电子档案与纸质档案的整合管理

周莉

摘 要：近年来，随着现代科学技术的应用，档案信息的存储方式也不断地发生变化，存储形式多种多样。在纸质档案与电子档案并存时期，如何科学有效地管理好档案工作，是档案工作者值得深入思考的课题。本文主要就电子档案与纸质档案的整合管理作了相关的分析，以供广大同仁参考借鉴。

关键词：电子档案;纸质档案;整合管理

当前电子档案与纸质档案的整合是摆在档案管理人员面前的重要研究课题，电子档案与传统纸质档案的存储方式相比，电子档案存储方式有着很大的不用。主要表现在电子信息档案的数据可以与存储载体相互分离。采用高新科学技术作为基础，能够对于原始的数据进行复制，但是却不能复制所必要的存储载体。所以，电子数据档案可以存在于专门的存储系统之中，也可以存储在随身携带的各种移动数据载体之中。所以，利用电子信息技术将现代信息技术融入到档案管理工作中，加大力度促进电子档案与纸质档案的整合管理是非常必要的。

1 电子档案与纸质档案的特点分析

1.1 电子档案的特点

1）档案信息存储丰富性。电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，具有“海量存储”之称，大大高于纸质载体所存储的信息，这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间，又简化了各种档案管理环节。

2）档案信息生动形象性。随着网络技术的成熟，电子档案与多媒体信息相结合，通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态，形象生动地再现历史活动状况，从而改变了纸质档案记录信息的单一性，使反映出的信息图、文、声、像并茂，对人类社会活动的概貌进行全息化 再现。

3）信息存储与利用的迅速准确性。电子计算机具有高效率的信息处理功能，它通过数字或代码，对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理，由计算机转换成可视、可听的信息，从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。

1.2 纸质档案的特点

1）档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2）纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

2 电子档案与纸质档案整合管理的具体要求

传统的纸质档案可以十分简单明了的获得想要的信息资料，并且在具体的获取过程中不需要任何其他的媒介工具。电子信息档案在获取信息过程中不需要任何其他的媒介。然而电子信息档案则需要一定的媒介进行信息的获取，所以说明电子信息档案对于高新科技产品具有极强的依赖性。随着我国科学信息技术的发展，信息档案存储的方式越来越闲心，可以实现对于电子档案数据的存储。

1）同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。

2）同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。

3）同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定，即时归档。

4）同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

3 电子档案与纸质档案整合管理的探索

1）建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。

2）并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性;或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带），制成双重备份，分别归档管理。

3）实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用;二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。

4）建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息證实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

4 结语

总之，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。因此，我们要做好电子档案与纸质档案的长期并存工作，逐步完善档案管理手段，进一步促进档案管理事业的长足发展。

参考文献

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[2]赵丹.数字时代电子档案与纸质档案并存[J].城建档案，2018（05）.

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