住房公积金档案的特点及管理策略研究

许建明 黄瑞生

摘 要：住房公积金是近年来根据社会发展的要求提出来的，现在经济的不断发展，住房公积金也成为了为人们购房的一种福利制度，住房公积金档案作为一个原始的材料，有着重要的作用。但是在管理上也存在着一些问题，缩小了住房公积金的作用，为了更好的规划的管理好住房公积金档案，不损害缴存人的权益，本文对这些提出了一些问题和解决措施仅供参考。

关键词：住房公积金档案;特点;管理策略

房价的上升使一些中下等收入的买不起房子，所以国家就推出了住房公积金，是由国家进行保障，可以用来贷款买房，为无房职工提高了保障。当然住房公积金的一些基本的业务都离不开住房公积金档案，对业务的处理有种重要的价值，合理的安全的使用，需要对住房公积金档案的管理上做出调整，这对推进住房公积金的良好发展也有着重要的作用。

1 住房公积金档案管理工作中存在的问题

1）档案资源没有做到合理与充分的利用。住房公积金档案管理工作中，一些设备的落后也是它不能充分的发挥作用，对信息的整理不能及时，也可能会漏掉信息，这些对档案资源等我管理都是非常不利的。此外，住房公积金的档案管理部门一般有很多个，部门之间也存在着有差异，最后在统一管理中会存在着不同的因素难以融合。

2）档案管理人员的综合素质有待提高。随着住房公积金的发展，越来越多的职工进行住房公积金的缴存，业务的数量增加，这也就导致了工作人员出现缺口的现象。从别的部门进行人员的调配，但是由于他们专业知识的缺乏，只能从事一些普通的档案管理工作，需要有计算机能力也专业知识的岗位仍有缺失，这样就导致了档案管理工作的效率不高。除了这些，一些工作人员的思想没有及时的跟进，不能适应社会的新要求，也没有接受培训，这样就使住房公积金档案的管理工作水平整体不高，在工作中也容易出现问题。

2 住房公积金档案的特点

1）档案形成者较多。我国住房公积金制度主要是针对职工，这个团体是庞大的，所以档案的形成者就比较多，每个人都有不同的档案，同时在住房公积金档案的处理中也会有许多的文件产生，这些都是由档案管理部门保存。

2）住房公积金档案具有种类多样及内容丰富的特点。住房公积金档案主要可以分为归集、提取和贷款。而且在这些层次下面又分布有一些详细的部门，这主要是针对不同的档案种类和特点，为了更好的解决不同的问题。住房公积金档案有许多不同的业务类型，它们之间也存在有差异，把它们不同的划分开来。

3）留存材料基本相同。住房公积金在办理的过程中，需要交费的职工和单位，需要提交各种材料，在对这些材料审批后，如果合格了，需要交给管理部门进行保存。现在电子行业的发展，使这部分材料不仅有纸质的，也会有电子类的，所以在档案保存中不会有太大的差异。

4）对档案的管理具有优势。（1）整理立卷具有时效性。时效性可以方便档案的整理，由于住房公积金业务的增加，对缴费人的信息进行整合，就是住房公积金档案。住房公积金档案的管理部门也是有很多层，它们之间也是有一定的联系的。所以为了确保工作的正常完成和不对后面的管理环节造成影响，需要进行及时的整理和核实不能积压，所以对档案立卷的整理有时效性。（2）查阅和使用具有针对性。住房公积金档案存在的一些隐私性，它里面有着个人的一些基本信息，所以在查阅和使用的时候具有针对性，只能一些监管部门和缴存职工可以进行查阅，其他人员都要遵循严格的保密制度，不能随意的进行查阅和使用，这也是对缴存职工隐私权的保护。（3）形成过程具有动态性。住房公积金档案和普通的档案相比有不同的地方，其中一點是，住房公积金档案具有动态性。因为住房公积金档案的管理部门比较多，再进行统计管理时对贷款的划分比较清晰，这就使花费的时间比较长，根据这种现实存在的情况，就不能跟普通的贷款一样以还款日期标准管理，这会使时间消耗长，工作效率低，同时也增加了住房公积金档案工作管理人员的工作量。所以，对住房公积金档案的管理是根据借款者的需要形成档案的，并不是全部还款后才形成的一个档案，随着不断地还款，需要将新的内容不断地加入个人的档案中，这也可以方便管理部门的管理。（4）档案材料具有特殊性。在缴存职工的住房公积金档案中，涉及的内容多且复杂，因为住房公积金档案涉及了较多的管理部门，管理层比较复杂，各部门在对住房公积金材料进行沟通合作时会产生差异，这也就使公积金材料具有了一些特殊性。

3 加强住房公积金档案管理的策略

1）提高对住房公积金档案管理的认识。住房公积金的管理人员需要对自身的思想进行与时俱进的改变，这样也可以有助于更好地管理，认识到管理对住房保障和贷款资金风险有着重要的意义。当然在提高认识的过程中，工作人员也应该发挥主动性，能动地对存在的一些问题进行解决，当然在住房公积金档案管理的过程中，需要构建一个完善的管理体系也是非常重要的，这样可以有利于责任分工到每一个部门，然后各部门进行互相调节和监督，对档案进行严格的监管，也可以建立一些奖励机制，鼓励档案管理人员能够对档案问题进行及时的处理，可以提高工作人员的积极性，发挥主观能动性，并在这个过程中创新，能够进一步的提高住房公基金管理的现代化进程。

2）建立健全住房公积金档案管理规范。要想住房公积金档案能够进行合理规划的管理，一个完善的规划管理制度是必不可少的。国家可以根据一些现实情况，制定不同的住房公积金档案管理政策和制度建议，当然可以在不同的地方，根据当地的实际情况可以做出适当的修改。当然这一切的修改都不能脱离住房公积金档案的管理制度，这样制定出的管理制度既符合实际要求，又对国家提出的档案管理制度进行吻合，可以实现规范化和标准化的管理。

3）要加强档案的信息化建设。信息化已经成了各行各业发展的一个必经之途，它可以提高行业的发展水平和增加竞争力，所以在住房公积金档案的管理中也要想着往信息化建设的方向发展。在建设信息化这个过程中，需要资金的支持来购买一些信息化的设备，对于住房公积金档案的工作环境也要进行一些信息化的改进。除了要完善这些硬件的信息化建设，也要加大对住房公积金档案管理系统的软件建设，可以利用一些先进的管理系统和吸取一些成功的监测软件，市住房公积金档案软件管理系统得到一个上升性的发展。当然在信息化建设中，电子的档案也是一个重点发展项目，它也是信息化技术达到快速成熟的发展的一个产物，数字化在信息化建设中也起着非常重要的作用。因此在打印管理中需要把纸质档案向电子档案进行转换，这样不仅可以减少对纸质材料的使用，也可以提高档案信息的安全性。

4）提高档案管理人员专业素质。档案管理人员作为一个管理的主体，他可以对住房公积金档案的管理发挥主动性，一个拥有高素质的文化水平和专业知识的管理人员，可以让他们的专业知识在住房公积金档案的管理中充分展现，所以要想使住房公积金档案管理的更好，这就要提高管理人员的整体文化素质。所以管理部门叫对管理人员进行定期的专业知识培训，增加一些实践的经历可以提高工作经验。要学习一些计算机知识，这样可以更好地把现代化的技术在住房公积金档案管理上发挥作用，也可以向高校提出建议，开设相关的讲座和课程，为档案管理工作提供高素质专业的人才。

4 结束语

我国推出的住房公积金是为广大职工提供的，一个合理的公积金档案管理制度，这也是向广大职工提供住房公积金的保障。通过对住房公积金档案的合理的进行改进，也要主要住房公积金的特点，在管理的过程中，利用现在技术和社会发展需要不断地进行创新，提高管理水平，促进我国住房公积金建设的发展。

参考文献

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