浅析信息时代下档案管理工作的创新

王莉

摘要：作为一种特殊性质的信息载体，档案具有针对图文、声色等重要型材料的保存作用，且其涉猎范围十分之光，可涉及私人、政治、国家甚至国际等，具备十分重要的、无可替代的资源保存库的作用。所以，档案管理工作在这一领域所承担的责任重大。我国在这一方面的工作上存在历史上的悠久性、保存内容的丰富性以及保存方法的多样性，尤其伴随社会经济以及科技技术的发展，档案管理工作时代化、信息化越加凸显，并逐渐成为该项工作的主要方向之一。本文就档案管理工作进行简要探析，就如何促进、提升该项工作方式方法创新作简要概述，希冀有所借鉴意义。

关键词：信息时代 档案管理 工作创新

新型的社会发展模式以及多样化的科技技术在冲击着旧式模式，尤其是针对档案管理这一领域的工作而言，更是存在着模式更新上的一次又一次冲击。大数据、信息化之下，档案管理工作也今非昔比，面对大流量的、错综复杂的数据信息。如若一味采用旧式方式予以管理，将会给相关管理工作增添更多麻烦，所以，创新管理模式亦是大势所趋、情势所需。

一、当下档案管理工作存在缺陷

档案管理工作是一项极为复杂的综合性工作，对数据信息的舍取、分类、保存以及应用等都具备严格要求。但就在当下许多档案管理部工作还依旧采用最为原始、落后的方法进行管理，在管理工作上体现出其滞后性和低效率性。

（一）管理者观念落后

这一点主要是针对其管理人员而言，就档案管理工作而言，许多工作人员皆是年纪尚大的工作人员，这一类工作人员虽具有工作经验上的优势，但对于当下科技技术以及相关先进的、与以往不同的管理模式并未具备相关处理能力。首先是这一类工作人员或者上级管理部门领导在理念上缺乏创新，一贯坚守最为传统方法，无法再思维上跟进时代，无法采用科技技术进行辅助性管理，在这一管理工作的方法方式上采用“固步自封”的方法。其次，作为“旧”一批的工作人员这一类型的工作人员在科技技术、数据信息的认知与操作能力存在缺陷，具体表现为管理人员对电脑、计算等方面的技术掌握能力不够，无法借用这些媒介进行档案管理。

（二）信息资源极封闭

大数据、新时代要求各种各样的资源之间应当实现共享、共进，但是就当下许多档案馆进行调查，不难发现许多档案馆依旧坚守“秘密”管理模式，即坚持信息不外露、管理封闭化、资源不共享的模式，这为档案馆的发展形成极为消极的影响。尤其是一些档案馆，以防档案数据流失或者为了有利于自我发展，将档案馆进行全封闭式管理，这一方面无法获取彼此之间的有效信息，无法在有效信息资源上达到互利互惠的效果；再者，独立式、独体经营的档案馆也不利于进行信息交流，没有发挥档案馆最为重要的价值作用。

（三）管理系统滞后性

作为重要信息资源的吸纳点和保存场所，档案馆的管理工作起到中心性作用，档案管理工作的多样性以及其复杂性，决定了其管理人员的工作类别、工作规范、工作质效等都与整体工作一一挂钩。但就当下一些档案馆的工作而言，首先其具体管理人员规范性有待提升，在管理工作中存在私人化问题严重、集体性观念不强、工作积极性差以及安全意识落后等问题。另外，由于档案管理工作的特殊性，导致许多工作人员出现工作无绩效、无交流、无突破的状况，这也与具体的管理方式具有直接性联系[1]。

（四）人力资源构设差

档案管理工作在很大程度上决定其管理人员招收工作不频繁，尤其体现为一位工作人员即可工作几十年的状况，许多应聘人员一般不选择档案管理作为目标，一则档案管理部对人员具有严格素质要求，二则应聘者对此工作兴趣度低。另外，管理部门往往对于工作人员更新工作并不在意，在科技技术与信息数据飞速发展的同时，却不进行人力资源的调配与更新，这与发展相矛盾，亦是影响这一工作得以持续的重要原因之一。

二、创新档案管理工作有计可施

根据以上问题可以看出，在信息化、科技化俨然已经成为时代发展主流的当下，仍旧有许多领域尚未“进入状态”，这将会在发展潮流中被时代所拒绝并逐渐消散，尤其是作为信息的接收站的档案馆，如果对外界改变一味选择固本自封不进行改变，如果不对自我管理模式、方式进行更换、更新，那么其必然难以分享到科技发展的一杯羹。所以针对以上问题，笔者就如何创新模式、强化管理进行以下概述：

（一）强化管理、提升技术

这一管理主要指的是针对相关的管理人员进行及时、统一化管理，在新科技、新时代之下，不仅仅是档案馆本身大受冲击，期间管理人员也受到考验，所以需要及时加入改革潮流、及时调整自我，加紧学习、强化整体工作质效。

首先需要管理者及时学习、及时考察，发现信息化、科技化时代之下的档案管理性质与变化，并及时将信息传递给相关工作人员，使得工作人员在理论、性质以及具体表现上体会到时代之变、工作之变，积极引导工作人员去发现、领悟、学习并接受新理念、新知识、新技能，使得工作人员明白“档案管理工作需要与时俱进”的道理[2]。其次，对于具有极强的工作经验的人员，可一一进行技术培训，让相关工作过人员积极参与到新技能的学习中，针对电脑操作、电子信息处理、档案智能管理等进行加强式学习，提升整体工作质效，为后期开展其他工作打下厚实基础。

（二）共享资源、互利互惠

资源共享是信息时代、科技时代最为凸显的特征之一，利用全新的科技技术各类信息得以在全球不同地方实现彼此之间的交流与共享，这为跨文化、跨区域等的交流筑建了厚实桥梁，可以说信息资源共享正在以迅猛姿势成为各大领域服务特色。當然，作为数据信息的接收站——档案馆的这一服务特色应当被体现出来并为更多领域提供帮助。

首先作为管理者应当积极进行整改、调配，将档案馆内各工作部门之间进行有效性调配，使得其能够在工作上实现紧密相连、随时通话，实现馆内各部门、各领域工作上的互相配合与互利互惠，调动整体工作质效[3]。其次，借用互联网技术搭建沟通的桥梁，档案馆针对一些具备公众性质的、非秘密性的有用资源可进行共享，如地方文化特色、历史发展等，可以通过创立公众号在微信、QQ、微博以及今日头条等大型网络平台进行共享；另外还可以加强和其他档案馆的工作交流，通过档案馆之间的联系，实现彼此的资源共享，这不仅益于提升各档案馆之间的信息、合作交流，对于文化提升同样具有积极性作用。

（三）综合整改、系统管理

档案管理工作不同于其他类型工作的一大特点即其工作具有极强的联系性，即其内部各工作部门之间要求具有联系性和合作性。所以，首先管理人员应当就各部门之间建立起“信息通讯渠道”，即在各部门之间搭建工作桥梁，降低部门门槛，使得各部门实现工作合作与辅助，降低档案馆信息处理难度。其次，针对工作人员的私人化工作错误问题，应当进行统一管理，其一设定一整套网络监控系统，即实行个人责任制、强化监控工作，将每一个人员的每一步工作都一一纳入网络监控系统中，确保其工作实效；其二，利用网络设定员工管理文件，并将个人工作表现一一进行网上记录，这一实时记录将成为最终考核证据之一；其三，积极设立奖惩制度，即针对各工作部门、个体工作人员的工作表现进行奖罚制度的建立，针对表现好、绩效高的工作人员施以奖励，相反表现不好者即接受相应的惩罚。以此提升工作人员的工作积极性，达到综合管理的目的[4]。

（四）积极调配、引新助旧

人力资源调配是档案馆迎接新时代、进行自我提升的重要手段，尤其是针对工龄大、技术差、表现差的工作人员，应当一一进行统计，并做好资源调配问题。首先，针对工作性质进行调配，按照擅长工作方向进行部门工作人员调配。例如，擅长数据处理、信息采纳的其他部门的人员可以适当调至这一部门；其次根据年龄、健康状况以及意愿进行适当裁员，精简部门。如裁剪身体欠佳、年龄大的工作人员、裁剪工作懒惰、表现恶劣的人员；另外，根据人才需要适当招收相关专业技术人员，如电脑信息人才、数据处理等方面的人才等，引“活水”补充人才需要，以技术带动发展。同时，引进新型人才还可以充当内部人员引导者，即积极传播知识、教授技能，以此带动整体发展。

三、结语

综上所言，档案馆作为一个信息资源的重要储存、管理场所，其发展态势在一定程度上与其具体管理理念、管理措施相连接。在当下要想积极构设、积极管理以达到时代需求、跟进时代步伐，就应当首先做好自我“检讨”工作，在考察中发现自我问题，然后要能够拥有敢于创新、利于改革之勇气，能够及时予以改革、提升。当然，针对档案馆的整体工作进行改革，也是作为一个信息库该有的实质性的服务素质，即积极提升、积极贡献，能够将自我所拥有的资源更好地为社会提供服务。

参考文献：

[1]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016，（18）：126-126.

[2]王丽丽.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].科学技术创新，2017，（16）：293-293.

[3]徐嘉.淺析信息时代下档案管理工作的创新[J].文学教育：中，2017，（12）：125-125.

[4]鲁明君.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].现代经济信息，2017，（12）：135-135.

（作者单位：冠县人民医院）