浅谈数字化时代下企业档案管理方法

胡婷婷

（福建省福能兴业股权管理有限公司，福建 福州 350001）

在数字化的背景下，企业档案管理也被赋予了新的内容，不同于之前的档案管理方式，企业需要结合时代背景实现档案数字化管理，加快企业档案管理的收集、整理、合并、归档速度，同时也方便管理人员随时调取和更新企业档案，帮助企业节约档案管理的成本，让企业能更好的提供多方面服务，促进整个社会朝着好的方向发展。

1 提高企业档案管理效率的重要性

1.1 有利于提高企业档案管理水平

不同于传统的档案管理方式，在数字化时代背景下，企业档案管理方式也要进行革新，在打破档案管理局限性的基础上，不断收集各方面档案信息，再对企业档案进行有效的收集和整理，将企业档案管理和社会发展结合在一起，实现档案资源的有效配置，不断提高企业档案管理的整体水平，以此来更好的融入到社会档案管理中，更加高效的为社会提供数字化档案信息服务。

1.2 符合当前数字化时代发展需求

随着时代的发展，档案管理方式也在逐渐发生变化，像是原始人就会用他们的语言将信息刻在石头上，后人会将这些内容经过翻译抄录在纸上[1]。而近年来，随着我国科技水平的逐渐提高，数字化已经成为档案信息管理的重要手段，而且，企业信息内容涉及较广，如果不结合时代发展引入数字化管理，可能会遇到很多无法调和的问题，所以在企业管理的时候引入数字化管理方式，已经成为档案管理发展的必然趋势。

1.3 改变传统档案管理模式的

对企业来说，需要整理的档案除了基本员工信息，还包括各个项目的初步设计、施工图、会议资料、费用数据报表等，这些内容的流动性较大，也需要经常取出修改更新，如果是纸质档案资料，很容易受到磨损，不仅会让管理人员更新不方便，还会造成一定的阅读障碍。而如果采用电子档的档案管理方式，不仅可以让管理人员能够快速的通过网络更新档案信息，还可以保护档案资料的完整性，逐渐实现档案信息业务管理自动化，以此来促进企业的发展。

2 企业档案管理存在的问题

2.1 档案数字化发展不均衡

在开展档案数字化建设的时候，各企业的档案管理水平还存在很大的差异。一些发展迅速的大型企业能够快速调动资金投入到数字化档案信息建设中，但是一些中小新企业却没办法快速实现数字化，有些企业甚至会为了提高企业效益而裁员，而裁员的突破口便是档案部门，这就导致档案部门会因为人员不足而存在很多潜在风险，也就无法完全顺应档案管理的数字化潮流，无法真正将数字化档案管理落实到企业的发展过程中。

2.2 企业档案数字化基础较薄弱

除了个别大型企业，一般的企业档案数字化建设进程比较缓慢，主要原因集中在三个方面：第一、缺乏专业的数字化技术指导，因为数字化档案建设起步较晚，整个企业档案管理相对闭塞，即使找到数字化的档案，但是并未将其和企业发展本身相结合，无法完全体现出档案数字化的效果；第二、管理人员缺乏数字化档案管理能力，毕竟数字化档案管理是一种新兴的档案管理方式，但档案管理人员并没有接受过系统的管理培训，在处理数字化档案信息的时候还会存在一些问题，这不利于企业档案管理的发展；第三、投入到数字化档案管理资金不足，这是因为大部分管理人员没有意识到实行数字化档案管理的重要性，还是将发展企业经济放在首要位置，这就导致没有足够的资金投入到数字化管理中，用于数字化的设备更新换代速度较慢，就会让数字化档案存在信息匮乏问题。

2.3 档案数字化管理欠缺衔接性

文档一体化管理是企业实现数字化档案管理的最终目标，这不仅能让企业的经营活动、文书处理和档案整理工作能够快速有效的进行下去，更能让多方信息进行有效衔接，最大化的节约数字化资源配置[2]。只是，当前企业档案数字化程度较低，而且也没有系统的数字化档案管理机制，这在一定程度上加大了档案管理的难度，各个档案的衔接还存在一定问题，没办法快速实现档案数字化管理，也就无法达到之前设定的最终管理目标。

3 提高企业档案管理效率的策略

3.1 加强企业管理人员对档案管理数字化的重视

数字化可以让档案信息更加完整、准确和及时，也能让企业在信息传递的过程中抢占先机，为企业能为市场经济的发展做贡献[3]。具体来说，企业首先就要加强管理人员对档案数字化的重视，引导他们树立正确的档案管理观念，不再只是一味的发展企业经济，更是要形成一个系统的档案管理模式，让数字化档案管理能更好的推动企业经济发展；然后，就是要加强企业数字化档案管理人员的素质，可以请专家对他们进行针对性培训，如果在培训的过程中遇到任何问题，都要及时向专家提问，在打好每一阶段的基础能力之后，再进行更加深入的学习，提高数字化档案管理效率。

3.2 加大企业档案管理数字化的资金投入力度

硬件水平是进行数字化档案管理的基础，这也就意味着需要加大数字化档案建设的资金投入，还要加大数字化档案信息的建设力度。利用网络将多方面企业档案信息进行汇总，还要定期对数字化档案信息进行维护，如果数字化信息遇到网络安全问题，企业还要投入相应的资金进行反病毒查杀，确保每个数字化档案的安全和完整性，而对于比较重要的档案，还可以备份档案信息，即使原数据文件存在丢失，也可以通过备份找回重要信息，并在之后投入更多的资金完善数字化档案管理，确保不会再出现任何危害企业档案信息的内容。

3.3 完善企业电子信息文档的管理和更新机制

在开展数字化档案管理的时候，大都需要依靠企业信息平台进行管理，而企业信息平台汇集了企业的所有信息，就需要管理人员能够在了解所有信息之后，再建立专门的档案管理信息库，及时接收和发送档案管理邮件，并利用信息平台的存储技术快速进行管理，然后根据企业的实际发展情况更新档案内容[4]。在推动数字化档案管理的时候，还需要加强档案管理的组织建设，在档案数字化管理过程中制定严格的管理机制，管理人员需要严格按照规章制度开展信息化管理工作，在遇到问题的时候也能快速找到解决问题的办法，推动数字化档案管理的发展。

3.4 开发系统的企业档案信息管理建设资料库

最后，还需要将开发系统的档案管理信息库作为数字化档案管理的重要组成部分，信息库中会收集各方面档案信息，管理人员可以将各种合同、调查资料和企业基础信息等放在资料库中，放在不同的标签下，管理人员在查找这些信息的时候，就可以通过信息库索引的方式快速找到重要信息，还能对重要的档案信息进行标注，下次再浏览这部分档案内容的时候，就可以有针对性的对这部分信息进行修改和完善，为企业档案管理发展做好充足的准备工作。

4 结束语

在将数字化引入到企业档案管理的时候，可以通过加强企业管理人员对档案管理数字化的重视、加大企业档案管理数字化的资金投入力度、完善企业电子信息文档的管理和更新机制、开发系统的企业档案信息管理建设资料库的方式，快速解决企业档案管理存在的问题，让企业获得更加全面的发展。