水电工程项目档案管理存在的问题及对策

王薇薇

（中国水利水电第十四工程局有限公司机电安装事业部，云南 昆明650032）

水电工程项目档案是工程建设的重要组成，记录了整个项目的相关数据和资料，是水电工程项目的历史凭证，对于解决工程问题、工程验收、项目运维、审计等具有重要作用。所以，加强档案管理，是提高水电项目建设质量和效率的基本保障。水电工程项目的施工管理环境较为复杂，给档案管理工作带来了许多难题，例如档案整理难、档案编制不统一等，导致了水电工程项目档案管理实践存在一些问题和不足。通过具体分析水电工程项目档案管理存在的问题和不足，提出针对性的档案管理建议对策，对于提高水电工程项目档案管理水平意义重大。

1 水电工程项目档案管理存在的问题和不足

水电工程项目参建单位较多，档案资料分散难以收集，经手人员变化也较快，所以要确保档案资料的全面性和真实性难度较大。在日常的水电工程项目档案管理工作中，常见的问题和不足主要体现在如下方面：

（1）档案管理制度不尽完善

水电工程项目建设过程中，涉及建设、施工、监理、设计等多个单位，各单位职责不同、人员复杂，无形中增加了档案管理的难度。相关单位都有自己的档案管理制度，但是总体而言档案管理制度中有关责任划分、相互协作等内容规定不全，在实践中存在档案管理责任难落实、单位之间配合不够的现象。由于档案管理制度不完善，存在相关信息、材料难以收集，收集不全和保存不规范等问题，有的还存在档案造假问题，项目档案的真实性和完整性得不到保障，工程建设工作也难以得到有效的约束与监管。同时，由于档案管理制度不完善，岗位及人员配备不够，也导致了档案管理人员责任心不强、重视意识不足，存在随意报送档案工作计划或者不制定工作计划的情况，阻碍了水电工程项目档案管理水平的提高。

（2）档案管理意识不强

一方面，各项目参与单位的个别领导对档案管理的认识不深，对档案管理建设的支持力度不够，认为档案管理工作只要收集好各类文件资料、确保不要遗失，需要时能找到即可，而对档案的后期价值和作用不够重视。由于领导对档案管理的重视程度不够，因此在档案管理方面投入就比较少，对档案管理岗位的设置、人员的选聘以及员工培训开发等都比较随意，对档案管理人员缺乏充分的教育与培训，档案管理人员的专业技能不强、工作方法落后，导致档案管理的质量较低。

另一方面，水电工程项目档案管理信息化程度低。当今社会信息传递和信息更新的速度都很快，这就要求水电工程项目的档案管理要实现信息化管理，以提高档案管理效率。然而，一些单位的档案管理依然以人工为主，档案管理设备、技术落后，相关文件和资料通过档案袋封装，以表格形式登记管理，无论是归档还是查档，速度都很慢。由于档案管理信息化程度低，缺乏软硬件支撑，档案信息的内部共享非常困难，档案的价值没有得到充分发挥。有的单位虽然实现了档案的信息化管理，但是存在格式不统一、管理系统或平台不兼容等问题，影响了各单位之间档案信息资源的共享。

（3）档案管理人员配置与员工素质问题

档案管理人员配置方面，存在人员配置不够或者临时任用的问题。从水电工程项目施工单位的情况来看，许多施工企业的综合办人员负责档案管理工作，由于他们缺乏专业的工程知识，所以在工程档案管理方面难以高质量完成任务；加之人员流动性较大的原因，有时档案管理由临时聘用人员管理，使得一些档案管理工作衔接时经常出现问题。有的单位为了最大限度降低项目成本，压缩档案管理人员编制，一般只设一名专职人员进行管理，没有结合单位档案管理的工作量、工作难度等进行人员补充，既使得档案管理工作效率不高，也使得专职档案管理人员工作时捉襟见肘、难以应付，时间一长就会降低对单位的满意度，有的也会考虑换岗或辞职。

档案管理人员素质方面，管理人员的综合素质不高。兼职的档案管理人员往往并非建筑相关专业出身，因此对建筑工程、水电工程、项目管理等不够熟悉，抓不住电力工程项目档案管理的重点和难点；专职的档案管理人员在选聘时单位对其要求不高，没有对其工作经验、专业学历和能力职称等进行综合评估，而且由于工作任务繁重，管理人员自身没有更多精力继续学习和充电，因此档案管理水平长久得不到提升。施工单位等项目参与方，对于档案管理人员的培训开发也不够重视，缺乏健全的培训开发制度，水电项目管理知识、培训师资和档案管理重视等较为匮乏，档案管理人员得不到系统的、专业的培训，因此综合素质不高，对水电工程项目档案管理工作的高效开展带来了束缚。

（4）档案管理监督力度不够

部分水电项目档案存在资料不全、不真实的问题，原因在于相关监理单位对档案管理的监督力度不够，过于重视对项目质量、进度等的监理，却对项目档案缺乏严格的监管。监理单位如果只针对水电项目的质量等进行监理，而忽视对施工单位的档案管理，就会使得一些工作人员在档案管理过程中偷工减料、不负责任，例如不重视对原始资料和数据的收集与保存，不重视对相关手续的审核（例如签名和印章的真实性与规范性不够）。因此，监理单位要切实履行好对水电项目档案的监管职责，严格审核档案资料的真实性与完整性，避免因档案资料的问题影响到整个水电项目建设。

2 水电工程项目档案管理的建议对策

经过前文的分析，可以看出水电工程项目档案管理的重要性不言而喻，其对在建水电工程项目以及未建的水电工程项目都有着重要作用。为了进一步提升各单位的档案管理水平，更好地为水电工程项目服务，有必要找出有效的对策措施，解决当前水电工程项目档案管理存在的问题。

（1）健全档案管理制度

1）建设单位应结合水电工程项目实际，建立健全档案管理制度。在水电工程项目尚未开工前，建设单位就要按照档案管理相关政策、水电行业基本要求等，对档案管理的目标、档案管理方法、档案管理责任落实等进行确定，以文字形式明确项目参建单位的档案管理内容与职责，推动档案管理工作的规范化开展。

2）水电工程项目参建单位应依照建设单位的档案管理制度及档案分类方式，结合自身实际建立档案管理制度。档案管理制度中，要对档案管理工作的目标、管理内容、工作流程、监督与考核等进行规定，从档案的收集与整理，到档案的移交保管，到档案的签字与盖章，再到档案材料不全、遗失等的责任落实与惩处等，都要进行明确，避免在具体的管理实践中难以执行。

3）做好档案管理制度的执行与落实工作。水电工程项目的各参建单位，在档案管理制度建立健全的基础上，还要抓好档案管理制度的执行工作，确保制度的权威与指导作用，让档案管理工作严格按照制度进行规范，真正提高档案案卷质量。

（2）提升档案管理意识

1）充分认识到水电项目档案管理的重要性。项目参建各单位、各部门以及档案管理人员都要强化档案管理意识，在水电项目全过程中都重视档案管理。只有这样，档案管理人员才能严格遵守档案管理制度，做好常规工作，避免出现资料不全、信息错误等问题；单位领导、项目负责人才能加大对水电工程项目档案管理工作的支持，重视档案管理的信息化和硬件投入等；监理单位才能认真审核项目档案，及时指出档案管理中存在的问题。

2）提高档案管理人员的信息化意识。各档案管理单位在组织档案管理人员培训时，要强化信息化方面的专题培训，重视计算机技术、互联网技术等的应用培训，以及对档案管理系统的实操训练，切实提高档案管理人员的信息化知识与技能。同时，引进或更新相关硬件设备，开发购买适用的档案管理软件，为信息化在档案管理工作中的推广应用提供大力支持。

3）建立档案信息资源共享机制。水电工程的项目参与各方，应摒弃狭隘的利己主义，树立合作共赢和资源共享理念，更好地满足信息化时代对档案管理的要求，统一档案信息管理平台和档案管理工作标准，实现档案资源在项目内各参与方之间的共享，更好地为项目推进和各单位服务。

（3）加强档案管理队伍建设

1）健全档案管理机构设置，配齐工作人员。水电工程项目各参建单位要健全档案管理机构设置，明确档案管理部门的地位、管理归属，以及档案管理岗位职责，充分发挥档案管理机构的作用，确保档案管理工作的规范、高效运转。针对档案管理人员配置不足、兼职现象普遍的问题，各单位要从项目实际出发，想办法抽调聘任专职人员作为档案管理人员，避免非水电专业员工、非档案管理专业员工作为专职档案管理人员，提高档案管理工作岗位的进入门槛。同时，重视对档案管理人员的激励，确保队伍稳定。同一个项目中禁止更换档案管理人员，同时也禁止档案管理人员岗位的随意变动，在薪酬福利、职称评定、成长通道方面给予同等对待。

2）重视档案知识业务培训。各单位领导、项目管理团队均要接受专业的档案管理专业培训，一方面可以增强项目团队的档案管理意识，强化对档案资料的重视程度，切实把档案管理作为项目管理的重要组成部分；另一方面可以帮助档案管理人员提高自身综合素质和工作效率。业务培训的内容，应结合水电工程项目具体情况，包括项目背景、施工组织设计、项目参与单位、档案管理机构和人员、计算机和软件系统、档案管理方法等，让档案管理人员全面了解项目情况，掌握档案管理专业知识及先进技能。除了统一组织档案管理培训外，各单位也要鼓励档案管理人员自发学习充电，系统掌握档案管理相关政策法规和制度、先进信息技术等，积极深入项目现场，重视对项目文件编制人员的指导和帮助，共同提高档案管理业务素质。此外，还可以组织不同单位之间的档案管理工作者交流与研讨，总结交流水电工程项目档案管理的重点和难点、经验对策，实现共同进步。

（4）加大档案管理监督力度

水电工程项目监理单位除了要重视对项目质量的监督，还要重视对档案资料质量的监督，改变项目参建单位对档案管理工作的认识，逐渐规范内部的档案管理工作。

1）做好制度检查和指导工作。监理单位应对各参建单位的档案管理制度进行检查，查阅相关规定和条款，分析管理制度的科学性与可行性。对于没有建立档案管理制度的单位，应督促其尽快建立，并提供专业指导；对于制度不健全或者内容不合理的单位，应督促其适时调整和修订，确保档案管理制度内容合理、可执行性强。

2）加大对档案管理日常工作的监督检查。监理单位应定期和不定期对各单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现档案管理中存在的问题并要求及时整改处理。针对档案管理中归档、分类、保存和编目等普遍存在问题的环节，进行重点检查和监督。通过对水电工程项目档案管理的日常检查和监督，引导项目各单位重视档案管理工作、健全档案管理制度、规范日常管理工作。

3 结语

在信息化时代背景下，水电工程项目档案管理依然存在较多问题，要求项目各参建单位高度重视、团结协作，健全档案管理制度、提升档案管理意识、加强档案管理队伍建设、加大档案管理监督力度，这样才能更好地解决档案管理存在的问题，提高档案管理质量。