办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性分析

刘爽

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了显著的改善，相应的需求也有所增加，档案需求就是其中的一种，这就对于有关档案管理工作提出了更高的要求。尤其在办公自动化的环境下，做好档案管理工作尤为关键。但是在实际管理的过程中，还是会存在一些问题，这些问题的出现极不利于办公自动化环境下档案管理工作的顺利开展，所以，如何加强其档案管理就成为了人们关心的问题，针对档案办公自动化管理的可行性就有必要进行分析。

关键词：办公自动化环境；档案管理；必要性

办公自动化环境下档案管理是值得人们进行深入探究的，因为这关系着办公自动化环境下档案管理水平，同时对于企业以及各个机构的发展都具有深远的影响。只有加强对于办公自动化环境下档案管理的研究，才能帮助人们更为深入的了解其中的知识以及管理要点，进而更好的实现档案管理水平的提高。因此，这就要求有关方面能够提高对于办公自动化环境下档案管理的认识以及重视程度，针对其中的问题也要积极的采取有效的措施。

1 档案办公自动化管理的必要性

办公自动化环境下档案管理工作的开展具有重要的意义，只有做好办公自动化环境下档案管理工作，才能有助于档案办公自动化管理视屏的提高，进而更好的推进档案管理工作的顺利开展，尽量避免出现一些不必要的问题，更好的加强档案办公自动化管理，满足实际档案工作的要求，为人们提供有效的参考以及决策。由此可见，加强档案办公自动化管理具有一定的必要性。

1.1 提高档案管理工作的安全度

通过加强办公自动化环境下的档案管理，有助于进一步提高档案管理工作的安全度，众所周知，保证其资料的安全是档案管理工作中的重要内容，而且事实上，档案资料本身也容易受到所终因素的影响而遭到破损、丢失等。比如，纸质档案就容易受到空气湿度以及自然灾害等方面的影响，进而产生腐蚀、破损等现象，这就严重缩短了纸质档案的使用寿命，档案资料中的价值也就不能完全得到发挥。而针对电子档案而言，就可以较为便捷的进行资料的保存，同时保存时间也较长，能够更好的满足档案管理的要求，在这种办公自动化环境下，能够有效的避免档案破坏、遗失等安全问题的出现。

1.2 提升档案管理工作的效率

办公自动化环境下档案管理不仅仅能够加强资料安全上的保障，同时也可以进一步提高档案管理的工作效率，保证档案管理的质量。因为办公自动化环境下档案管理工作融合了多种先进的信息技术，使得档案管理工作与信息技术高度进行结合，管理人员只需及时进行归纳与整理，就能变为电子档案，而且到后期利用的时候，查阅以及浏览也比较便捷，资料也具有真实全面性，所以能够提高档案资源的利用率，大大的提高了档案管理工作的实际效率，使得办公自动化的程度也有所提高。

2 档案办公自动化中的问题

办公自动化环境下档案管理工作的开展并不是一帆风顺的，往往会存在一些问题，这就要求有关方面能够结合实际情况进行综合分析，以深入探究这些问题，为后续加强其档案办公自动化管理提供有效的参考。具体而言，这些问题主要有以下几点。

2.1 自动化管理制度的不科学

在办公自动化环境下档案管理工作开展过程中，常常存在一些不足之处，自动化管理制度的不科学就是其中之一，这类问题主要是由于我国的档案信息化水平不够成熟造成的，一些企业以及机构的软硬件设施都不齐全，自动化系统不完善，而且相关的机制也有所欠缺，这就严重制约了办公自动化的建设与发展，难以取得良好的档案办公自动化管理效果，这就需要有关当面加以注意。

2.2 办公自动化系统不完善

办公自动化系统不完善也是其中的问题之一，由于办公自动化系统的不完善，该管理系统就很难发挥出其应有的作用，所以档案自动化管理水平就比较低下，難以真正满足人们的档案需求。而这与资金供给不足有着极大的关系，一些管理者比较忽视这部分的建设，在此环节中的资金投入就较少，从而导致一些设备以及设施的不齐，技术也难以得到合理的应用，这就不利于办公自动化系统的良好运行，使得档案管理水平也一直得不到有效的提高。

2.3 档案管理信息化的专业人才不足

除了以上问题外，在档案管理信息化专业人才方面也有所欠缺，事实上，任何工作的建设都不能缺少相关的人才，人才是基本的要素和动力，保证人才的素质以及能力过关是基本的要求。而在办公自动化环境下档案管理工作过程中，同样也需要引进先进的人才，重视人才的任用与培养。但是在实际的管理过程中，信息化专业方面的人才就比较欠缺，一些管理者对于档案管理的基础知识以及技能都缺乏掌握，这就严重制约了档案办公自动化管理的水平。

3 提高办公室自动化环境下档案管理可行性举措

3.1 制定规范的管理标准

档案管理的有关工作流程包含了归纳整合、搜集、保存、编排、统计以及检索等等步骤，保证其规范性尤为关键。首先，工作人员需要严格把关，开展标准化的高效率管理工作，促使所制定的标准与国家档案部门法定标准相吻合。其次，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利归档。

3.2 建设高素质的档案管理人员团队

近几年，各类档案数量都在不断增加，这就增加了档案管理人员的工作量，加上现在更多各种各样的新型技术不断涌现，档案管理方法日趋科学化，只有能驾驭这些新技术和方法的工作人员才能做好档案管理工作。对此，就要加大对档案管理人员的知识培训力度，为档案管理工作人员提供更多的学习机会，优化知识结构，提高综合素质，以便适应办公自动化环境的需求。

3.3 完善档案管理子系统

不断在办公自动化系统建设方面进行资金注入，在办公自动化系统内建设子系统，使电子文件的调用和运作得到充分保障，电子文档的高效留存与科学的日常管理，可以使文档得到正确的分类归纳和快速使用，电子文件传输与档案管理工作结合在一起，为资料调取与使用带来了很大的便利。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，人们的生活方式以及工作方式发生了很大的变化，相应的思想认识也有所改变，近几年，针对一些经营者而言，就愈加的重视管理有关的工作，因为做好管理相关的工作，才能起到一定的规范作用，达到预期的管理效果。而在如今的办公自动化环境档案建设过程中，同样需要做好管理工作，这就要求有关部门以及工作人员能够认识到档案办公自动化管理的重要性，同时针对不足之处也能采取有效的措施，从而加强档案管理。

参考文献

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