“5G”时代高校学生档案网络化管理创新模式探究

宋佳

摘   要：随着5G时代的到来，信息网络化已经变得越来越高速，人们在生活、工作、学习的过程中通过网络获取信息变得越来越便捷，高校学生档案管理也跟随着时代的要求，不断地改革与发展，高校档案网络化管理已是大势所趋。当前在高校档案管理活动中，仍存在着较多的现实性问题，如档案管理缺乏规范，管理体系不完善，工作人员缺乏网络化管理的知识等。“互联网+”计划的推行，打破了束缚高校档案管理的传统理念，有效促进了高校档案网络化管理进程，为档案网络化管理建设做出了贡献。基于新时代的“5G”环境，分析其对高校档案管理的影响，探讨高校档案网络化管理的必要性和现实问题，重点思考高校档案管理的创新策略。

关键词：“5G”  “互联网+”  高校档案管理  创新策略

中图分类号：G27                                    文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）10（b）-0132-02

学生档案管理是高校辅导员的基本工作之一，也是高校管理水平的重要量度。基于“5G”时代背景，档案工作和网络信息技术结合，为高校档案管理带来了更高的标准和要求。传统的管理模式有许多缺点，有必要及时运用现代信息技术进行改革和完善，以满足档案管理的实际要求。因此，在新时期高校档案管理的必然方向是对档案管理进行创新思维和研究，并在网络环境下对档案管理创新内容进行分析。

1  “5G”环境下高校档案管理工作存在的问题

随着“互联网+”进入“5G”时代，知识、信息和其他资源的流动性得到了极大的提高，伴随着科技进步和人类文明的进步。人们对信息的需求日益强烈，这提出了高校档案管理的更高标准和要求。

1.1 高校档案管理没有严格统一的标准

目前并未形成统一的高校档案管理标准与规范，各高校的档案网络化管理规范、数据库建设标准各行其是、层次不一，难以共建成一个互联互通共享共治的高校档案网络。档案信息网络化的目的不仅要实现电子化，还要实现信息共享与共建。由于没有统一的建设模式和管理标准，导致高校内档案管理封闭，难以发挥高校档案的价值，实现档案信息的共享。

1.2 高校档案管理网络化没有完善的操作模式

目前，多数高校已引进网络化的基础设施，例如，计算机、打印机、扫描仪、档案信息数据库等，但由于缺乏具体的操作模式与管理体系，导致对档案的管理与利用并未实现真正的转变。工作人员把电子版档案信息录入档案信息数据库之后，后续开展的各种操作就不再通过档案信息数据库，文件处理与档案管理依旧是脱节的，档案资源难以实现共享。

1.3 高校档案管理人员缺乏网络化意识与技术素养

档案管理人员是档案网络化的建设者，更是档案网络化进程中的一项重要因素。目前，多数高校管理人才依赖传统模式，相关档案管理方面知识短缺，人员结构设置不合理。许多高校的档案管理工作人员是非专业或临时安置的人员，技术素养薄弱，专业能力不高，对于服务的认知仍旧处于“你查我找”的被动状态，不能适应互联网时代服务方式的改变。此外，部分高校档案工作人员由于缺乏现代信息技术的基本技能，导致无法灵活使用现代化设备与档案信息管理系统，更加不会利用互联网云计算将有用的档案信息资源进行利用与分析。大大阻碍了档案管理模式转型的进程。

2  “5G”环境下高校档案管理网络化的必要性及影响

2.1 必要性

2.1.1 提升学校管理效率与质量的需要

时代的发展进程中，最明显的进步就是效率和质量的不断提高。在高校发展与管理过程中，为维护学生管理过程中的各项工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，促进学校的可持续发展，需要掌握充分的、准确的学生信息作为决策依据。传统的档案信息管理，需要人工查找大量的纸质文件，再逐级递交给学校管理人员，耗时耗力。“互联网+”环境下，利用移动互联网、大数据、云计算等信息技术，为高校档案网络化管理提供了有力的技术支撑。通过运用网络化和数字化手段开发、优化、共享档案信息资源，使得高校档案管理不受时间和空间限制，不仅能够实现档案信息的实时更新，做到及时归档，有利于档案的随时获取和对比，还将有助于顺利开展学校的档案管理工作，并在此基础上提高工作效率，起到事半功倍的作用。

2.1.2 档案收集及时性、完整性的现实需要

作为开展档案管理工作的前提条件，档案收集是档案管理工作的基础环节。随着高校各项事业的蓬勃发展，相应的档案资料也在积累与增加，档案种类繁杂，涉及范围广泛，这给档案收集与归档带来了一定的困难。采取传统的人工方式收集档案，常有档案收集不齐全和滞缓的现象.而且容易出现损毁等情况。基于此，需要改变档案管理模式，建设高校档案管理网络化平台，将信息技术和网络技术融合到管理工作中，提高信息收集的效率和质量，保障档案资源的完整性、全面性知系统性。

2.1.3 面向社会提供档案资源共享的需要

互联网技术和信息技术的普及，使得高校档案的用户也呈现出扩大化的趋势，档案信息服务的对象从校内的教师、学生为主体逐步延伸到社会企业、科研机构和各类社会团体。以往单一、被动的服务模式已经无法适应互联网时代用户的需求，更多的用户希望通过快速、便捷“一站式”的方式获取所需要档案信息。高校档案管理工作有必要破除“以存为土，重存轻用”的管理理念，破除“应答式”的服务方式，破除各部门分头管理、各自为政的传统管理局面，要树立为整个社会服务的意识，将分散的数据资源有效的整合，通過计算机终端和互联网实现档案信息的资源共享。使得用户可以通过客户端，直接、有效地获取其所需的各种档案信息，进而最大程度地实现档案信息资源的共享与利用。

2.2 影响

2.2.1 实现了档案信息检索的便捷化

通过建立高校档案信息网络平台，与各种搜索引擎有效结合，用户可以不受时间和空间的限制在线检索和查询需要的档案信息。同时，在查询各种档案信息时，用户可以使用模糊查询、分类查询、组合查询等方式检索，快速、准确的查询到所需要的档案信息内容。

2.2.2 实现档案服务的高效化

传统纸质档案管理由于采取物理存储的管理方式，其管理与使用模式局限于固定地点与形式，虽然编制了很多检索工具，但当查阅的档案数量较大时，就会耗费很多人力和时间，档案使用效率较低，容易导致人为错误。“互联网+”时代背景下，高校通过构建网络化档案管理平台，用户无论身在何处只要运用信息技术就能查阅和使用档案信息，速度快、效率高。

2.2.3 实现了档案管理模式的现代化

随着数字化技术的不断发展，档案本身逐渐实现了数字化转变，档案管理模式也从传统手工模式转变为数字化管理模式，而数据网络和互联网络的发展又带动了电子档案从单机管理转变为网络化管理，通过构建网络信息系统，实现档案信息一次录入，多途径的利用，达到快速、广泛地为学校和社会服务的目的，推动了档案现代化管理的改革进步，使档案现代化建设进入了一个新的阶段。

3  “5G”环境下高校档案网络化管理的思考

3.1 建立健全档案管理标准

建立健全的标准规范是档案网络化建处的基础和必然条件，是档案信息资源共享的前提。高校档案管理网络化具有很强的科学性，遵循档案信息化建设的相关法律法规，结合中国高校档案管理现状，从档案信息采集、档案信息分类、档案信息存储、档案信息管理、档案信息网络系统、档案信息管理软件等方面综合考虑，制定—套适合高校档案网络化管理的合情、合理、合法的规范化标准。

3.2 加强高校档案管理模式网络化

虽然“互联网+”计划对高校档案网络化管理起到了一定的积极作用，纸质档案等逐步转变为电子档案，但档案信息的管理没有因此实现网络化，高校仍需要强化档案网络化管理的新观念，加强档案管理各个环节和各个层面信息化建设，建立完善的档案信息管理数据库。发挥档案信息管理数据库的优势，实现档案信息的收集、检索和查阅都集成于系统中，省去了很多人工查找时间。所以，不仅要建设档案信息数据库，还要推动平台的建设与开发，使档案信息网络平台成为档案信息服务的窗口。

3.3 培养专业的档案管理团队

档案管理人员业务素质的高低对档案管理向网络化方向转型起着至关重要的作用。为有效地开展高校档案网络化管理进程，高校要树立“人才兴档”的理念，引进和培养具有档案网络化管理能力的复合型人才。档案管理人员不仅要掌握档案业务，还要能够运用计算机网络技术：不仅能够分析和挖掘档案信息数据，还要具备发散思维，善于开拓创新。档案管理人才的成长不仅需要良好的工作氛围，其职业能力的提升更离不开和谐、尊重和鼓励的环境。因此，各高校应根据档案管理工作的特点，制定与时俱进的培训方案和科学有效的激励机制，保障档案管理人员的素质随着时代的发展而不断提高。

3.4 加强高校档案管理的网络安全

传统的高校档案管理中，个人档案或科研档案的查看与获取都是人工操作，查阅过程不仅步骤严格，而且过程繁琐，档案信息处于封闭管理的状态。在“互联网+”计划的推动下，高校的档案信息通过网络平台呈现，档案信息表现出开放性的特点。但是，档案信息对高校是宝贵的资产与财富，特别是特殊学生档案信息，是各高校的管理人员需要重点掌握的，在实际工作中存在的隐患可能随时爆发。所以，在建设互联网的公开档案信息平台的同时，高校档案管理工作人员一定要重点关注网络问题，加强对信息平台网络安全的管理。

4  结语

高校档案实现网络化管理是高校现代化进程的关键步骤，具有十分重要的意义。在“互联网+”技术背景下，高校档案工作需要不断改革创新，加速实现档案的网络化管理。高校档案管理工作者应树立档案网络化管理观念，加强自身专业素质，确保网络管理安全，充分整合和调动各个方面的资源，结合实践不断完善、創新档案网络化管理模式，推动高校档案网络化管理事业有序发展。

参考文献

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