论网络环境下高校档案馆个性化信息服务

王晓鸥

（长春工业大学，吉林 长春 130000）

近些年来，随着国家社会经济的不断发展，互联网科学信息技术也在不断进步和发展。当前，在社会上的众多领域和角落均在广泛的运用互联网，可以说，互联网已经走进了千家万户，互联网已经实现了全球化的普及。在互联网迅速普及和发展的前提和背景下，高校在档案管理方面也逐步实现了现代化和信息化，所有学生的档案都已经从纸质化逐步过渡到了电子化档案。目前，高校的档案管理个性化信息服务功能也在逐渐运用开来，通过结合不同的用户需求来运用不同的网络服务方法，提供不同的信息资源来实现用户的信息需求。高校的档案馆个性化信息服务不是一项简单的工作，而是必须经过不断实践、分析和总结，逐步探索出符合高校自身发展的个性化信息服务模式，推动高校档案管理工作更加高效、有序的进行。

一、网络环境下高校档案馆个性化信息服务的重要意义

传统档案管理都是纸质化，管理流程不仅繁琐，工作量还比较大。现如今，随着社会经济的不断发展，网络信息技术的发展速度和发展水平也在不断提高。高校的档案管理也越发信息化和智能化。现在高校的档案不仅有纸质档案，同时也会有电子档案，这样能够大大的提升高校档案管理的效率和水平，促进高校更加高效、可持续发展。在网络环境下高校档案馆个性化信息服务能够大大的提升高校档案管理的质量，并能够做好档案管理的保密工作，实现档案管理信息化和智能化。此外，在互联网科技不断发展的环境和背景下，高校档案馆开展个性化信息服务，能够将保密性很强的档案进行更加科学、合理的管理，同时也能够更好的优化档案使用途径，规范档案的管理流程，塑造舒适的档案馆环境，为档案信息使用者提供更加人性化的服务和管理，从而促进高校档案管理工作更加高效的进行，促进整个高校能够更加健康、可持续发展。

二、高校档案管理现状分析

由于高校的档案都具有一定的保密性，档案管理人员的管理观念和方法存在局限，制约了高校档案管理效率和质量的提升。高校档案馆的管理人员必须要认清这一管理现状，并详细的了解和掌握个性化信息服务的概念及内涵，从而开展更加科学、有效的个性化信息服务工作。

（一）档案管理观念守旧，服务不周

众所周知，档案都具有一定的保密性。因而高校的档案也是如此，保密性也非常强。正是因为档案的保密性，高校的档案管理人员对于档案管理的观念非常守旧，过分重视对档案的管理，而对于查询和咨询的档案使用者服务并不周到，服务态度并不好，这使得高校的档案管理工作水平得不到更好的提升。

（二）高校档案管理人员的信息化水平和专业能力不足

当前，很多高校在进行档案管理方面，即使运用了计算机互联网技术，但是也并没有充分的将信息化作用和价值发挥出来。与此同时，很多高校的档案管理人员的都是一些兼职的行政人员，他们很多对于网络计算机技术运用的并不熟练，不能够有效的运用互联网技术来实现对用户的信息化服务。此外，高校的档案管理人员对于档案管理的内容和流程并不熟悉，不能够有效的运用信息化技术来实现全面的档案管理，促进档案管理更加流程化和标准化，提升高校档案管理的效率和质量。

（三）高校档案管理流程并不规范

近些年来，随着互联网信息技术的不断发展，很多高校的档案管理方面已经逐渐实现了信息化和智能化。但是在运用互联网技术来进行高校的档案馆管理工作时，高校缺乏比较完善的档案管理流程，高校对于档案馆的管理工作也没有予以足够的重视，没有合理、科学的规范高校的档案管理流程，这不利于高校档案馆的管理工作正常、有序的开展，也不利于高校整体运营效果和质量的提高。

（四）档案管理制度不健全

很多高校在档案管理方面缺乏健全的制度和流程，一些档案的管理与归类比较杂乱，档案使用人员对于所需的档案资料寻找起来比较困难，很难快速的得到自己想要的信息，浪费了很多的时间、人力和物力。与此同时，很多高校在档案管理制度建设中，并没有将个性化信息服务融合到现有的档案管理机制中，缺乏对档案管理的信息化和网络化建设，没有更好地实现个性化信息服务的功能。

三、网络环境下高校档案馆个性化信息服务方略探究

高校的档案馆是存放重要档案的基地和场所，且所有档案都具有不同程度的保密性。而随着科学信息技术的不断发展，互联网在高校中的运用范围也越来越广泛。传统而档案管理模式多是以纸质化为主，在管理上存在很多的局限和难度，查找起来会费时费力。而通过运用互联网技术来实现高校档案馆的个性化信息服务，能够有效的提升高校档案馆的工作效率和服务水平，能够为每个档案使用者提供更好的服务。

（一）高校档案馆个性化信息服务管理观念的创新

高校为了能够更好的提升档案馆的个性化信息服务，档案馆的管理人员必须要创新人性化的管理观念，将片面的档案馆价值取向进行转变，逐步重视服务理念的创新，鼓励和引导档案馆管理人员要亲切、热情的服务好每一位档案使用者，包括学生在内。师生之间以及档案馆管理人员与学生之间的地位是平等的，如果学生想对自己的学籍信息进行了解，那么高校的档案馆管理人员必须要对学生们进行热情的服务和指导。与此同时，高校档案馆管理人员必须要做好档案馆环境的优化工作，并充分的运用信息化技术来做好档案管理服务。

（二）提高高校档案馆管理人员的专业素养和技术水平

在网络环境下，高校档案馆的管理人员必须要不断完善和提升自身的管理能力和专业素质。而高校档案馆在个性化信息服务时，首先要提升档案馆管理人员的服务意识、技术水平、素质能力以及管理水平等。同时高校要设置单独的档案管理岗位，明确好档案管理职责，职权分工要清晰明确，并做好档案管理人员的定期培训工作，将个性化信息服务的内容全面性的培训给档案馆管理人员，使得档案馆管理人员能够具备全面的个性化信息服务意识，提升个性化信息服务能力，使得高校档案馆管理人员更好的运用互联网信息技术来做好档案管理服务，提高档案馆个性化信息服务的质量和效果。

（三）规范高校档案馆个性化信息服务的整个流程

在网络环境下，高校档案馆要想更好的实现个性化信息服务，就要充分的运用互联网信息技术，全面的监督和管理档案馆中的所有档案，从入档开始一直到档案的永久封存，在这整个过程中实现全面的管理。这就要求高校档案馆的管理人员要具备专业的信息化技术，并能够熟练地掌握和运用信息化技术来规范档案馆的管理流程，进而为档案使用者提供更加幼稚的个性化信息服务，能够更加快捷、高效的将档案使用者所需的信息迅速的调出来，将最全面、最优质的结果给到档案使用者，从而大大的节约了档案使用者的时间，还能够让档案使用人员获得更加舒心的服务，赢得了良好的口碑和信誉，促进高校档案馆管理工作效率和质量的有效提升。

（四）统一规划网络环境下的档案馆个性化信息服务工作

对于高校档案馆的个性化信息服务工作，高校要将负责档案的采集、接受与整理等工作进行信息化管理，建立比较全面的电子目录，这样在寻找档案时更好的实现查找的目标，使得高校档案个性化信息服务工作更好地开展。

（五）重视培养管理人员的服务意识和能力

高校必须要全面的重视档案馆的个性化信息服务工作，培养档案馆管理人员的专业服务意识和服务能力，结合档案信息使用者的具体标准和要求来整合和运用各种个性化信息资源，将最优质的服务提供给档案使用人员。与此同时，在档案馆个性化信息服务的前提和背景下，高校的档案管理人员要重视自身服务意识和能力的提高，要主动树立良好的服务理念，积极的做好任何人的档案个性化信息服务工作，这样才能够为高校档案馆个性化信息服务奠定良好的基础。

（六）健全和完善高校档案馆管理制度

高校为了能够更好的实现档案馆的个性化信息服务功能，高校必须要健全和完善档案馆的管理制度，充分的认知高校档案馆管理的现状，并结合高校目前档案馆管理的现实情况来更好地调整个性化信息服务工作，为档案馆的信息化管理工作提供良好的制度保障。与此同时，高校在建全和完善档案管理制度时，要坚持适时性原则和统一性原则，规范档案馆的信息化管理工作流程、标准和方式，将档案馆的管理内容与互联网信息化技术充分的融合起来，从而制定出一套更加切实可行的档案馆管理机制，推动高校档案馆的个性化信息服务质量和水平的有提升。

高校必须要健全和完善档案馆的个性化信息服务制度，并定期开展专业化培训工作，不断培训档案馆的管理人员，提升他们的工作能力和信息化技术的运用能力，使得个性化信息服务更好的得到落实。与此同时，高校的档案馆管理人员自身也要重视管理理念与方式的改革和创新，重视“以人为本”的服务理念，既要保证档案数据信息的可靠性和保密性，同时也要做好档案信息使用人员的保护工作，提高了档案信息资源的利用率，促进网络环境下高校档案馆个性化信息服务效率的有效提高。