对高校学生类档案归档管理的探讨

韩姝

摘 要：随着教育事业的快速发展，教育部门对高校学生类档案管理提出了新的要求。目前，在我国高校学生类档案管理过程中，很多传统管理方式的弊端开始显现，学生类档案管理是高校发展中的一项重要工作，它能够为学生的学习情况、家庭情况等提供准确真实的数据和信息，具有很强的参考价值。但传统的档案管理方式缺乏制度化、规范化，以及高校和学生档案管理意识薄弱等问题，通过科学合理的管理办法和途径可以有效的提升学校各个部门的工作效率，也对学校的发展起着助力的作用。因此，加强高校学生类档案管理，是促进学生和高校共同发展的關键。本文根据高校学生类档案管理的重要意义，分析了高校学生类档案管理现状，并且提出了高校学生类档案管理有效策略。希望能够给更多的高校档案管理提供一些可行性的参考建议。

关键词：高校学生;档案管理;探讨

2008年9月1日，教育部门提出了高校档案管理办法，其中重点强调了对于学生类的档案进行认真保管，档案包含了学生的入学登记表、体检表、毕业登记表等。高校学生类档案作为教育部门的重要人事档案组成部分，记录了学生的成长及能力和综合表现，对学生的前途和未来有着重要的影响。因此，在高校学生类档案管理过程中，高校和学生都应该意识到档案管理的重要意义，不断提升档案管理水平，紧跟时代发展步伐和要求，完善档案管理制度，利用科学的管理方法去丰富档案内容，从而促进高校教育质量和工作效率的提升。

1 高校学生类档案管理的重要意义

高校学生类档案指的是学生在学校整个学校经历以及社会实践活动经历真实记录，是展示学生学习能力的重要窗口，也是学习评估的重要资料。因此，加强高校学生档案管理也是学校教育质量的见证。其次，学生档案作为学校和社会联系的重要基础，为社会工作岗位提供了重要的数据和信息，也为用人单位提供了重要的参考依据。做好高校学生档案管理对人才的培养和发展有着重要的作用。同时，利用科学合理的方式管理学生档案，可以让学校对学生进行综合评价，并为评选“优秀学生”、“优秀学生干部”提供真实的依据，学校在对学生进行档案管理时，应该根据国家统一标准和要求进行科学的管理和分类，深入的了解每一个学生的档案信息情况，如：家庭背景情况、学校情况等，正确使用学生档案，提升高校工作效率，有利于家校沟通合作，随时满足高校工作需求，对高校的发展有着重要的现实意义，家校交流，随时了解学生在家在学校的情况，有效的促进高校和学生的共同发展。

2 高校学生类档案管理现状

2.1 档案管理缺乏制度化、规范化

现阶段，我国高等教育事业的发展正处于重要的阶段，学生类档案管理工作作为高校工作重要的组成部分，也面临着巨大的挑战。高校学生类档案管理缺乏制度化、规范化以及标准化，是高校目前迫切需要解决的问题，这样才能提升高校学生档案管理水平，促进高校学生档案管理工作的顺利进行。其次，不同的高校管理学生档案的方式和部门不同，有的是高校人事处，有的是学院系进行管理。由于缺乏统一的协调机制，导致出现临时突击的混乱现象，而学生类档案管理工作中涉及的人员、经费和保管地点也无法得到保证，也无法深入开展档案管理工作。

2.2 高校学生类档案管理意识薄弱

随着社会经济的快速发展，市场竞争力日益激烈，对于学历造假、档案造假的现象经常发生，从而影响了高校学生类档案管理的严肃性。同时，有的高校为了促使学生顺利毕业和就业，也为了维护学校的声誉和教育质量，对学生档案就行修改或者虚假记录，这样不仅降低了高校学生档案的公信力，也导致学生在用人单位选拔人才时，参考价值也有所降低。目前，部分用人企业不会将学生档案作为参考依据，还会存在档案遗失的情况。因此，高校和学生对档案管理意识也逐渐处于薄弱状态。其次，高校很多学生没有意识到档案管理的重要性，也缺乏基本的档案管理训练。所以，提升学生档案管理意识，也是高校管理档案工作的重要部分之一。

3 高校学生类档案管理有效策略

3.1 完善制度建设，规范管理行为

对于高校学生类档案管理而言，首先应该完善制度建设，规范管理行为，提升档案管理效果和水平。首先，应该明确档案管理部门的具体职责，完善管理制度，定期整理和归档，提升工作的动态性，禁止在档案管理过程中出现造假和篡改的现象。其次，为了进一步提高档案管理工作的效果，在工作中，相关工作人员应该要充分结合档案着录原则等相关标准来进行新时期的档案管理工作，不断提升管理队伍的综合素质和能力，定期进行专业培训，由于每个高校的具体情况不同，在实际的管理中，还需要充分结合高校自身的情况来进行管理。其次，要重视档案的分类号编排，分类号的统一又直接关系着档案管理工作的规范性。在实际的管理中，工作人员需要根据我国高校的档案管理法来对分类号进行统一编排，逐渐提升高校在新时期档案管理工作的有效性，逐渐强化管理和监督过程。

3.2 加强高校和学生档案管理意识

在高校学生类档案管理过程中，需要不断的加强管理部门和学生档案管理意识，给予高校和学生自主管理权，鼓励高校根据自身情况和人才培养目标，以及社会人才发展需求进行丰富档案内容方式的探究，从而体现出学生自我发展的重要的过程。在高校的带领下，学生创建出真实的档案信息、综合反映出学生的心理思想、综合能力以及专业能力，更好的提升了档案信息和数据的参考价值。

3.3 利用现代化科技进行信息化档案管理

在现代化技术发达的新时期，各种高新技术的发展为高校档案管理工作的创新提供了新的思路。在新时代背景下，高校学生类档案管理工作的创新成为必然趋势，传统的管理方式弊端显露无疑。对档案管理工作模式的创新，对高校档案管理工作而言，既是提高工作效率的重要方式，也是保证高校在新时期顺应时代发展、与时俱进的重要途径。现阶段，我国很多的纸质档案载体都在逐渐转化为电子档案，信息化电子档案在教育领域也得到了广泛的应用，学生的入学登记表、学籍档案、以及就业信息都进行了信息化管理，为学生类电子档案管理建设提供了有利的保障。因此，高校可以利用科技技术整合信息资源，通过快速扫描、电子储存等优势，完善学生档案互联网服务网站，为学生和社会提供便捷的服务和咨询，强化高校学生类档案管理工作，也提升了工作效率和档案管理质量。

4 结束语

总而言之，高校学生类档案管理好坏对于学生和学校的发展都有着重要的影响。因此，新时代背景下，高校应该不断提升档案管理水平，转变对档案管理的观念和方式，不断探究和创新档案管理方法，在创新过程中，要充分利用现代化信息技术，实现档案管理模式的创新和转变，还要结合国家档案管理标准来对管理方式进行规范，只有这样，才能确保新时期的高校学生类档案管理工作发挥出最真实有效的作用和价值，也能有效的推动高校教育质量和档案管理水平的提升。

参考文献

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