整合优化编目加工流程构建高效图书批量验收系统

史启明，李小青，张 馨，何康宁

（西安石油大学，陕西 西安 710065）

0 引言

图书验收工作是高校图书馆图书采访工作中一项基本业务，图书验收目的首先是确定收到的图书可接受或不可接受,不接受就退书，其次是对接受图书的资产账目核对付款。目前图书验收工作包扣手工验收（以下简称手验）和计算机验收（以下简称机验）的2个阶段。手验阶段的目标是核对到馆新书的实体与书商配送清单中书名、册数、价格是否一致,是否缺页、污损或与馆藏原则是否相符等情况,对不合要求的图书在清单上做退书标记［1］；机验阶段的目标是利用图书馆管理系统自带的验收管理模块的软件将图书的财产号、价格信息录入管理系统［1］。

目前高校大都采用以下验收流程：①人工核对图书与书单，将图书供应商（以下简称 “书商”）送来的图书拆包，依据书商的发货单核对每一种图书，以检查实际到馆图书的物理特征是否完好、题名和复本数是否一致，有问题的图书提交采访人员处理［2］；②用采集器扫描收录到货图书信息，以检查该书是否在订单之列，对于不在订单之列图书提交采访人员判断是否入藏；③图书信息数据的核查，将认定适合馆藏图书逐一录入图书馆的编目系统，进行馆藏编目和检查图书信息数据是否符合专业分编准则；④图书资产核查对账，将编目后图书批量加登录号，并整理各种对账细目，主要是判断图书种类、册数、总码洋与验收金额之间的误差与所记录的异常情况是否一致［3］。

目前验收流程缺陷主要是手工验收阶段速度有限，对每本图书经过3次重复性数据输入，以我校每年为例验收近3万种图书的工作量变成了验收近10万册，无疑增加了采访人员的验收图书的工作量［2］。

我们依据图书验收目的优化我馆图书采编工作流程，提出图书验收工作实质就是对新书实施核对书商的发货单、本馆的订单和到馆图书数据中ISBN、分类号、题名、著者、出版社、出版时间、册数、单价、总码洋等9项数据。将书商的发货单数据、本馆的订单数据和到馆图书数据同时匹配比对，验收人员一次完成图书的所有验收数据的核实，从而实现快速便捷的验收工作［2］。

1 优化整合的图书验收工作流程

预验收：将预定书目数据和书商按包号顺序的配送明细数据进行比对匹配，生成预验收合格包号标记、预验收不合格包号标记等信息。主要核对出书商到书情况和预订书目的异同。

人工验收：确认书商到馆图书总件数是否与书商送货清单一致，对预验收合格的拆包，核查图书物理特征（如书籍缺失和损坏问题）是否符合标准，并将人工验收合格的图书聚类清点图书种类数目和复本数目，抽出样书标记副本数聚类堆放，人工核对不合格包。

到馆新书数据获取：抽出样书移送编目，编目人员再次核查确认到货图书是否符合馆藏要求，对符合馆藏要求图书进行逐一录入编目处理，形成编目数据，按照比对匹配系统要求提取编目数据形成到馆新书excel数据。

关联比对验收：对书商配送新书数据、预定书目数据、到馆新书数据进行匹配比对完成关联验收，核查到馆新书数据与预定新书数据、书商配送新书数据是否存在差异，核查不匹配的数据，为后续报帐目和统计准备数据。

2 高效图书批量比对验收系统的工作流程

将以Excel97-2003格式存储的本馆预订数据、书商配书数据和实际到馆图书数据导入excel比对验收系统，系统对导入的数据进行批量匹配比对验收。匹配后产生5种情况，一是三者比对ISBN、价格、册数数据全匹配；二是预订数据、配书数据和编目数据中ISBN完全匹配但某一项不一致的数据（如册数，价格），进入核查清单，对这些书与书商进行核查，多余复本择选择入馆或退回；三是ISBN不完全匹配，预订数据中有，配书数据和编目数据中无，即未配书书目数据，形成未配书目清单，做为后续书商供货能力的评价的依据；四是ISBN在预订数据中没有，配书数据和编目数据中有，形成未预订书目清单，对这些书进行再次人工遴选，可以选择入馆或退回；五是ISBN在预订数据和配书数据中无，编目数据中有，形成误配书目清单，对这些书进行再次人工选择过程，可以选择入馆或退回［4］。

3 高效图书批量比对验收系统的功能设计模型

批量比对验收系统分为数据导入、数据删除、批量比对验收，统计数据输出4个模块，具体功能如图 1

图1 功能设计模型

数据导入模块：在这一模块下，将本馆预订数据、书商配书数据和编目数据按对应书商名字，以excel 格式导入。导入的数据格式包括ISBN、分类号、题名、著者、出版社、出版时间、册数、单价、总码洋等9个常用的验收字段［4］。

数据删除模块：删除误导入数据。

批量比对验收模块： 数据导入以后，选择比对数据源和选定比对条件，然后点击比对按钮开始，完成数据匹配比对工作，具有显示批量检索正确数据和不正确数据、未预订数据功能。

统计数据输出模块：生成验收合格标记、不合格标记等信息，按批次输出核实验收书目清单、核准退书清单、未配书目清单，每种清单都可以统计种数、册数和总金额［4］。

4 高效图书批量比对验收系统对我馆2017年度采访中文图书验收应用效果

本系统支持的运行环境：操作系统windows2000/wondows XP/windows；数据库管理系统SQL Server2000 开发语言Delphi7.0，支持导出excel格式数据。

利用高效图书批量比对验收系统完成我馆2017年度采访中文图书验收，首先需要获取以下数据：1）要求馆配书商配送图书时同时发送与纸质配送清单一致的以Excel97-2003格式存储的电子配送清单，做为书商配送表；2）从本馆采访订购系统导出以Excel97-2003格式存储的订单数据，做为订购表；3）从编目系统导出编目数据导出以Excel97-2003格式存储的实际到馆图书资产数据，做为实际到馆图书表。

利用系统导入模块导入比对数据，如图2所示，选择要验收书商的对应的配送数据表，本馆发给书商的采访订购数据表、书商实际到馆图书资产数据表和比对条件，点击核对按钮开始验收核对。系统自动进行详细对比，系统自动标记匹配比对结果。如图3所示

图2 比对数据

打开验收核对界面选择比对数据表和比对条件，然后点击比对按钮开始核对。

图3 匹配比对结果

5 结语

本系统已经应用于西安石油大学图书馆实际验收工作中，该系统实现了对预订数据、书商的配书数据和到馆实际图书数据的智能化批量比对处理，具有自动检测所比对ISBN 号，书名，册数，价格等数据的异同功能，减少了验收人员重复性劳动，缩短了验收核对的工作时间，从而提高了工作效率和准确性优势体现在。与目前的高校图书馆使用的图书验收系统相比，改进后的图书验收系统更能适合实际工作需要，减轻采访人员工作量，提高了验收准效率。该系统还存在如对配送清单批次、验收批次记录的管理完善。