高校内审进行固定资产审计及相关问题的分析

刘庆原

（清远职业技术学院 校长办公室，广东 清远511510）

高校固定资产，按照行政事业单位的规定，是指单价1 000元以上并且使用年限超过一年的资产。若单价1 000元以下、耐用时间超过一年且是批量采购的同类物资，也作为固定资产管理。

高校内部固定资产审计，是指各高校内部审计机构依法对本校资产管理部门管理的固定资产增、减、使用和管理的合法性、真实性及效益性进行的监督、审查和评价。在对固定资产进行审计时，应根据学校的特点，将学校现有的固定资产按非经营性和经营性再加以区分，从而制定不同的审计实施方案。

一、固定资产审计的内容

固定资产的审计内容涵盖：资产管理、使用情况和效益情况，资产是否安全完整，是否建立健全设备、物资的购置、领用、使用、保管、报废、清查、对账等制度，财务账、资产台账、资产卡、实物是否相符，资产管理部门对存在的问题是否及时处理等。具体包括以下几方面：

第一，资产采购的情况。采购的资产是否列入了年初学校采购预算，是否按规定的程序和方式进行政府采购，有无及时登记入账。

第二，资产管理部门的日常管理情况。现有资产的权属关系是否清晰明了，有无按照有关规定定期对资产进行盘点，有无存在财务账与资产台账账账不符的情况，是否存在资产管理台账与实物不符的问题；资产管理制度的建立健全情况，包括资产采购、领用、保管、报废、清查的管理办法。

第三，资产的处置情况。资产处置一般包括报废、盘亏、毁损、调拨、出租、出借等，资产处置是否恰当，有无按规定程序报批，特别是金额较大的资产报废有无报上级主管部门审批。调拨、有偿出租、出借固定资产是否按规定程序报批，金额较大的收入是否上交上级主管部门，取得的收入是否纳入学校预算管理，实行收支两条线［1］。

二、固定资产审计的重点

固定资产审计的重点是资产管理使用情况，资产有无流失、损失现象，并查明流失或损失的原因和责任，审查资产的核算、管理制度是否建立、健全、有效，资产的购置是否全部入账和及时登记。对银行存款和库存现金以及固定资产、低值易耗品、库存物资等资产要重点审计，检查其是否账实相符，有无账外资产、资产流失或被无偿占用的情况［2］。设备采购是否有计划，物资设备是否按规定的程序进行采购。关注学校在执行政府采购过程中遇到的问题，如采购审批程序、采购时效、价格、质量等情况。重点关注：（1）以对外合作、投资名义变相出租土地、房屋，甚至造成资产收益流失。（2）土地、房屋产权关系长期未理顺导致资产被占用或形成账外收益。（3）科研或专项经费购置仪器设备直接费用化，不纳入固定资产管理，甚至被个人占为己有。（4）学校品牌、专利等知识产权未能得到有效管理和保护而被滥用或无偿使用，导致学校名誉和利益受损等问题。

三、固定资产的实质性测试

（一）向资产管理部门索取或自行编制固定资产情况表

固定资产情况表应当涵盖固定资产原值和固定资产数量，固定资产包括：房屋及建筑物（办公用房、职工宿舍、其他）、专用设备、一般设备（交通工具、通讯工具、办公设备），分为原值和数量两部分。资产情况表格化，可以分析资产变动，可以核对账账是否相符，如果账账不符则要将明细账与原始凭证进行核对，查找出差异的原因，并要求有关部门予以更正［3］。

（二）实施分析程序

分析比较期末与期初固定资产增加和减少的金额与数量，关注大额变动，分析变动原因是否合理，是否有其他材料支撑。

（三）固定资产增加的审计

高校固定资产的增加一般为单位购买、科研部门自行研制的设备、接受社会或校友捐赠几种方式。审查固定资产的购置是否列入年度预算，是否按规定程序进行采购。索取或编制货物和服务项目采购招标情况表，审查购置固定资产时签订的合同是否真实合法并得到切实执行。审查购置的支出是否走相应的程序，是否符合有关规定。审查已购资产的使用效率如何，是否存在设备闲置、未使用或不需要的设备，若存在设备空置率高或设备从未使用的问题应进一步查明原因。

目前，各高校物资设备采购业务日趋规范，管理制度逐步建立健全，但在实际操作过程中仍存在“围标”的可能性，因此，在做“采购招标情况表”时要填写 “参与投标的其他单位”，尽管这些单位没有中标，通过几年招标数据的统计，就可顺藤摸瓜找出当“陪练”的单位，查出问题所在。

（四）固定资产减少的审查

高校固定资产的减少一般是指报废、毁损、盘亏或对外投资转出等等，由于国有资产的报废手续繁杂，高校的资产往往是虚增的，如批量购入的办公电脑、打印机、投影仪、摄像仪等等电子产品，使用5-8年左右就应当报废淘汰，实际上许多学校已经将这些电子废弃在仓库，可账上却还有实物也在（仓库）。加上对学校书记校长的经济责任审计中有一项重要的指标就是“国有资产的保值增值率”，为此，许多高校领导不愿报废上千万应当淘汰报废的资产。而作为审计部门，应当按照制度办事，确保固定资产的安全与完整，对减少的固定资产进行严格的审计，从而确保其合法合理。

（五）对固定资产进行实地观察

重点审查新增资产，可从两个方面入手：一是以资产部门提供的明细账为依据，进行实地检查，以证实资产的真实性。另一方面以实物为依据进行追查，查看会计记录是否遗漏，审查的同时也要记录其使用状态，是否存在设备闲置或购入后根本就没有启封的现象。若发现有未使用和不需用的固定资产，则需进一步调查原因，为何购进？有无进行购置前的可行性论证［4］？

（六）对固定资产进行盘点

由于高校审计部门人手少，可以与资产管理部门的人员一道进行固定资产的盘点，盘点时可分成2-3个小组，由内审人员带队，按照资产明细分类账进行盘点。若资产管理部门内控制度健全并运行有效，可只对贵重仪器设备进行盘点，贵重仪器设备一般指单位价值在10 000元以上的仪器设备；或资产管理部门内控薄弱不能做到每年盘点，则需要对资产进行全面监盘。

（七）检查资产是否担保或抵押

学校资产若有担保或抵押的情况，应审查手续是否完备，有无走相应的程序报批。并检查固定资产是否已在资产负债表中如实呈现。

四、对审计中的问题分析

有的高校虽然有相应的固定资产内部控制制度，但在实际操作过程中没有严格按制度执行，特别是在资产使用以及维修保管过程有疏漏，一些可以家用的贵重仪器设备如摄像机、照相机等签领与保管的责任不清。资产管理部门与财务部门没有对资产按类别分类，也没有定期相互核对账目。甚至未按照上级有关规定，对资产进行定期盘点，有的高校资产部门每年只对新增的资产进行盘点，而不是全部进行盘点。部分在建工程已经完工并交付使用，资产部门未及时办理增加固定资产手续。报废车辆和设备未及时办理减少资产等账务处理，造成账实不符。

笔者通过多年的审计工作实践，发现高校资产审计一般存在如下问题，应加以防范：

（一）账表反映资产数据不完整、不准确

某高校内部审计发现，财务处对于工期较长的跨年度建设项目未设置基建账进行核算，直接在事业支出资本性支出中反映。2014年1月至2016年11月“事业支出资本性支出”科目发生额为6 870万，在此期间“固定资产”科目新增为5 191万，两者相差1 678万。差异包括：校园网三期工程于2015年度支付了755万（该项目于2016年底才验收），因此目前尚未转增固定资产；又查出，该校新校区在建设之初，没有单独设立基建账进行核算，所有建设成本全部费用化，建成后也未记增固定资产，导致新校区11栋房屋建筑物及相关配套工程未在学校财务账和决算报表上反映，造成财务会计账表反映的资产数据不完整不准确。

由于未设置基建账，也未核算跨年度建设项目，同时没有建立备查资料来管理这些差异的部分，导致以年度划分的资本性支出中已经支付的固定资产项目被遗漏而未做固定资产新增，从而形成一部分账外资产。

（二）固定资产财务核算不规范

经高校内审发现，该校财务账仅按大类对固定资产进行核算，未按财务相关制度设置固定资产明细台账，固定资产的明细账仅能由资产管理部门提供，财务处只能根据资产管理部门提供的明细来核对财务账上的固定资产，未能对资产进行有效管理及监督。例如该校2017年12月465#凭证，已购入电子设备34.8万元，总务处在2015年11月已验收实物入库，但财务部门于两年后即2017年12月才入账补增登记固定资产。2017年9月24#凭证购买16.8万元纯净水生产设备未入固定资产，2017年12月421#凭证购买活性焊剂喷涂设备6万元未入固定资产。

该校财务处应当按相关制度设置固定资产明细台账，定期与资产管理部门提供的资产明细账进行核对。凡属于要入固定资产账的发票，由经办人先到总务处办理固资手续后，财务处凭固定资产单据方可办理报销手续，并且固定资产单作为附件与发票一起装订，备后续检查。

（三）仪器设备购置和管理不规范，使用效率不高

内审发现学校设备采购招标文件设置排他性条款，背离采购招标文件和原合同实质性内容签订补充协议，设备放置校外合作单位使用缺乏有效监督，原材料未按规定办理出入库手续，精密贵重仪器近三个学年的使用情况缺失，使用机时未达到立项论证的机时数、未达到教育部标准（800机时/学年）的情况。

（四）捐赠资金未按规定全部入账，形成账外资产

内审发现：（1）该校网球场项目主要由校友捐赠而建，从2015年1月至2017年4月支付总费用295万（其中50万元是学校投入，其余经费由校友捐赠），经审计发现网球场2016年初已投入使用，财务账仅只有50多万支出列入固定资产，校友捐赠的250多万元的金额没有作为增加“固定资产”和“固定基金”的账务处理。（2）该校2011年1月至2017年6月期间，接收校友及华侨捐赠物共有47项，有玉摆件、花瓶、瓷器、木雕、其他各类纪念品、图书等，该校将《接收捐物登记表》中所列物品只移交给档案室管理，捐赠物均未列入资产实物账和财务账，形成账外资产。按照国家有关规定，接收捐赠的资产应视同购置的资产，要及时办理验收入库手续，不能只做“登记表”而不入资产账。财务部门应完善相关手续，请有资质的中介公司对校友和社会热心人士捐赠的资产进行评估，然后依据评估价入账；对于校友和社会热心人士捐赠的资金要及时办理登记入账手续。

（五）固定资产的核销处置不当

高校内审发现，该校于2016年11月对无法收回的坏账77.96万元进行核销，该事项虽经校长办公会集体决策，但未按规定向上级主管部门办理审批手续。按照上级资产处置管理的文件，高校在处置20万元以上的资产（原价），要报省教育厅审核后报省财政厅审批，仅仅通过校长办公会议决策是不够的，仍需按上级规定补办相关的手续。

（六）校舍物业出租未按规定报批

高校内审部门发现，该校资产管理部门借对外合作之名，未经规范的项目论证、决策、审批、招标程序，变相出租校舍资源，合作双方权利义务不对等，按现有合作协议约定及项目实施现状测算，该项目将导致国有收益流失。

（1）该校在2014-2017年期间，先后以“合作办学”的名义，与17个合作单位签订“合作办学协议”，有关协议约定由学校提供部分校舍，合作方每年向学校支付“固定培训费”，这实际是出租校舍等物业的租赁费收入，据统计学校在此期间共取得租赁费收入1 090.32万元。上述物业出租虽经校长办公会议集体讨论决策通过，但存在以下问题：第一，有关租赁价格未按规定采取评审或者资产评估的办法确定；第二，对外招租未按规定程序公开；第三，对出租国有资产单项资产50万元以上的，未报省教育厅审核并报省财政厅审批。

（2）学校将10套住宅用房（每套户内面积100平方）以每套40-50万元对外出租，出租期限为50年，承租人中7人是学校的教职工，另外3人属于社会人员，租赁协议由学校某领导签署。审计发现上述事项存在以下问题：第一，此租赁协议未经学校领导班子集体决策；第二，租赁期限50年，远远超出了事业单位出租期限一般不得超过5年的规定，同时也超出了《合同法》最长租赁期限不超过20年的规定；第三，有关租赁价格未按规定采取评审或者资产评估的办法确定，未按规定实行公开招租，有关出租业务也未报上级主管部门审批。

资产部门对出租的资产要按照相关的规定评审或进行资产评估，报教育厅审批同意后，采用公开透明的方式对外招租，合同的期限一般不超过5年。

审计中发现的这些问题，不仅仅是资产管理的问题，也涉及到财务管理、后勤管理、学校办公室管理等诸多方面，是全校性的系统工程，由点到线到面，也是顶层设计的问题。因此高校应加强现代大学治理理念的宣传和培训力度，正确认识新形势下建立现代大学治理体系在促进学校良治、提高学校软实力和保障学校可持续发展中的重要作用，强化依法依规管理意识、经济责任意识和绩效管理意识，进一步完善大学治理结构和学校各层次、各环节制度体系建设，健全决策、执行和跟踪机制，以及重要部门、重要岗位的权力监督与制约机制，形成高水平大学治理能力。增强人财物管理的风险防范意识和资产保值增值意识，促进科学管理水平的提升，强化内部审计力量，完善内部审计监督机制，形成放权与监管相结合的内部激励和制衡机制，促进高校内部资产管理部门、财务管理部门规范运行，使高校更加健康有序发展。