数字化背景下档案利用方式的特点及创新

2019-02-28 01:40张慧
科学与财富 2019年2期
关键词:特点创新

张慧

摘 要:在传统档案管理中,档案利用效率非常低下,档案难以发挥应有效果,抑制了企业单位发展。数字化背景下,档案逐渐由纸质档案向电子化档案转变,档案管理灵活性增强,管理效率增长,档案利用效率提高,真正发挥了档案信息资源的价值。然而,社会在飞速发展,档案利用方式仍存在一定不足。对此,文章探讨了数字化背景下档案利用方式特点,并根据实际情况提出新的档案利用方式。

关键词:数字化背景;档案利用方式;特点;创新

前言

社会经济与文化的发展,档案事业作为党与国家事业的重要组成,不断满足人们美好生活对档案利用的需求,成为数字化背景下档案工作的重要任务。当前,传统的档案服务方式已经无法满足社会需求,数字化档案资源建设,为档案服务工作、档案利用方式的改革创新提供了契机,为档案部门创新服务奠定了基础[1]。基于此,如何有效利用网络资源、素质资源,拓展档案服务方式,充分发挥档案作用,推动企业单位可持续发展,成为档案工作者面临的主要问题。

1.档案利用的简单概述

档案利用,主要是指档案工作者通过档案利用工作系统,完成档案信息查找、档案信息利用的过程。档案利用是档案信息资源利用价值实现的过程。在整个方案工作中,档案利用工作是其的最终环节[2]。须知,国家政府、档案工作者为档案作的所有努力,对档案的安全保护,其最终目标都是利用档案,服务于现代化建设,可见,档案利用的重要性。

2.数字化背景下档案利用方式的特点

2.1档案检索方式便捷

在传统纸质版档案利用中,档案检索方式多是目录检索,人们需要在库房与检索目录之间不断寻找,才能查找到所需的档案信息,通常,一份档案信息需要几个人相互配合才能够找到,耗时较长。并且,档案的长时间存放,档案破损、丢失现象常见,影响了档案的完整性。而信息时代的到来,数字化档案代替了传统的纸质档案,在档案检索中,可直接在档案管理系统检索模块输入关键词,即可快速查找所需的档案资料,提高了档案检索的便捷性,为档案的有效利用奠定了坚实基础[3]。

2.2档案利用效率提高

实际上,影响档案利用效率的因素有很多,尤其是在纸质档案盛行时,档案利用效率较低。数字化背景下,档案查准率提高,检索速度快速,档案利用效率增高,但是,仍存在诸多因素,影响了档案利用率。如:档案馆馆藏丰富度,文档整理是否规范,档案服务人员是否专业等。对此,在数字化背景下,档案馆应根据社会需求,不断丰富档案馆藏,并规范文档整理,培养专业型档案服务人员,充分发挥档案的高利用效率。

2.3档案登记更便利

档案登记,主要包含有档案移交登记、档案利用登记。档案登记的便利,是数字化背景下档案利用方式的又一特点。传统档案利用,需要归档人通过手工填写档案移交登记表,移交单位、移交时间、移交内容等;而档案的利用也需要手工填写纸质版的档案查阅表、档案借阅表等,还需要管理员签字,才能真正利用档案。然而,数字化时代,档案利用人可直接通过档案管理系统中的利用模块,通过电子登记形式,完成一些列等级问题,极大提高了档案利用效率。

2.4服务手段灵活,凸显人性

传统纸质档案利用,需要利用者进入档案馆,才能够真正查询到自己所需内容,该种形式很难满足广大群众对档案利用的需求。档案数字化之后,档案馆可直接通过计算机远程查询并利用档案。当前,诸多档案馆引进微信公众号,利用者可直接通过关注公众号,查询所需档案。可以说,档案数字化之后,档案利用方式多样化,档案馆服务手段灵活,真正凸显出以人为本的原则,满足了各个档案利用者的需求。

3.数字化背景下档案利用方式的创新

3.1建立档案微信公众号,提高档案利用效率

当前,微信已经成为我国一大交流沟通工具,据统计,在进入2018年时,我国微信用户高达10亿。对此,数字化档案利用的创新,可直接利用微信平台。微信公众号已经成为众多档案馆的选择。虽然,在档案微信公众号应用中,常出现空壳公众号、公众号内容更新频率较低等现象,影响了档案的利用。对此,档案馆应重视微信公众号的作用,积极宣传档案馆的微信公众号,实现用户的精确定位,完善档案服务途径,充分发挥公众号的服务功能,提高数字化档案利用。

3.2创新档案推送方式,扩大社会覆盖面与影响力

为提高檔案利用效率,档案馆可创新多种档案推送方式,充分发挥档案作用,推动社会发展。其一,为提高档案利用效率,应注重界内联动。无论是档案展览,还是开展宣传活动,应注重省市县档案部门的联合,通过上下联动,资源共享,发出共同声音,形成共振效应,提高档案覆盖面积与影响力,增强档案利用效率。其二,重视跨界合作。在档案推送中,只要能够为其提供受众资源、内容资源等的社会力量,都是能够合作的对象,通过跨界合作形式,扩大档案覆盖面积,增强档案利用率。其三,积极整合媒体资源,除了电视、广播等传统媒体,还应充分利用短信平台、公众号、手机报等新媒体,推动档案资源,提高群众对新型档案推送方式的信任,提高档案利用[4]。

3.3优化档案数字资源检索系统,实行自主查询功能

档案资源的数字化,档案管理软件的应用,极大提升了档案检索速度,在档案利用过程中,利用者能够短时间内查询到所需档案内容,满足了档案的利用需求。在档案工作中,档案的数字化,档案资源实现了统一化管理,突破了传统档案利用的局限性。须知,传统档案查询工作,利用者与工作者间需要积极互动,极大程度上,利用者被动等待服务。数字化时代,利用者可直接通过系统登记完成全部手续,在工作人员指导下,自发利用计算机寻找所需内容,极大缩短了档案查询时间,提高了档案利用率。可以说,数字化背景下,优化档案数字资源检索系统,利用者可自主查询档案,拉近了档案、利用者间的距离,提高了档案服务水平,增强了档案利用的主动性

3.4推进局域网内素质档案信息资源的在线利用

在档案数字化过程中,档案馆馆藏资源是数字化档案建设的基础,其的建设,应始终以档案信息资源共享为目标,促进了新的档案利用方式出现并应用,为广大利用者服务。在局域网范围之内,各部门都能够利用档案管理系统,准确搜索所需要的信息,实现了电子档案资源的共享。当然,为保障档案资源的安全性,资源共享存在限制性。并且,在档案工作中,数字化背景下,实现了无纸化办公,省时环保,足不出户即可利用档案。与传统档案利用方式相比,数字化背景下档案利用方式是一大进步,提高了档案利用效率,推动了社会发展。

4.总结

综上所述,增强档案的数字化建设,开创新的利用服务模式,提高信息获取速度与效率,充分发挥档案最大效果。与传统纸质档案相比,数字化背景下档案利用方式具有检索方式便捷、利用效率高、档案登记便利、服务手段灵活等特点,对此,在数字化背景下,建立档案微信公众号,创新档案推送方式,优化档案数字资源检索系统,推动档案信息资源的在线利用,创新档案利用方式,提高档案利用效率,充分发挥档案效果,为社会创造更高经济效益。

参考文献:

[1]卢清富. 数字化时代档案利用方式的特征与创新[J]. 档案时空, 2016(10):27-29.

[2]宁承修. 信息及数字化背景下档案管理工作的创新思路[J]. 卷宗, 2016(9):102-102.

[3]张冬霞. 济源创新档案利用服务方式的探索[J]. 档案管理, 2015(5):48-49.

[4]胡振荣. 让档案亲近大众——湖南省档案利用方式创新的实践与思考[J]. 档案时空, 2017(12):6-9.

猜你喜欢
特点创新
高中生道德价值观的特点及原因分析
微信辅助对外汉语口语教学研究
从语用学角度看英语口语交际活动的特点