信息化背景下的事业单位会计档案管理

摘 要：随着社会的不断进步和科技的发展，信息技术也在飞速发展，并且在各大工作岗位上都得到了广泛的应用。与此同时，事业单位的会计档案管理也逐渐走向了信息化管理的道路。本文就主要针对会计档案的信息化管理的相关概念进行阐述。

关键词：事业单位;信息化;会计档案管理

事业单位的档案管理工作的实施，是进行对事业单位本身的发展情况的记录以及对社会相关事务的演变。然而在信息时代普及之前的传统的档案管理手法已无法满足现在档案管理工作的需要，这就要求我们要响应时代的进步，对传统的档案管理进行信息化处理，以促进事业单位会计档案管理工作的顺利进行。

1 信息化档案管理的特点及重要性

1.1 信息化背景下档案管理工作的特点

随着社会上信息化技术的飞速发展，越来越多的工作和技术都逐渐采用了信息化的方式开展，进而使得信息化成为了当今社会发展的主旋律。对于信息化背景下的事业单位会计档案管理工作的实施中我们可以看出，它具有智能化、特殊化和高效率等的主要特征。档案工作的进行可以按照信息化技术来自动生成精准的电子档案信息，并对它进行智能化管理。利用信息化管理档案也可以具有高效和共享的特点，会计档案数字化的管理能够做到快速的检索和归档，使查询管理工作更加的方便。当然，信息化背景下事业单位的会计档案管理的顺利开展也是需要专业的计算机以及信息化的工作人员，因为它具有会计档案的资源共享的特点，所以对于信息化的防盗功能的要求较高。又因为处在信息化的背景下，信息化管理的开展受制于软硬件设施的配置，这就要求单位领导要重视软硬件设施的建设工作，让会计档案相关人员将工作岗位由核算向管理进行转变。

1.2 信息化背景下档案管理工作的重要性

信息化的背景下，信息化工作的进行则需要具备一套较为完善的计算机系统，这套系统被要求能够使得档案管理工作的开展更加有效，同时在根据其实际情况适当的加入一些应用程序来更好的建立内部的管理工作。将事业单位的会计档案制度进行信息化处理还能够提高空间的利用率和工作人员的效率，只要是档案整理工作完成了，就可以在当今的信息时代下在电脑及网络上快速查找到，更好的做到资源共享。

2 信息化档案管理所面临的问题

2.1 网络安全性较差

当前的信息化背景下的网络较为开放，这就使得网络信息的安全性大大减弱，而且网络分布的密集性和信道的公用性都是网络问题难以快速解决的一点，再加上网络体系的复杂性和电子档案信息对网络的依赖性都是网络安全性问题出现的导火索。又加之现在有部分事业单位仍缺少对信息化管理的相关制度以及相应的信息化管理人才，都使得网络以及网络安全性问题一直存在。

2.2 档案人才培养和领导方式存在问题

从事业单位的发展水平来看，档案管理队伍与现代化的管理要求间有着一定的差距，缺乏对档案相关法律法规和业务知识的了解和应用，对于档案深层开发的能力还不够多，仅仅停留在简单的数据整理等水平上，也存在创新力非常不足的现象，而且目前大多数存在的问题也都是档案人才的培养不合理，高级职称的人员也偏少，也存在着一定的男女比例失调的现象，甚至有的单位会出现年龄差距显著，多数高级人员面临退休的现象，这就使得擅长现代化信息技术的人才几乎没有而且也难以胜任档案管理现代化技术运用的工作，这就直接影响了事业单位的发展，再加之有关领导的档案意识及信息意识存在薄弱，使得档案工作得不到重视，就更加加剧了信息化背景下的档案管理的问题出现。信息化背景下的事业单位会计档案管理工作对会计档案管理人员的职业素养，专业技能等方面提出了很更高的要求，因此事业单位要格外重视和加强会计档案管理团隊的队伍的建设，可以采取从各大高校挑选和引进高素质会计档案管理人才的方式，并对他们进行职前培训、考核和指导，择优录取，从根本上提高会计档案管理队伍的综合素质，更好的为事业单位的会计档案管理在信息化背景下的运用提供帮助。

3 对于信息化档案管理工作开展的提议

在数字化背景下，事业单位如果想要不断的提升管理人员的工作水平的话，就要优先录用具有数字化背景的人才，然后再根据有关工作的需要，分层次地培养现有的档案工作人员，以加快档案管理的人才队伍建设，提高人才工作效率。此外，为了保证电子文档中，档案信息不被非法访问和非法使用，还可以采取一些信息保护技术。如果想要拥有更高效率的档案信息服务系统，就应该在涉密系统建设应用的各个阶段，严格的按照国家的相关标准和规范进行处理，还需要根据单位的档案利用和需求规律，探索出适用于本单位档案信息资源开发和利用的新思路和新方法。这就要求事业单位应结合自身和社会市场的总体发展形式，给予会计档案管理工作更大的发展空间，然后再建立起完善的管理体制和专业的管理队伍，在单位会计档案管理工作的运用过程中，为单位发展做出积极的贡献。

积极的向领导决策部门介绍档案信息的开发成果，并在编制过程中严格采用国家统一的标准，以适应于文档管理一体化的要求，适用于各事业单位，社会有关单位各方面的广泛利用，还应该加大档案的宣传力度，提高单位领导及相关人员的信息意识，在当今信息化的背景下，为提高单位领导和相关方面对档案工作和档案信息技术的重视，就必须加强单位档案及相关技术的宣传工作，可以采取提供单位内部档案工作报刊的形式来加强信息化档案管理的宣传力度。还可以通过加大对《档案法》、《电子签名法》等相关档案的法律法规的宣传力度，以提高事业单位档案管理人员的档案意识和信息意识，更好的加强信息化档案工作建设。

4 总结

由上述可知，随着科学技术的发展和进步，现代社会已经逐渐步入信息化时代，而对于信息化背景下的事业单位的会计档案管理，信息化、电子化的档案保管工作和应用有着极其重要的一面，又随着事业单位的相关工作量也在逐年增长，信息化管理对于人才的要求，已经成为未来档案管理工作的发展趋势，事业单位在未来的发展过程中，若想使自己更具有现代化，就要重视和推广事业单位会计档案的发展未来，尽量满足去逐渐增加的工作需求和信息化的应用力度，若想使自己更具有高效率，就要不断的完善和健全档案管理的规章制度和方法，加强内部员工的教育培训，事业单位还要充分的做到有利的资源共享，若想要确保管理工作会更加符合事业单位的发展形式，就需要建立完善整的制度管理体制，这样才能够确保电子档案信息的存储高效性和管理的安全性，开创事业单位会计档案管理数字化的新局面。

参考文献

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[2]杨知先.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略分析[J].兰台内外，2019（12）：62-63.

[3]武晓强.信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新研究[J].兰台内外，2017（04）：68.

作者简介

张莉萍（1980-），女，山东省枣庄人，本科，初级助理馆员，研究方向：档案管理。