医科院校优化试剂耗材管理模式探讨

曹 蓓, 禤智东

(南方医科大学 设备与实验室管理处, 广东 广州 510515)

随着国家“双一流”建设和各省市“高水平大学”建设的持续投入,高校建设经费投入力度不断加大,各类科技创新资源不断丰富。在加强科技创新研究工作的同时,如何有效提升试剂耗材管理水平是各高校亟待解决的问题。本文以南方医科大学为例,梳理了工作中存在的难点,深入分析了学校试剂耗材管理的工作模式,并就加强试剂耗材管理工作开展了一些探索。

1 试剂耗材管理工作的重要性

作为一所国家重点医科大学,我校正在积极融入创新发展的建设行列,自2015年入选广东省高水平大学重点建设高校以来,研究经费规模不断扩大,试剂耗材采购量大幅提高,因此在试剂耗材使用和管理方面需要进一步优化服务功能,促进形成科技创新活力的管理机制,科学高效地监管试剂耗材经费使用情况,引导广大科技人员在遵循科技活动规律和财政预算管理要求的前提下合理合规地使用经费[1]。

2 试剂耗材管理的改进需求

2.1 监管的总体要求

政府部门不断加强经费监管力度,在对我校的高水平大学建设专项资金审计时提出,应高度重视科研耗材等低值易耗品的管理和监督,严格按照国家和省的有关规定修订完善低值易耗品管理制度,设立切实可行的进销存管理流程、内部控制机制,充分利用信息化手段推动学校科研耗材管理的现代化,实现全过程留痕的实时管理和监控,安全高效地为科研工作者提供服务,确保顺利安全有效地实现高水平大学建设目标。

2.2 监管的总体方案

按照审计部门提出的要求,试剂耗材管理实行“统一领导、分级管理、责任到人”的试剂耗材采购管理机制,实行学校、学院、采购组三级管理。通过搭建试剂耗材采购平台,进一步规范试剂耗材采购流程、加强内控机制、防范风险,加强供应商管理,在试剂耗材管理中实现全过程留痕的实时监控和信息化管理,实现阳光采购[2]。

2.3 科技人员反映的问题

在不断探索试剂耗材管理工作的进程中,广大科技人员在认真遵守关于经费管理的各项规章制度的同时,也反映了实际运行期间出现的问题。主要包括：部分商品价格偏高、优惠减少,导致科研成本增加；商品信息不完善,商品种类少,选购不方便；平台的供应商进驻率不高,搜索功能需要改进；毒麻药品、易制毒化学品等管控物品的采购保障问题；商品发货周期长、售后保障不到位等[3]。

3 探索试剂耗材管理模式

我校从2017年7月探索启动新的试剂耗材管理模式,本着“规范运行、服务保障、提高效率、服务师生”的试剂耗材用品管理理念,进一步加强对实验试剂耗材用品的管理服务工作；主要从完善规章制度、组建管理机构、加强宣讲培训、规范采购流程等多方面探索管理模式[4-6]。

3.1 组建管理机构,创新管理机制

学校成立试剂耗材管理中心,负责试剂耗材管理规章制度和管理信息平台建设,实施试剂耗材采购、出入库、结算等全过程监管,毒麻药品、易制毒化学品和气体等危险品的供应保障和监管处置。学校实行“统一领导、分级管理、责任到人”的试剂耗材采购管理机制,实行学校、学院、采购组三级管理。学校明确各部门在试剂耗材管理与监督方面的职责和权限,建立健全试剂耗材协同管理监督机制；学院是试剂耗材采购和使用的基层管理单位,落实本单位试剂耗材采购和使用的各项管理工作；采购组负责人是试剂耗材管理的直接责任人,对使用试剂耗材经费的合法性、合规性、真实性和有效性承担责任[7-8]。

3.2 建立和完善各项规章制度

为规范学校的教学科研试剂耗材管理,提高采购透明度,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规,结合风险防控要求,我校制定了有关试剂耗材管理的各项规章制度,如实验室安全建设与管理规定、教学科研试剂耗材采购管理实施细则、教学科研用特殊药品管理规定、危险化学品安全管理办法、实验室废物管理办法等。建立和健全了相应的规章制度,确保学校教学科研试剂耗材在制订计划、执行采购、验收入库、保管存放、实验使用、废弃物处置等方面做到有章可循,保障学校教学和科研工作的顺利进行。

3.3 加强政策宣讲,组织专题培训

举办面向全校师生的专题培训,宣讲试剂耗材采购管理的上级有关要求和学校实行的政策。从集中物品采购、规范经费管理、提高商品质量、简化报账流程等环节详细介绍实施试剂耗材采购管理的各项具体措施。加强试剂耗材采购平台使用的培训,从注册账号、签字授权、商品搜索、下单采购、货物验收、经费结算等流程进行专题培训。印发操作手册,确保广大科技人员熟悉试剂耗材采购流程,提高采购效率。

3.4 加强安全教育,做好宣传工作

为了提高师生的安全意识和技能,我校定于每年的10月为“安全教育宣传月”。在“安全教育宣传月”里,学校每周举办一场安全知识讲座,邀请校内外专家讲授,提高师生的业务知识和水平；利用广播、宣传栏以及自媒体软文推送等形式向师生进行科普宣传教育；结合实际案例,进行安全演习,理论联合实际,让师生对安全事件在潜意识中作出最快的处理反应；开通实验室安全学习考试系统,组织师生在安全学习网站上进行学习,通过安全考试后颁发安全证书,以此作为实验室准入的一个标准。通过多种形式开展培训教育和宣传工作,提高师生安全防范意识和能力,改变师生的安全观念,使广大师生的思想意识从“要我安全”转变为“我要安全”是安全管理工作的关键[7]。

3.5 推进过程监督,加强试剂耗材平台管理

由试剂耗材管理中心负责试剂耗材采购平台的监管,定期评估试剂耗材采购平台的运行情况,逐步完善校级试剂耗材的管理信息系统；督促试剂耗材采购平台与供应商建立价格与服务的信息反馈机制,保障学校广大用户的权益。为提高试剂耗材采购平台的服务质量,持续引入新的采购平台，实现竞争发展、相互补充,保障学校教学科研工作的顺利开展。

3.6 管控物品的保障管理

为方便各单位实验使用毒麻药品、易制毒化学品等特殊物品,解决各单位向公安系统备案手续繁琐的问题,危险化学品全部通过学校试剂耗材采购平台采购。建立全校危险化学品信息数据库,危险化学品的采购执行严审批、严把关、严准入的准则,购买、使用等环节严格履行报批手续。

4 管理模式创新点

4.1 实施专家管理委员会监督指导下的运行模式

发挥专家咨询监督作用,成立学校试剂耗材管理专家委员会,成员由各单位开展实验工作较多、了解试剂耗材的专家及实验技术人员和相关职能部门的工作人员组成。审议试剂耗材管理的年度计划与重大任务,组织相关技术咨询论证工作；审议试剂耗材管理的规章制度及办事流程；负责监督与评价试剂耗材管理采购平台运行情况；负责指导与监督试剂耗材管理部门,审核年度运行评价结果,审议年度绩效奖惩方案。

4.2 建立试剂耗材管理信息系统

建立统一的试剂耗材采购平台,引入多家采购商城,竞争发展,提高服务质量。试剂耗材管理信息系统包含以下模块：(1)采购平台采购订单管理模块：与学校现有的采购平台信息对接,直接在学校信息系统管理采购订单,完成订单的跟踪、签收、拍照验货、报销结账等功能；(2)非指定采购平台申请审批模块；(3)库存管理模块：包括采购信息数据导入、入库管理、库存查询、出库管理、数据统计等；(4)危险化学品管理模块：领用线上申请、领用登记、领用审批、领用出库,对危险化学品的根源进行全过程的管理监控,提升危化品管理安全意识,预防实验室事故发生；(5)废弃物管理模块：废弃物处理申请、审批、处理记录。通过试剂耗材管理信息系统的统一化管理,对试剂耗材的采购源头、到货验收、库存入库、废弃物处理的生命周期实施全流程留痕管理[9-10]。

4.3 完善试剂耗材管理流程

出台试剂耗材采购管理实施细则,规范试剂采购流程。加强经费预算管理,经费主管部门负责审核所管理经费中用于试剂耗材采购的大额订单的合理性与可行性,负责试剂耗材经费的财务管理和会计核算；完善验收管理方式[11],采用扫描、拍照上传的方式进行验收；加强出入库管理,建立试剂耗材出入库登记制度,建立库存台账,详细记录所领取的各项试剂耗材,作为单位内部管理及接受检查监督的依据[12]。

5 结语

当前,我校试剂耗材管理工作还在不断完善,需要定期评估试剂耗材管理信息系统的运行情况,加强对采购平台的采购行为、商城的销售行为、平台的管理方式的监管；不断完善试剂耗材管理制度体系,建立健全试剂耗材信息公开和回访机制[13],形成良好的监督管理长效机制。