,明确档案更新的方法、内容以及保障机制等。另一方面,在事业单位档案管理工作中,创新档案管理思路必须确保档案管理的可操作性。当前事业单位档案管理的部分制度明显缺乏指导性,也缺乏实践性,相关制度与实际工作脱节。基于此,事业单位必须遵循具体问题具体分析的原则,从微观层面来落实管理方法,切实引导档案管理工作人员主动参与档案管理,不断优化档案管理的实效。

二、落实常态化监督检查机制,全面提升档案管理人员素养

在事业单位档案管理工作实践中,创新档案管理思路,事业单位需要采用常态化的监督检查机制,随时检查档案部门的工作成效,同时立足于人才培训、人才引入等,综合性提升档案管理人员的素养。一方面,事业单位领导干部应该紧密把握时代发展需求,明确档案管理的重要价值,在全单位内部来开展宣传工作,普遍提升事业单位内部人员对档案的重视,引导他们在档案管理、使用、借阅等过程中注重档案保护。与此同时,事业单位应该成立档案管理监督检查小组,以事业单位一二把手为组长,其他主要负责人为常务副组长,档案管理科室负责人为成员,加强档案管理的监督检查与指导。这种监督检查工作可以采用定期或者不定期的形式,同时辅之以完善的评分标准。若事业单位档案管理部门的工作要求没有符合标准,或者评分相对较低,那么领导小组应该会同档案管理主要负责人共同查找问题根源,共同分析解决思路,共同探究档案管理的新思路。另一方面,人才是档案管理工作稳步推进的关键前提,是档案管理工作取得成效的可靠保证。任何科学先进的管理方法,都离不开人主观能动性的发挥。因此,事业单位还应该注重相关人员素养的培育和提升。档案管理是一项科学且专业的工作,实现档案的开发与利用,实现档案管理电子化进程,离不开专业的档案管理人员。基于此,事业单位必须提高准入门槛,落实常态化、动态化的人才培训方案,切实提升档案管理人员的业务素养。与此同时,事业单位档案管理队伍还应该趋向于年轻化,吸收年轻骨干。

三、积极推动档案管理信息化,全面加强档案开发与利用

在新形势下,事业单位绝不能“穿新鞋走老路”,而应该积极依托于信息技术手段来提升档案管理成效。一方面,事业单位应该积极利用信息技术手段,依托于内部网络化建设来构建完善的档案管理信息网络,将档案的录入、分类、整理、开发利用等统筹结合起来,提升管理人员的信息素养,引导他们提升自身计算机操作水平,通过网络系统来将重要信息及时上传至档案库。同时,为提升档案管理的安全性与保密性,事业单位还需要设置相应的安全防护系统,为内部人员匹配密钥,切实提升他们的安全管理意识以及风险意识。当其他部门人员将重要资料上传至档案数据库后,由档案管理人员实名登录系统来进行处理、分类与保存。另一方面,事业单位在档案管理实践中,还应该全面加强档案的开发与利用。档案管理人员要加强对档案的分类处理,这是档案利用的基础,实现档案利用的价值。与此同时,档案管理人员还应该及时将纸质档案进行数字化处理,尤其是将那些陈年纸质档案整理出来,按照不同的格式等予以数字化处理。此外,积极优化档案开发与利用,事业单位还必须以多种媒介形式来保存档案,如视频档案、音频档案、图片档案等等。

结论

在事业单位的日常管理及运行过程中,科学的档案管理工作具有非常重要的作用。事业单位必须全面创新档案管理思路,积极创新档案管理方法,完善档案管理体系,优化档案管理人员素养,积极推动档案管理的信息化与现代化,切实提升档案管理的整体利用率。