基于医院信息化系统的耗材采购平台建设及应用

陶阳，孙冬杰，王道雄

华中科技大学同济医学院附属同济医院 （湖北武汉 430030）

随着新版《医疗器械监督管理条例》（国务院令第650号）的颁布和实施，以及国家医用物资采购管理规定与招评标办法的出台，政府加大了对医用耗材安全使用和购销领域的审计、检查与监管力度。同时，各医疗单位对于医用耗材的规范化、精细化管理也提出了更高的要求，要求医用耗材管理部门加强对医用耗材全流程环节的管理，确保医用耗材合法、合规使用，切实保障人民群众的医疗安全；并且加强科室内部管理及成本控制，填补漏洞，降低医疗单位不合理消耗。在这种新的形式下，加强医用耗材信息化管理系统的建设对实现医疗单位耗材的依法管理、规范运行，提升全流程监管能力、决策水平，保障耗材安全、高效、低耗的使用具有重大的现实意义。现根据相关政策和法律文件，以及个人在医院的实际工作经验，结合医用耗材采购管理暴露的问题，将医用耗材的新品准入、资质审核、采购验收、使用计费、订单结算、数据分析等环节的管理方法介绍如下。

1 耗材管理存在的问题

目前，各医疗单位医用耗材的管理普遍存在管理混乱、浪费严重、不受重视等问题，对医用耗材的管理重心一直放在成本效益方面，忽略了医用耗材管理的规范性和科学性。随着国家相继颁布了各项医疗器械管理法律、法规，使医用耗材的管理被逐渐重视，探讨研究对医用耗材科学规范性的管理逐渐成为各医疗单位关注的焦点[1]。

1.1 耗材管理信息化落后

（1）耗材资质证照管理困难：很多医疗单位仍然处于纸质化管理的阶段，医用耗材档案管理未全部实现电子化，相关资质证照收集、整理困难，逾期失效证照缺少预警机制，职能科室不能及时发现处理，导致耗材质量从根源上缺少安全控制。（2）供应商监管机制不健全：随着医疗水平的发展及临床新业务、新技术的推广，医疗单位每年会增加一些新的耗材、新的供应商，传统的物资系统无法对供应商进行有效监管，对供应商资质、信息变更等无法进行实时查询和监控，对供应商的服务也没有量化的评价标准，进而无法在第一时间确保临床使用产品的合法、合规性[2]。（3）耗材采购流程不够规范：临床订货仍停留在人工领物、电话催办的阶段，数据量大，信息易出错，采购效率低，并且耗材采购数据与医院信息系统（HIS）、消毒追溯系统分离，存在信息孤岛。

1.2 耗材基础数据库混乱

医用耗材基础数据库整理和维护困难，集中的耗材招标、产品注册信息和供应商信息频繁变更导致耗材基础数据库维护工作量大；数据库中产品名称、品牌、产地等重要信息因历史原因存在多个版本，未能及时实现标准化、统一化；产品没有完全按型号规格拆分，如相同型号的不同规格计费使用相同的条码，产品追溯则无法区分具体是哪个规格；产品更新换代快，注册证换新、变更相对频繁，人工处理效率低，易出错，费时费力；产品编码杂乱无章，无规律可循，甚至出现多个产品多种型号规格共用同一个编码的现象；基础数据库信息不完整、不规范，直接影响与国家省市耗材采购平台的数据对接。

1.3 耗材供应情况难监控

有些科室为了方便直接与供应商联系订货，不仅容易滋生腐败，而且货源很难得到保障；器材科采购人员订货后，供应商的配送状态无法实时跟进，影响采购效率；货物送达后由器材科人工验收，手工记录，纸质存档，不仅容易造成疏漏，而且验收记录不利于存储和统计分析[3]；临床科室存储条件有限，不利于存储备货；临床科室携带备货耗材到手术室使用，术后再回科室计费，使用和计费之间存在较大间隙，容易造成漏计、错计等情况；临床科室每月根据耗材使用情况到库房办理结账业务，易出现账单积压的现象；科室HIS计费系统与库房结账系统未实现同步关联，库房无法准确知晓临床科室实际的耗材使用数量，从而容易造成收入和支出不等。

2 耗材采购平台建设

我院借助“医商云”平台将内网和外网实现无缝对接，医院内部提供外网服务器和固定IP，将耗材采购平台所需的数据信息和院内HIS进行数据字段关联，同时耗材采购平台将经过的外网数据通过该路径传输到医院内网HIS服务器，从而实现内网与外网数据的同步。内网涵盖网上申领、计划发送、采购审核、入库出库、付款校对、计费结算等功能；外网涵盖业务申请、资料上传、效期预警、消息推送、字典维护、数据分析等功能。

2.1 耗材准入与资质审核

耗材准入即耗材进入医院的耗材使用管理目录。新耗材的准入需要满足以下几点：（1）新申请的耗材需要在湖北省医用耗材省市联动采购平台上中标或备案；（2）医院在用耗材目录中无同类可替代产品或者申请产品具有很高的性价比[4]；（3）申请产品能够满足临床新业务、新技术开展的需要；（4）申请公司和申请产品的资质证照齐全、合法、有效。供应商首次登陆“医商云”平台时需要先注册，注册时要求填写并上传企业资质经平台审核，不合法的企业将无法完成注册。企业注册成功后可登陆平台填写新品申请单，申请单包含产品注册证名称、通用名、型号规格、注册证号、生产厂家、单价、挂网编码等有效信息，然后上传产品相关有效资质证照，经医院职能科室人员审核通过后将申请表推送给对应申请科室负责人签字确认。通过审核并确认的申请经平台汇总整理后导出，由职能科室呈报医院耗材管理委员会讨论评估，确定准入产品名单。经招标办议标定价和物价部门确认收费项目后由职能科室维护数据到医院的耗材采购管理目录中，数据维护原则是规范化、标准化、唯一化，规范合理的数据库也方便了医院耗材管理系统与省市耗材采购平台的对接。耗材采购平台可设定提前1个月效期预警，及时推送给供应商提醒更新，若资质证照逾期，则对应耗材自动被屏蔽，临床科室无法领用，从而强制供应商及时更新维护企业和产品的资质证照。耗材采购平台要从源头进行规范管理，实现企业资质证照和产品信息的电子化管理，规范供应链及产品注册证管理，规避医院耗材使用法律风险。

2.2 采购订单与验收管理

临床科室根据需要在内网上申领耗材，器材科中心库房库存充足则安排配送出库，若库存不足则自动转换为采购计划推送到采购人员；采购人员审核汇总后制定采购订单，通过耗材采购平台推送给供应商，供应商通过微信（需要关注并绑定微信服务号）接收采购订单的提醒。供应商在耗材采购平台收到订单后，准备好备货耗材，并在电子送货单上依次填入配送数量、产品批号、效期等信息，打印附有二维码的送货清单，同时器材科将收到供应商配送产品的微信提醒。器材科库房根据到货情况，结合供应商打印的送货清单，逐一检查，验货后扫码确认验收并评价。耗材采购平台将验收通过的送货信息推送给HIS，最后记账员在HIS完成入出库业务。临床采购订单、验收和入出库记录可随时在耗材采购平台调取查阅，既方便又准确。

2.3 临床领用与产品计费

普耗材料科室可直接网上申领使用，通过科室领用记录核算科室成本支出；专科普耗验收后配送至科室使用，月末由科室负责人进行入出库结算确认。

高值备货材料可确认使用科室则验收后直接备货预入库到使用科室，待使用科室用后月末进行入出库结算确认；高值备货材料不可确认使用科室则验收后先进入验收库，待手术使用时进行预入库到具体使用科室，月末进行入出库结算确认。高值跟台材料验收后经消毒供应中心灭菌消毒后送入使用科室，无须灭菌消毒材料验收后直接送入使用科室，使用后进行入出库结算确认。

手术室使用的耗材，验收后进入验收库，待手术室领用时预入库到手术室二级库，手术室用后进行入出库结算确认。手术室使用的材料需要进行手术间管理，手术间提交手术材料申请给手术室二级库，手术室二级库根据申请单进行出库，手术间巡回护士在手术完成后将对应患者手术使用的耗材进行条码扫描生成记账单，记账护士核对计费信息，确认无误后审核通过，HIS接收计费请求并自动生成计费记录。

2.4 票据核验与付款结算

器材科库房根据入出库记录生成结算订单（付款通知单），通过接口将结算订单推送给耗材采购平台；耗材采购平台收到结算订单后，通过微信服务号提醒供应商及时开票；供应商登录平台根据结算订单登记关联发票信息，并打印开票明细凭证，同时耗材采购平台通过接口将开票信息推送给HIS；器材科库房根据供应商开票凭证和发票进行票据核验，最后提交财务进行付款结算。

2.5 数据监管与服务评价

根据医院信息化发展的需要，医用耗材管理部门应实现从供应保障型向经济管理型转变，探索如何提升医用耗材管理部门的临床服务与管理水平成为新的目标，如耗材合理化使用、临床规范化管理、风险预见性控制等工作，建立健全耗材使用的监测平台，用数据为耗材监管提供决策支撑。在保证数据安全的前提下，提取采购价格和数量及对应走势图、医疗单位间均价与数量横向对比、医疗单位间医用耗材价格与数量月度环比、医疗单位目标时间段内耗占比分析、重点监控耗材用量及同比环比增长率等数据；针对临床科室对耗材的使用情况进行数据分析，包括医院手术耗材使用整体情况分析，按病种进行耗材分析，按专科进行耗材分析，按核算单元进行耗材分析，按医疗组进行耗材分析，按主刀医师进行耗材分析及以上数据的变化趋势等。根据不同科室的临床诊疗内容，制定各临床科室阶段性耗占比控制目标，并按照目标完成情况进行奖惩，同时在科室绩效考核体系中加入耗材规范化管理指标，以绩效导向促进科室对耗材的规范化管理。在医院耗材管理委员会的领导下，组织专家开展病例点评工作，对耗材使用数据异常的医师进行病例点评，并根据点评结果由纪委监察部门组织约谈。此外，需要建立高效的供应商点评体系对供应商进行有效监督和管理，对医院现有的供应商进行实时管控，对供应商的服务形成量化的评价标准，优胜劣汰，从而在第一时间确保临床使用产品的合法、合规性[5]。

3 小结

医用耗材供应链管理是医疗单位管理工作的重心，通过引入“医商云”平台，有效解决了传统管理模式存在的问题，不仅可以实现耗材使用全流程信息跟踪，规避监管漏洞，而且运用信息化技术手段，提高了整体工作效率，减少了差错。耗材采购平台的建设将耗材供应链管理提升到新的层次，为医用耗材规范化管理提供了数据支撑，有效降低了临床科室使用耗材的风险，达到了规范管理的目的。