机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究

周远波

山东省五莲县农业机械化推广服务中心 山东 五莲 262300

引言：在公共服务机构的各种日常工作和活动中，大量的工作人员档案不断地产生，包括所有管理人员和雇员的基本情况，教育程度，职业技能，业务水平，奖励和惩罚等等都在档案中被一一记录，这些档案信息的重要性是毋庸置疑的，它可以成为公共服务机构选人用人的参考依据之一，为人才的选任提供准确、真实的数据信息，并促进单位所有工作的高效开展。 在这方面，公共服务机构应充分认识到人员档案信息的重要意义，在人事档案的管理环节，积极引入新技术、新设备和新的管理方式，有效提高人事档案管理的效率，对于人事档案做到物尽其用，为机构人才的培养和选拔提供可靠的数据和资料的支撑。

1 人事档案信息化存在的优势

1.1 引进先进理念

在公共服务机构和政府机构的人事档案管理工作中，有必要以为实际需要为出发点，以档案的管理为核心，公共服务机构和政府机构的人事档案的管理水平与负责此项工作的工作人员的管理能力和专业素质直接挂钩。因此，在当前公共服务机构和政府机构的人事档案管理的工作中，档案管理的工作人员需要转变传统的档案管理模式，全面提升人事档案管理的效率。科学技术的不断革新，带来了很多技术上和设备上的新突破，这也要求人事档案的管理工作人员不仅要有专业扎实的档案管理技能，还要掌握最先进的人事档案的管理理念和管理方法，同时还要具备良好的职业修养和责任心。只有这样，我们才能更好地满足公共服务机构和政府机构对于人事档案管理工作的需要。

1.2 增强档案信息化管理的安全意识

电子信息技术在公共服务机构和政府机构的人事档案管理中引入后，人事档案管理的效率和水平得到很大的提升，人事档案的全面性、准确性和及时更新性得到了明显的改善，具备更好地开发和使用的潜能。但是，随着人事档案内容的丰富，在使用个人档案调取相关个人信息时，缺乏必要的保密意识导致人事档案的信息泄露事件时有发生。由于存储设备的不稳定，很容易造成源文件的损坏，这将严重影响人事档案的信息安全性。因此，在公共服务机构和政府机构的人事档案管理工作中，一定要做好档案信息的安全保护工作。充分利用档案管理系统内预设的加密功能，对特定的区分了档案信息保密级别的数据库，做出不同的保密安全防护，及时查找系统漏洞，并进行修补和杀毒，确保人员档案信息的安全。

1.3 完善人事档案信息化管理的规范和制度

为了完善人事档案管理的规章制度，提高人事档案的管理水平，有必要根据公共服务机构和政府机构的实际情况，建立人事档案信息管理系统的一套标准先进的管理制度，并且不断地结合档案管理工作遇到的一些问题，及时对档案管理的规章制度进行完善和更新。在从工作人员进行档案中各项信息的收集时，应实施监督制度，始终遵守档案管理相关的制度和法规，特别是在机要部门的档案管理工作中，做好档案信息的收集工作，然后进行归纳和整理，以尽可能的做到人事档案把各个方面的信息都囊括进来。

2 事业单位人事档案信息化管理的问题

2.1 软硬件基础设施不全

由于不同的单位部门对人事档案信息的要求有所不同，大多数单位在人事档案管理的系统开发环节，基本都是采取购买社会服务的形式，打包给社会的一些计算机系统服务商。由于各地、各部门的人事档案信息管理系统都是相对独立的，这就会妨碍管理系统之间的交互， 开发通用和标准化的人事档案管理软件在当今看来还比较困难。

2.2 标准不统一，管理方式落后

为了提高公共服务机构和政府机构的人事档案的信息管理工作，有必要明确日常档案管理工作的制度和规范。 但是，根据目前各个单位对人事档案管理工作的实际情况，每个单位大多只考虑自己本单位对档案信息的实际需要，导致了人事档案管理工作的规则和标准有很大的偏差，一个没有统一标准的档案管理工作，导致了不同地区、不同部门的人事档案之间不能进行互联互通，信息共享。这很大程度上降低了现代化的人事档案管理工作的发展水平。

2.3 人事档案利用率不高

人事档案管理的主要目的是利用，将全面真实的人事信息提供给人事部门，便于制定科学合理的人事决策。从现阶段档案管理工作来看，人事档案服务开发意识不强，如此一来，不能真正发挥出人事档案的作用。

2.4 人事档案管理人员素质不高

随着计算机技术和信息化技术的飞速发展，在这个信息时代的大背景下，人事档案管理工作的信息化建设，对人事档案信息管理人员的能力和水平提出了更严格的要求。人事档案信息的管理人员不仅要具备较高的人事档案的管理水平，还要具备信息化时代人事档案文件管理的电子化知识。熟练运用互联网技术，然而公共服务机构和政府机构仍然缺乏高水平、高技能的专业性的人事档案管理工作人员，缺乏足够的专业能力，包括技术和管理在内的综合人才非常稀缺。

3 加强机关事业单位人事档案信息化管理策略

3.1 加强重视、完善管理

公共服务机构和政府机构应充分了解人事档案管理工作中，应用现代化的信息技术的重要性，逐步推动人事档案管理系统的信息化建设，并提供足够的专项资金，使其在现有软硬件水平的基础上，得到升级和开发，以确保人事档案的管理工作可以提升效率。另外，还要努力使得人事档案信息管理更高效率和更加简便[5]。

3.2 构建完善的人事档案信息化管理制度

这要求业务单位高效率的管理人事档案，做好信息管理工作，改善档案管理系统的应用流程，加强对人事档案系统信息化建设的支持，规范人事档案的收集和存档，以及使用和借阅。并建立完整的内部控制系统和相应人员责任的编制系统，以确保人事档案管理和使用的安全性和可靠性。

3.3 提高档案信息化管理安全性

人事档案涉及到个人方方面面的信息，在信息安全越来越受到人们重视的当今社会。档案信息的管理工作务必要注重保障档案信息的安全不受侵害，确保档案信息系统不存在安全漏洞，不会被黑客攻击导致个人档案的信息外泄。档案的管理工作人员必须要对人事档案的存储系统做定期的维护和更新，保障档案信息化管理系统的安全性和可靠性。

3.4 提升人事档案管理人员综合素质

对于人事档案的管理来说，最重要的决定性因素就是档案管理工作的专门负责人，他们的人事档案管理技能和先进的管理模式以及管理手段，将会直接决定档案管理工作能否高效、高质量的展开。因此，需要特别注重人事档案管理人才的选聘，注重它们的专业素质和专业技能，并在日常的管理工作之外，加强对他们的培训学习支持，确保人事档案的管理工作人员可以接触到最为先进的额人事档案管理模式，并且通过学习，把这种管理模式应用到日常的工作中来。提升人事档案管理的质量和效率。

4 结语

总之，公共服务机构加强人事档案中的信息管理非常重要，可以提高工作效率，更好地发挥档案的作用。公共服务机构要完善各种管理制度，档案管理人员还应主动学习，运用先进的信息技术，为公共服务机构的人事档案的发展创造有利条件。