谈新时期如何强化档案信息化建设工作

郑涛

摘 要：近年来，在信息化不断快速发展进步的大环境下，档案管理也逐渐向信息化转变，加强档案信息化建设也被提上各机构的工作日程。本文结合时代背景分析档案信息化建设的现状，提出几点粗浅的对策。

关键词：新时期；档案；信息化；对策

随着电子信息技术的广泛应用，档案管理信息化建设是档案事业改革发展的必然趋势。因此，分析现行档案信息化建设存在的不足，明确档案信息化建设的意义，为促进档案管理信息化建设提出改进措施势在必行。

一、档案信息化建设的意义

（一）方便存储

信息化建设中，档案存储可以以文字、图像、声音等多种方式和载体来进行存档，丰富了档案的记录方式，使内容更直观、生动、完整。电子化档案管理采用硬盘进行存储，存储量大，可不断复制，有效地延长档案的使用寿命。

（二）效率高效

单位档案内部有各类业务活动形成的档案，对外与上级主管部门、同级关系部门及档涉及到装订、分类、排列、编号、编目、装盒等多个环节，工作繁琐且易出错，查找和调阅也消耗大量人力。通过现代化软件使档案归档和检索方便快捷，解放了劳动力，节省了财力、物力，提高档案实际利用效率，加快档案信息化建设。

（三）支持信息共享

电子档案依靠网络和信息技术，打破空间的限制，实现电子化办公和网络化传输，借助平台在各部门、各科室间建立实时通信系统，共享各种资源，节省时间成本，为机构发展提供强大的数据保障。

二、档案推行信息化建设现状

（一）设备建设不完善

档案信息化建设离不开现代化的软件工具和硬件设备，这都需要经费支持，但现实是机构领导认识不到位，用于档案的经费十分有限，档案硬件环境，档案软件系统仍处于起步阶段，截止到目前国内没有一个相对完善和统一的档案信息管理系统。由于各机构不愿将财力的投入和支持档案发展，受到客观条件的限制，目前各单位所使有的档案管理多数早期开发，系统品种多，标准格式不统一，使用效果不佳，功能扩张性不强，不支持升级或更新换代。系统建设滞后仍然是当前我国办公自动化环境下档案管理现代化的的主要制约因素之一。

（二）档案管理制度不健全

各个机构的档案管理制度都是在工作实践中慢慢摸索形成的，国家层面的机构评审制度中也没有对机构档案管理的相关评审标准，致使档案管理制度很不健全，大多单位档案管理制度陈旧落后，对实际纳入档案管理的标准细节内容没有明确要求。档案管理工作没有正式的奖惩制度，这也就对档案工作人员也没有管理约束作用，致使档案工作人员积极性不高，责任心不强。由于档案管理又缺乏统一的管理标准、模式及统一的收档方法，最终导致的结果是档案资料收集不全面，整理不及时，归档太随意，利用有困难。在缺乏正式的管理制度之下，长此以往，就会造成档案资料的丢失和混乱归类。

（三）档案管理人员素质水平有待提高

档案工作繁重的业务量对专业性要求较高，但实际上机构档案管理人员多数是兼职，非本专业，有的是从别的科室临时调剂过来，人员流动频繁，有些年龄偏大，对档案工作不重视，责任心不强，由于缺乏专业和系统的档案管理知识和相关法律知识，他们很难对归档材料进行甄别、整理、归档，更不用说运用先进的计算机技术和档案管理系统进行工作，使档案收集和管理的质量参差不齐。

（四）缺乏信息化安全建设

长期以来，档案管理人员往往被忽视档案当事人的合法权益，在档案服务工作中，由于管理人员素质不高，职业道德理念弱，没有严格按照档案管理规范进行处理，加之利益的驱动，出现扩散、变更、滥用个人数据的现象频繁发生，侵犯当事人个人隐私的事情也屡见不鲜。由于一些电子档案被复制和篡改后没有记录，导致档案信息的失真，影响信息资源开发利用，严重侵害了个人的合法权益，若处理不当有可能造成重大的事故纠纷。

三、促进档案信息化建设的措施

（一）改善软硬件条件

随着社会信息化的推进，档案管理必在一定的技术环境下进行，数字化的档案信息资源具有很强的技术依赖性，也直接关系到档案信息资源的开发和利用效果。加大投入和支持力度，借鉴同行业、相关专业信息化系统建设理念和思路，加强开发和研究，尽快地解决软件和硬件一些技术难点，遵照统一标准实现档案信息资源整合，从而档案信息化的进一步发展提供必要的技术支持。

（二）逐步完善档案管理制度

有效实现档案管理的科学化、规范化，标准化建设，必须从完善规章制度建设方面着手制度。进一步明确档案标准化管理程序和基本工作要求，建立完善有关档案信息分类、利用、归档、保管、保密等一系列工作制度和流程。严格落实管理责任制和责任追究制，建立單位分管领导是第一责任人制度，进一步明确了档案管理者基本工作职责，制定相应的档案人员岗位责任制度，档案管理人员认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，做好档案借阅和利用情况的登记，出现问题，按照制度要求严格追究相关人员责任，做到存档有依据、查询有规定、管理有方法，促进了档案管理的规范化和制度化。

（三）不断提高档案管理人员的素质水平

就当前的实际状况来看，我国档案部门的人才储备状况严重不足，根本无法适应档案信息化建设的需求，档案人才队伍的建设不容乐观，首先树立服务的管理观念，健全和改善薪酬激励机制，激发工作人员的工作积极性，改善服务质量。其次，根据专业、年龄等方面因素优化人才结构，通过采用多种优惠政策，吸引高层次技术人才，为档案实现人才更替，以满足档案信息化建设发展的需要。最后，加强培训教育，各机构制定教育培养计划，通过激励措施推行培训和再教育，鼓励档案人员学习计算机技术和业务知识，不断提高档案人员的知识素质水平。

（四）做好档案信息安全工作

信息化下网络安全是值得思考的问题，档案内容和数据复杂，在使用过程中一些工作人员保护意识不强，涉及到个人隐私的信息被泄露、篡改，或意外丢失。因此，第一，档案工作部门需提高重视，明确归档制度，定期检查档案的保管情况，严格按规范办事；第二，进一步明确档案管理的范围，明确责任主体权利和义务，形成公开透明使用方式，公开监督；第三，加大惩罚力度，对未按程序办事人员提出警告，对侵犯档案当事人权利的不法行为，采取严厉措施加以制裁。