提高水利工程档案管理水平的经验做法

欧 清，刘 猛

（1.山东省立第三医院，山东 济南 250031；2.山东省水利勘测设计院，山东 济南 250014）

由于受行业、地域和工程类别等影响，各地水利工程档案的管理水平参差不齐。部分单位在档案管理方式、管理理念、管理制度等方面创新意识不够，服务意识和大局意识需要提高，延续过去的管理模式已经不能适应现代化发展的需求，仅仅是能够满足工程一线人员的基本信息需求。长此以往，档案为工程运行和管理提供信息支持的目的无法实现，也不利于水利工程档案专业的持续发展。

1 水利档案管理现状和存在的问题

1.1 思想意识问题

大部分人对于“什么是档案”理解不到位、不透彻，不明白档案、文件、资料的区别。水利行业数据、文件、资料复杂繁多，大部分人不清楚什么应该保存什么不应该保存。关键是档案的重要性认识不到位，档案管理员的专业素养、管理制度体系建设有待加强。

1.2 档案建设差异较大

大型水利工程或近期新建水利工程，档案建设标准较高，硬软件设施齐全完备，均能满足电子、纸质双归档要求。但部分小型水利工程和过去已建水利工程，档案建设有待改建。没有满足档案规范要求的固定场所，档案资料归档、查阅等存在问题，更不具备双归档的条件。

1.3 职业素养有待提高

专业素养、业务技能亟需提高。对于档案内容不够熟悉，虽然拥有通过案卷目录找到相关案卷的专业技能，但对于案卷内容信息提取的广度和深度不够，不能够从各个方面为一线工作人员提供数据支持。

1.4 服务意识薄弱

很多水利单位的档案提供与利用工作不到位，认为收集齐全就可以了，前来查询信息的不多，导致服务意识薄弱。对于案卷数据的编纂工作开展较滞后，门槛高、宣传不到位也是普遍存在的问题。

2 适应新形势，开拓新局面

2.1 建立健全各类档案资料

面对信息技术快速发展的全新局面，不能只关注工程档案，对于文书档案、财务档案、人事档案也需要及时建立信息系统，建立统一的信息管理平台，将工程档案系统、文书档案系统、财务档案系统、人事档案系统实现无缝对接。从多个角度多个侧面对归档质量进行有效监管。档案的门类越多，保存资料越完整齐全，越能够更加真实地还原发生的过程。

2.2 注重档案收集工作

水利项目档案资料齐全以否，在一定程度上决定了在建水利项目的工程质量。技术人员通过查阅往期档案能够获取很多经验教训，避免走弯路，能够起到提高工作效率的作用。而随着收集工作的不断开展深入，能够及时地补充档案数据库，使得工程专业档案不断完善，为日后的水利工程提供更多可以参考的信息，提供更多的思路、更多的技术支持。

2.3 建立及时归档管理制度

充分利用现有的信息系统，不断进行更新完善。一方面可以加强监督管理，保证档案的完整，及时通过信息采集上传，也可以保证真实性，解决了因为不及时整理而产生资料丢失、归档混乱等问题，尤其是对于工期较长的项目来说，如果等工程结束再整理归档，项目开始的资料、实际工程情况从一定程度上来讲会丢失一部分资料和信息。先上传电子版，等工程结束后再移交纸质档案是比较稳妥的办法。

2.4 提高管理人员素质

目前，多数水利单位的档案管理人员年龄普遍较高，对于新系统新技术的接受程度与学习能力普遍不如年轻人，推进信息化系统难度较大。不断为档案管理工作补充新鲜血液，加强人员结构年轻化，通过继续教育、岗前培训等进行新技术的培训，大幅度提高管理人员素质。很多单位编制不充足，全职档案管理员较少，这种情况可以通过兼职档案管理员来进行有益补充。培训人员应当包含专、兼职管理员，尤其是兼职人员，非专业出身，对于专业知识掌握不够牢固，更应该加强管理，提高这部分管理人员的专业技术素质势在必行。