矿产企业招投标档案管理

李晓艳，徐 宏

（1.神华北电胜利能源有限公司，内蒙古 锡林浩特 026000；2.西乌珠穆沁旗国际新能源风电有限责任公司，内蒙古 锡林郭勒 026000）

在对招投标工作进行研究的过程中，发现在矿产企业中存在于各个项目中，例如对相关设备的采购和工程的建设，同时在招投标的过程中会产生非常多的招投标档案，是整个招投标过程中非常关键的依据，例如在煤炭企业进行项目管理、维修、扩建、拆迁等过程中，如果出现问题可以查阅相关的招投标档案，找到问题的根源，同时在项目完工后进行验收，也需要招投标档案的协助[1]。同时招投标档案是企业进行档案管理的关键部分，是一种关键的资源，对招投标档案的管理模式能够进行优化，有利于企业各种项目的开展，因此，要加强招投标档案的科学化管理。

1 当前矿产企业招投标档案管理的现状分析

对当前企业招投标活动过程中所形成的档案进行管理，了解当前的现状，有利于更好的发现档案管理的问题，进行有效的措施提出，使档案管理更加规范。

（1）招投标档案的数量过多。在当前的招标活动开展的过程中，会产生大量的招投标档案，需要专业人员的管理优化，同时大量的招投标档案产生于许多单位，例如一些露天煤矿为例，他们的招投标数量高达900多份，如此多的档案必然会造成档案管理的障碍，同时，根据我们当前的法律法规，在招投标的过程中，资料会逐步的增加，那么所获取的招投标档案的数量也在不断的增加，要进行可行性研究报告，这样到招投标档案会过于分散，数量也会比较多。

（2）招投标档案的格式不统一。对当前招投标档案进行管理的过程中，发现他们的书写格式是不统一的，是由不同的单位和部门在配合的过程中所完成的，他们对档案的认知和归档意识的强度不同，在进行投标书书写的过程中，样式也是不统一的，例如有的投标书有A4、A3，他们的包装也有线装、胶装等等，这样投标书在进行入档的过程中会产生一定的遇到障碍，会影响整体档案的统一美观，同时有些投标书不符合我们当前的标准，会导致档案的保存失效[2]。

（3）缺乏专业的招投标档案管理人员。对招投标的档案进行管理，需要专业的人员进行档案的优化，必须要加强重视，使得招投标的各个环节都能够与人员进行专门的对接。但是，我们在对当前的煤炭企业招标方人员进行研究的过程中，发现缺乏专业的人员进行招投标的负责工作，对招投标档案的管理缺乏一定的重视，例如有的业务人员在进行招投标档案移交的过程中，可能会导致原始的资料丢失，或者和其他资料进行混合，又有一些企业，他们的招标方人员是变动比较频繁的，这样不利于招投标工作的开展，同时有些人初调到这个岗位，可能会对招投标档案造成完整性的缺失。

（4）招投标档案管理的模式落后。当前的招投标工作管理由于流程较长，参与的人员非常多，使得整体的管理效果是比较低下的，从招标方来说，他们采用的招标方式是不同的，有的是进行自主的招标，有的是能借助一些代理机构进行招标。招标方式的差异会导致在进行招标资料审核的过程中缺乏严谨性，缺乏时效性，缺乏保密性，同时对电子档案的保护措施不到位，会使得当前的招标档案管理模式仍然比较陈旧。

2 矿产企业招投标档案管理的措施探讨

对招投标活动过程中的情况进行记录，有效的进行招投标档案的管理，有利于更好的优化当前煤矿的档案管理工作。

（1）促进招投标档案管理制度的完善。进行招投标档案的收集与管理，需要有一个健全的管理制度，在招投标档案管理制度体系下，对煤矿招投标的管理工作进行效果的提升。制度所涉及的方面，要对档案归档的日期、监管体系、招投标的程序等各个方面都要进行包含，确保招投标文件的合法性和准确性，严格的利用制度进行规范的招投标档案收集，对相关档案管理人员进行实施的培训，能引起对招投标档案的重视，有效的进行档案的管理，确保到招投标档案的完整性，当时招投标方面的人员要减少过于频繁的调动，能够对投标单位的投标资料进行把握，了解具体的要求，例如格式、密封、要求装订、电子版的规格，使所收集的招投标资料能够整齐，为以后的招投标档案管理奠定一个基础。

（2）招投标档案管理中融入信息化技术。在当前信息化与不同领域融合的过程中，我们把信息化融合到当前的招投标档案管理中，使得档案管理更加符合当前的社会需求，提高招投标档案管理工作的有效性，同时，对于一些档案管理人员要使他们更好的利用信息化，对边缘材料的价值进行开发，把矿建、土建、安装、服务类、物资类等招标档案，按照不同的类别进行划分，在招标形式、时间、中标单位、通知合同签订日期等一些主要的信息能够录入到信息平台中，这样对档案的利用效率能够提升，在进行招投标档案查阅的过程中，可以节约时间，同时抽取关键信息迅速，检阅到我们所需要的，另外，在进行投标管理流程优化的过程中，要对工作实际进行结合，更加注重文件的电子化，链接到当前的档案管理系统，使得招投标档案管理更加系统化。

（3）加强招投标档案管理的法律性。在企业发展的过程中，进行招投标活动的开展是非常关键的，但是在招投标的过程中会产生一些法律风险，所以要借鉴一些法律顾问的意见，对我们的招投标档案管理进行优化。首先，我们可以对投标人的相关资质、证件进行审核，符合我们当前的这个要求，其次是法律顾问要对投标的专业技术能力进行审核，确保招投标档案过程中的真实性，再者是法律顾问要参与到招投标的每一个活动中，对一些关键的资料，例如招标文件、投标文件、合同等进行审核，并提出法律意见，这样企业在进行招投标的过程中，能够更加法制化，在日后的招投标档案管理过程中，也能够避免一些法律风险。

3 结语

综上所述，在对矿产企业招投标档案管理的过程中，研究当前所产生的一些问题，针对问题提出有效的措施，能够更好的对企业的招投标项目开展的过程进行反应，同时有利于保管企业关键的资产，进行效益的提升。另外，对于档案服务质量的提升，也能够适应我们当前企业发展的需求，不断的进行创新，使得当前企业的招投标档案管理能够迈向一个新台阶。