事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

徐雷

党的十八大以来，中央对干部人事档案管理进一步从严要求，出台了从严管理干部的系列规定，干部人事制度改革也不断深入，对干部人事档案工作提出了更高的要求，也将干部人事档案工作提到了更加重要的高度。面临新形势、新要求，干部人事档案管理必须转变观念，更加严格地遵守干部工作条例，管好用好干部人事档案，以更好地为党的干部人事工作和中心工作服务。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1. 对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案丁作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，由此形成 “说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要” 的状况。这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整，内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3. 人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。二是收集的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但是，在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历） 虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以 “千篇一律”、 “如出一辙” 的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的 “单位人” 变为 “社会人”，人才的流动造成成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

5.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学 技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、新时期干部人事档案管理工作的对策与思考

1. 提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳人议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核、分级分类指导、等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2. 加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；应经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

3. 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，集服务性与保密性于一体。因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

4. 健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善备项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

5. 注重人事档案材科收集，提高人事档案管理质量。 收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术职称晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，和真实性态。

6.加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别重视与人才服务机构之間的沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，从而走出目前人事档案所存在的制度困境。