浅论城乡居民养老保险业务档案管理的完善

连彦燕

摘 要：随着社会保障体系的不断优化与完善，人们的生活质量也在不断提升，养老保险开始成为人们关注的焦点保障内容之一。在全面建设和谐小康社会的今天，探究城乡居民养老保险业务档案管理工作的完善化发展措施有着极为重要的现实意义。本文通过了解完善新时代背景下城乡居民养老保险业务档案管理的重要性，分析工作过程中存在的问题，着重探究解决问题的措施，以供参考。

关键词：城乡居民 养老保险 业务档案管理 完善措施

城乡居民的养老保险会直接关系到大部分居民的切身利益，养老保险制度还能解决部分生活困难居民的生存问题。重视城乡居民养老保险业务档案管理工作质量的提升，能有效促进养老保险机制的正常运行，也能为社会保障体系的建设奠定坚实基础，维护人民群众的切身利益。在当下信息化社会环境之中，传统的档案管理方式已经无法满足城乡居民养老保险业务档案的管理需求，因此，只有不断促进其管理工作的信息化建设，拉动其工作方式，紧跟时代的脚步不断发展，才能真正保障养老保险档案管理工作质量与效率的不断提升。

一、完善城乡居民养老保险业务档案管理的重要性

自改革开放之后，我国经济水平随着开放程度不断提升，人们的生活质量也在不断提升。因此，各个地区也开始逐步重视城乡居民工作，不断完善档案管理工作，以期能够为当地的社会保障工作带来发展与进步的推动力。根据档案的内容可以了解参保群体养老保险工作账户的变化，能够为其未来的工作提供更为完善的工作信息，能有效保障其关键功能。因此，本地区必须重视养老保险业务档案管理工作的创新与发展，打破传统管理理念带来的桎梏，使其能够真正符合现代化社会的发展需求。一个地区的养老保险业务档案管理工作水平会直接影响到这个地区相关机构的办事能力，还会直接体现社会保险经办部门的资源配置情况。因此，从宏观的角度对该问题进行分析，促进养老保险业务档案管理的科学化、规范化、法制化、合理化，能有效促进经办机构的工作效率、工作质量、核心竞争力不断提升。尤其是在当下信息化社会环境之中，促进养老保险业务档案管理的调整与优化，能使其更好地顺应时代发展趋势，对社会的和谐稳定与维护人民切身利益具有极为重要的现实意义。

二、城乡居民养老保险业务档案管理过程中存在的问题

（一）重视了参保率，怱视了档案管理工作

作为一项惠民工程，各个地区的政府部门会将参保情况记入到绩效考评的范围之内。城乡居民养老保险参保主体在各乡镇人民政府，乡镇政府极为重视该项政策的落实，重视城乡居民的参保率，但怱视了养老保险档案的收集、归档，导致参保材料未能及时收集整理，归档不规范。此外，作为养老保险参保工作的最基层的村组一级，各村组代办人员对养老档案的重视程度也将直接影响参保档案的完整性和可利用性。在使用纸质档案进行记录过程中，部分村镇储存档案的手段较为简单，会直接使用纸箱进行存放，未能完成防潮、防虫等防护措施，导致档案存放过程中可能受到损害，无法准确了解上面记录的信息。部分农村人群知识文化水平较低，只能由村镇的工作人员帮忙完成档案的书写，完成过程中可能存在信息错误、信息疏漏等问题。

（二）工作机制不健全，档案管理不规范

奇臺县2009年启动新型农村养老保险，2010年启动城镇居民养老保险，2015年两个险种合并为城乡居民养老保险，截至目前，每年有5万余参保群众。由于养老保险制度的变革，机构的合并，在档案移交、接管中，县级层面养老保险档案收集不全，整理不规范。部分养老档案在储藏过程中可能会出现遗失、混乱情况，还有部分养老档案上记录的信息内容较为混乱，存在不足，导致整个档案无法有效发挥作用，无法提供准确数据与信息。而各乡镇城乡居民养老保险参保档案如参保协议等未规范管理，无专人管理，档案丢失、破损问题普遍存在。2016年起，该县社会保险费征缴实行全程电子化代扣后，城乡居民票据档案被协议档案所替代，但档案不规范管理的问题仍旧存在。

（三）信息传递环节多，档案管理责任不明确

城乡居民养老保险业务档案管理实际工作过程中，尤其是在收集相关信息时涉及的中间环节较多，从参加养老保险的人民群众→村委会/居委会→乡镇养老专干→奇台县社会保险管理局，任何一个环节出现问题，都有可能影响到后续的档案收集工作质量，也会影响到整理的具体内容。工作人员在进行工作过程中，由于自身的专业素质较低，无法满足城市居民养老保险业务档案管理工作实际需求，再加上相关部门对于工作流程的设置不够完善，导致整个档案管理责任不够明确，工作人员无法清晰了解自己需要完成的内容，严重拖累整个档案管理工作的效率与质量。除此之外，业务部门内部硬件设施建设存在缺陷，也会严重影响整个工作信息的传递，导致档案管理工作存在缺陷。

三、完善城乡居民养老保险业务档案管理工作的具体措施

（一）提高工作重视程度

城乡居民养老保险业务档案管理工作是我国社会保障制度中包含的工作内容之一，能有效促进社会的和谐与发展。作为一项政策性、专业性的工作内容，经办机构管理的档案内容是参保人参加保险项目、享受养老保险待遇的重要凭证内容。养老保险业务档案管理工作的质量与水平会直接影响到参与保险工作人群能够享受的相关优惠政策，与人民群众的切身利益息息相关，也会对人们参与养老保险的积极性产生影响。因此，各级政府和相关部门在确保参保率的同时，必须要认识到档案管理工作的重要性，自上至下地提高工作重视程度，不断提升工作人员的责任感与使命感。建立有效的工作机制，明确各个环节档案管理的重点，明确责任，才能确保档案的完整性、规范性，才能从根本上提升档案管理的工作质量与效率。

（二）实现档案信息化管理

目前，我县的养老保险业务档案的管理仍选择手工操作的方式完成，在后期档案查询过程中会耗费较多的时间与精力，在统计数据的过程中也会较为困难，甚至会出现不准确的情况。因此，档案管理信息化技术的应用迫在眉睫，充分发挥现代化科学技术手段的作用促进养老保险业务档案管理工作质量不断提升，逐步实现档案管理信息资源的共享与整合，使养老保险业务档案管理工作更为便捷。利用科技的力量确保每一个参保单位、参保个人都能够利用信息平台查询相关档案信息，在群众的监督下不断提升工作质量，为社会保障体系的建设奠定坚实基础。

（三）加大档案管理财政投入

各级社保经办机构需要积极向县政府相关部门申请档案管理的运作资金，而县政府也需要将该工作中涉及的经费支出纳入财政预算之中，保证拥有足够的经费投入到养老保险业务档案管理工作之中。这些经费一方面需要为各社保经办机构购置档案管理需要的硬件设备;另一方面则是为提高工作人员的工作效率，使其工作积极性得到不断提升。例如，为档案管理工作安装除湿机、密集柜、电脑、灭火器、档案盒等安全设备以及信息化硬件设备，能够在完成档案管理工作过程中保证防潮、防虫、防尘、防火等。

（四）提高工作人员综合素质

应当根据工作实际情况定期对从事档案管理工作人员进行培训，邀请专业人士参与到培训过程中。同时，还应当重视与其他县的档案管理工作交流，使档案管理工作人员之间能互相交流工作心得与工作经验，全面提升工作人员的管理水平，学会取长补短、查漏补缺。目前，奇台县社会保险管理局会及时组织档案管理人员到州级跟班，按时参加州、县级举办的档案业务培训，利用学习与培训的机会提升档案管理工作人员的政策水平与业务能力。

（五）健全档案管理机制

奇台县社会保险管理局参与养老保险的居民数量较多，养老保险业务档案数量较大，工作的环节较为复杂，要实现科学归档充满困难。在归档过程中，必须建立从村→乡、镇→县的三级档案收集平台，明确各级经办机构及部门需要负责的工作内容，促进各层次的完善化发展，保证有足够的工作人员参与到此项工作之中。在今后的工作中，要求各乡镇重视城乡居民养老保险参保档案管理工作，增强养老专干的责任意识，负责城乡居民养老保险业务档案的收集、整理、分类与归档。同时，要增强各个村委会的档案管理意识，及时收集相关档案，确保档案的完整性。

（六）发挥多元化缴费方式作用

税费改革后，奇台县社会保险城乡养老的征缴全部由本地区的税务部门负责。随着科学技術的进步，税务部门开始积极将信息技术应用在缴费上，实行了多元化的征缴方式，常见的方式有电子化代扣、手机APP、pos机等，为民众提供更为便捷的缴费方式，能有效解决民众缴费不便的情况。在多元化的征收模式下，社会保险管理局需要及时根据后台记录的信息内容对缴费人群以及办理养老保险人群进行辨别，并及时将信息转达到更多各辖区的管理工作人员手上，使其能及时上门完成信息登记，保证信息的准确性与及时性，为日后参保档案的查询提供最基础、最精准的资料。

四、结语

随着参保人数不断增多，城乡居民养老保险业务档案管理工作也成为当下影响养老保险事业发展的重要因素。本文对本地区的养老保险档案管理工作情况进行详细分析之后，发现其中仍存在如下问题：重视参保人员数量，忽视档案管理工作;工作机制不健全，档案管理不规范;信息传递环节多，档案管理责任不明确。若想有效解决上述问题，全面提升本地区城乡居民养老保险业务档案管理工作质量，本地区档案管理部门必须提高工作重视程度，结合信息化技术，加大档案管理财政投入，提高工作人员综合素质，健全档案管理机制。只有这样，才能充分发挥信息化技术的作用，为本地区养老保险信息化管理奠定坚实基础，有利于提高档案管理信息化水平，为养老保险事业的进步与发展带来强大的促进力，更好地落实为人民服务政策。

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