医学院校通用耗材供应保障模式探讨和实践

耿韶华, 董君枫, 张 帆

(首都医科大学 国有资产与实验室管理处, 北京 100069)

医学院校通用耗材是指学校办公类耗材、部分劳保用品和诸如实验用玻璃仪器、卫生刀剪、镊针盘架、卫生布、棉纱、纸及塑料橡胶制品等在各类教学科研行政活动中常用的耗材[1]。这几类耗材具有种类多、应用覆盖面广、消耗量大的特点。目前我国多数医学院校通用耗材保障供应采取各内设部门、下设学院(部)分散采购的模式。这种传统的模式造成耗材质量难以有效保证、耗材浪费现象严重、教职工时间精力被占用等问题[2]。有鉴于此,首都医科大学积极探索医学院校通用耗材供应保障新模式,取得了良好的效果。

1 特色配送中心规范化建设

新兴经营管理形态。现代化配送中心是一个多功能、集约化物流据点,把订货、收货、验货、仓储、装卸搬运、拣选、分拣、流通加工、配送、结算、信息处理等作业有机结合起来。配送中心作业流程主要有:进货作业、保管作业、分拣作业、配装作业和送货作业[3]。而传统物流是按照装卸搬运、运输、仓储等不同专业服务分门别类各自单独运行,各项作业相对独立。相比较而言,配送中心接力式便利储运、链条型全方位服务具有耗费小、效率高、物流成本低、服务水平高的特点[4]。

1.1 通用耗材供应保障机制的建设和运行

在通用耗材供应保障方面,学校物资供应中心按照配送中心基本标准和流程机制建设和运行,主要体现在以下几方面:

(1) 进货作业人员根据库存耗材数量和学校师生需求向供应商订货,仓库保管人员负责验收和接收订购的耗材；

(2) 仓库保管人员负责库房管理、耗材分类、入库、归置和保管；

(3) 为了分拣工作便利和库房管理规范化,学校供应中心分拣业务采取超市模式,即同时设置库房和货架,仓库保管人员根据货架上耗材数量情况从仓库提货对货架进行补货,分拣工作人员在货架区按照师生提交的订单进行分拣；

(4) 配装人员负责将分拣好的耗材进行配装作业,并根据订单信息同领取人共同核对耗材数量、型号、规格等是否匹配；

(5) 结算工作人员负责学校师生同物资供应中心结算，及物资供应中心同供应商的结算。

1.2 建设具有特色的配送中心并完善职能

通用耗材供应保障必须符合学校各项工作实际,满足学校师生工作学习需求,所以必须建设具有医学院校特色的配送中心并完善其职能。

(1) 特殊耗材,如手术服、器械盒、机读阅卷耗材等无库存耗材。为满足这部分需求,学校供应中心向师生提供个性化需求服务,由用户向供应中心提出购买申请,经审核符合法律和相关规定,由供应中心向供应商购买,购买的耗材只提供给提出购买申请的专门用户；

(2) 二氧化碳、氧气等气体钢瓶是医学院校教学科研工作必用品[5]。学校供应中心将气体钢瓶的管理和领用纳入职能建设中,建立了气体钢瓶物联系统。按照编码规则为每一个钢瓶进行编码,用户更换钢瓶时以编码空钢瓶更换为编码满装钢瓶。以编码跟踪方式查询钢瓶目前所处状态(用户使用中、库存空瓶、气站流通中、库存重瓶)、所在位置和钢瓶详细流通历史,实现气体钢瓶动态安全规范管理[6]；

(3) 易制毒试剂。对易制毒试剂必须严格、安全、统一、有效地进行管理[7]。学校供应中心建立了易制毒试剂供应审核和双人双签制度,即审核使用易制毒试剂的教学科研活动是否合法合规,在领用时领用方必须有两人同时到场领用和签字,而且至少一人必须为本校教职工,防止易制毒试剂被冒用、滥用。

特色配送中心规范化建设的着眼点和落脚点是提高服务质量和效益,寓管理于服务之中。这也是区别于市场化配送中心的不同之处。市场化配送中心主要追求经济效益,特色配送中心在立足于为师生提供周到、便利、高效的耗材供应服务的同时,还兼顾耗材采购成本控制、集约节约利用和安全规范管理与使用的能力建设。将经济效益和管理效益统筹于服务效益之中,以提高服务效益带动提高经济效益和管理效益,以经济效益和管理效益的提高促进服务效益的提高。

2 构建基于信息技术和信息系统的供应链

供应链的研究对象是贯穿其始终的“三流”:信息流、物资流和资金流,供应链管理就是对信息流、物资流和资金流进行设计、规划和控制[8]。随着互联网和信息技术的快速发展和广泛应用,信息流的重要性日益凸显,它记录着整个商品交易活动的过程,在更高位置对物资流和资金流进行控制[3]。 因此要提供良好的物资供应保障服务,必须要有现代化信息处理和传输系统。在通用耗材供应保障方面,首都医科大学物资供应中心从学校实际出发,借鉴电子商务发展经验,构建基于信息技术和信息系统的供应链[9]。

2.1 信息-物资流

信息-物资流的示意图见图1。

图1 信息-物资流示意图

(1) 进货工作人员根据信息系统中显示的耗材库存数量和师生提出的采购申请向供应商提出采购需求,库管员完成验收和接收操作后,在信息系统中进 行入库操作并生成入库单。

(2) 师生根据信息系统中显示的耗材信息生成订单并将其关联到相关负责人,负责人在信息系统中审核后,订单即时进入分拣和配装阶段。分拣和配装工作完成后,信息系统向师生发送领取短消息通知,师生根据通知内容签收订单和领取耗材。

(3) 库管员依据信息系统中显示的耗材数量进行盘点操作,并在信息系统中进行盘盈/盘亏操作以确保耗材显示数量的准确性。

2.2 信息-资金流

信息-资金流示意图见图2。

图2 信息-资金流示意图

(1) 已签收订单信息在信息系统中会显示在订单结算栏中,师生在订单结算栏中选择全部或者部分已签收订单生成结算单,自动生成的结算金额为所选订单金额之和。师生在结算单中录写所在部门、经费支出项目号、项目负责人等信息。

(2) 供应中心结算工作人员将结算单在信息系统中作接收处理后送至学校财务部门,后者通过内部转账方式将资金由经费支出项目转入供应中心中转项目。

(3) 信息系统将入库单按不同供应商自动进行归类,进货工作人员根据信息系统中入库单信息与供应商核对账目,再由供应商生成相应发票。结算工作人员在信息系统中将发票和入库单作关联处理后送至财务部门,财务部门通过银行汇款方式将资金由供应中心中转项目转入供应商银行账户。

2.3 条形码技术的应用

条形码技术是一种利用计算机自动识读和采集数据的自动识别技术,可以快速、正确、有效、适时地处理信息[10]。学校供应中心在商品标签、申请单编码、订单编码、结算单编码、合同编号中均运用了条形码技术,贯穿于信息-物资流和信息-资金流的全过程。在实际操作中条形码技术简单实用、信息采集速度快、信息采集量大、可靠性高、设备成本低,在减少劳动量和劳动强度、降低人力成本的同时,极大提高了工作准确性和效率。

2.4 信息化的供应链模式

从传统供应链模式升级为基于信息技术和信息系统的供应链模式,实现了从采购到结算全口径全过程信息化、痕迹化和可追溯性,极大提升了服务和管理的质量和效益。学校供应中心通过信息系统与师生的物资和结算需求直接对接,形成以供应链为基础的高效、快捷、便利的服务平台。信息系统中痕迹化的载体是详实记录信息-物资流和信息-资金流各个过程和细节的数据,追溯数据进行数据分析和比较。用以纠正错误,弥补管理漏洞,考察评价管理过程、方法和效果,监控资金使用和流向,确保资金安全,不断提升管理水平和内涵,同时为后期的预测、决策、建设及创新提供科学全面、精准有效的数据支撑[11]。

特色配送中心规范化建设与基于信息技术和信息系统的供应链进行有机融合。信息系统犹如大脑和神经系统,特色配送中心职能犹如组织和器官,形成一个安全高效、规范集约的供应保障模式。立足于供应中心和资源配置层面,新模式提高了资源配置效率,依据效益=正确的目标*效率原理[12],在确立提供周到便利及高效的耗材供应服务目标前提下,产生了良好的资源配置效益,在提供优质信息化服务的同时,节省了大量人力,节约了大量资金。同2014年采用传统模式比较,采用新模式后,2015年资金节约率为25.56%,2016年资金节约率29.57%。在立足于学校和资源利用层面,新模式推动资源利用由单纯使用型向集服务效益、经济效益、管理效益于一体的综合效益型转变。首都医科大学通用耗材供应保障模式既具有体现现代理念的顶层设计,又具有体现信息化特色的系统筹合,即体现通用耗材保障供应的普遍性,又着重突出医学院校通用耗材保障供应的特征性,具有很强的可复制性和很大的推广价值。