谈高校数字档案馆建设的关键点与风险点

袁志芳

（北京语言大学 档案馆，北京 100083）

一、引言

随着信息技术的飞速发展和高校信息化建设水平的不断提高，档案资源的载体也随之发生了很大变化。高校在教学、科研、管理等各环节和工作中产生了大量结构各异、形式多样、分布存放的具有档案保存价值的电子数据和文件，它们不断累积，亟待归档，传统的实体档案管理模式已不能适应当前多种载体形式的档案管理需要，亟需新的管理方式。同时，信息时代对档案信息资源服务的高效性、便捷性、多样性也提出了更高要求，数字档案馆建设是档案事业不断发展的必然需求，也是教育信息化建设的重要组成部分。

高校档案馆是学校内设机构，主要服务学校本身，具有相对的独立性，其管理的档案内容繁杂，包括党政、教学、科研、财会、基建、设备、外事、实物、声像、出版、人事等诸多档案材料，由于各校档案馆之间在功能职能上存在个性差异，在系统平台建设时常常需要一些个性化定制来满足需求，因此在数字档案馆系统平台建设时，各校多采用项目开发的建设模式。当前，高校建成、在建、筹建的数字档案馆均有一定规模，探索积累了一定经验，但发展水平还不够均衡。

北京语言大学数字档案馆项目 （一期）已于2017年完成验收，功能基本涵盖高校档案业务的全部流程，主要功能模块包括档案业务系统、声像管理模块、远程借阅服务系统、信息采集系统、翻译系统、编研模块、OA电子文书归档、统一身份认证及数据平台接口等。本文将从数字档案馆建设实践出发，就高校数字档案馆建设中的关键节点和主要风险进行探讨和分析。

二、遵循行业法规和标准是数字档案馆建设的关键前提

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统[1]。数字档案馆实现了对不同载体、不同地理位置的档案资源以数字化方式存储、以网络化方式服务，提高档案资源的开发利用与共享的效率[2]，实现档案资源的全生命周期及环节的管理，全面提升档案的管理效率、档案资源信息服务水平。

数字档案馆建设中要做到严格遵循档案行业国家法规和行业标准，在档案的采集、加工、存储、管理和各类档案资源建设中，遵守法规和标准是数字档案馆实现体系结构开放、易扩充、易维护的建设目标的基本保障和途径。到目前为止，国家档案局和有关部门已经出台了一系列国家法规和档案行业标准，如《数字档案馆建设指南》（国家档案局档办 [2010]116号）、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017），《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）、《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发 [2013]5号）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《文书类电子文件元数据方案》等；此外，还要遵循本校的信息编码标准规范，以便于系统扩充与数据交换。

三、加强数字资源建设是数字档案馆建设的关键基础

高校档案馆的数字资源主要来源于四部分：一是纸质档案的数字化；二是和业务系统对接得到的电子数据，如OA电子公文数据；三是进入到校园数据中心的各单位历史业务数据；四是档案部门自行建立或抓取的专门资源库，如声像资源库等。一定规模的数字档案资源是数字档案馆建设的基础，建立各类数字档案资源库群是数字档案馆建设的关键基础和核心内容，包括传统载体档案数字化、电子文件归档及专题数据库建设[3]，避免数字档案馆空壳化。数字档案应和传统档案一样具有原始性、凭证性和长期可读性，因此，在对传统载体档案进行数字化加工及业务系统形成的电子文件归档时，除了要遵守各类载体数字化规范标准，还应重视保存各类数字化档案的元数据采集问题，电子档案其内容数据应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法篡改，确保数字资源的安全可靠。档案资源建设是一个长期的工程，可按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分步推进传统载体档案数字化工作，将重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化[3]。

四、统筹规划、分段推进、注重实效是数字档案馆实施的关键原则

数字档案馆建设涵盖数字资源、业务系统、用户服务、数据整合、系统集成等方面，在资金和人员不充分的情况下，可采用分阶段推进、有步骤实现的方法来达到最终的建设目标。初期，可优先保证档案管理系统中基本功能模块的实现，后续可进行功能扩展，采用模块化开发模式，扩展平台功能。数字化尤其是数据交换、系统集成对接方面，受制于资金、人力、资源等多方面条件约束，可通过项目分期，在条件具备时分步实施，从而保障项目建设的实际效果。

五、全面系统梳理档案工作业务流程是数字档案馆建设的关键步骤

数字档案馆功能基本涵盖了高校档案管理工作的全部业务流程，能实现对不同载体及类别档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、归档、存储、检索、发布、利用、编研、销毁及数字资源管理的全过程集中管理，同时还应实现与校园共享数据平台（中心）、数字校园统一身份认证、办公自动化（OA）等系统的集成与数据共享。通过集成、归档并利用这些结构各异、分布存放的“电子档案”，实现提升档案管理与服务水平。通过对现有档案业务的全面梳理，得到尽量详尽的功能需求，最终形成《数字档案馆系统需求说明书》，确保基础业务流程化，档案管理与服务的规范化、流程化的管理目标。通过档案业务流程化，使档案业务工作规范可操作，档案管理业务流程化是后期业务和服务系统成功实施的关键步骤。

图1 档案归档流程

对业务分模块、分类别进行梳理，通常档案业务流程主要包括：档案的归档流程（见图1）、档案的借阅申请审批流程、档案的归档接收流程、OA电子文档的归档流程、档案销毁审批流程、用户权限审核流程、机构认证服务流程、照片档案社会征集流程等。

六、对风险和不确定性提前预案是数字档案馆的实施保障

高校数字档案馆建设主要风险点与不确定性包括：数字档案馆系统与学校数字校园平台的应用集成、数据集成、认证集成工作；和学校其他业务系统的数据对接工作，如办公自动化系统（以下简称OA系统）、人力资源管理信息系统等其他业务系统。高校数字档案馆的建设仅依靠档案部门力量是无法推动和完成的，需要协调整合各业务部门的业务数据。

许多高校都成功地实施了数字化校园和办公自动化系统（OA）项目，遵循了统一规划、统一平台、统一管理的建设原则，实现了应用整合、数据集中以及网上公文审批流转等建设目标，为数字档案馆建设奠定了基础，但由于对档案归档与档案信息化认识的局限性或是档案信息化发展工作滞后，造成不少高校在数字化校园规划中涉及档案信息化部分的缺位与缺失[4]。以OA系统为例，只有少数高校在OA系统规划时就有档案部门参与规划OA文档的归档流程设计，从前端实现了对电子文件归档的控制，而多数高校数字化档案馆建设时不得不面对学校各业务系统缺乏前端控制归档的现状，后期数字档案馆建设时只能尽量适应和迁就其他业务系统的流程和数据的被动局面，这构成了数字档案馆建设的不确定因素。平台集成与系统对接工作涉及学校信息化部门、业务部门和各软件开发公司，需要协调多单位从技术、人力、资源和资金等方面进行配合，是数字档案馆建设的主要不确定因素和风险点。为保证项目顺利实施，需要积极与各方沟通协调，前期对相关业务部门通过走访、调研进行沟通，充分了解业务需要，取得校领导和相关部门的支持，就数据共享和项目实施达成共识；严格项目管理，保证进度，主要措施包括项目开发采用驻场开发形式，便于掌控进度和及时沟通；成立项目领导小组，通过项目启动会、项目进展周报、问题协调会等形式及时跟进解决问题；严格督促实施公司按照合同约定时限，完成系统需求分析、概要设计、详细设计、实现、集成测试、数据迁移、试运行、验收等步骤，不得随意变更项目负责人，杜绝因工期拖延、人员变动等原因造成项目失控甚至失败。此外，为保证系统的开放性，以便以后能和其他系统对接，应提前合同约定提供自定义接口（API），并且后台可管理可自行定制，以便以后进行接口开发或与其他系统的集成；在档案业务系统与其他业务系统对接时，如对方公司提供免费API接口，可要求开发商应免费进行接口开发，以保障集成对接工作的成功。

数据迁移也是数字档案馆建设的一个风险点。如果数据结构差异大，数据迁移将是一项艰巨的工作。对迁移数据首先要进行清洗规范，确保每一条数据都符合规范要求，档号、日期等数据符合著录规范要求。为保证数据迁移的稳妥推进，要进行多次数据试迁移，可先尝试迁移少部分数据，用来测试迁移策略，根据发现问题及时调整；再迁移部分数据，加以验证之前修正；然后试着迁移全部数据，对发现的一些问题进一步修正；最后，对数据进行正式迁移操作。数据迁移完成后，还要采用多种方式进行数据核对，检查数据的完整性、准确性和有效性。

七、建立安全防护体系是数字档案馆安全运行的关键保障

严峻的网络安全现状，使得数字档案馆项目建设之初就需提前筹划安全问题，数字档案馆安全主要包括信息安全、系统安全及网络平台的安全。

从系统自身上，软件企业要通过ISO质量体系认证；软件须通过CMM（能力成熟度模型）认证；软件产品须通过公安部认可的软件安全测评机构安全测评，并出具测评报告；按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发[2013]5号）的要求对系统进行定级和评测。

在系统使用上，严格限定访问范围，对业务系统、服务系统进行分离；建立在线、离线、异地、异质和分级存储等多重数据备份机制；对所有的操作进行详细日志记录；建立严格的权限管理安全体系，根据用户类别、用户角色、数据项权限、菜单项权限等对用户实现精准授权；档案元数据安全是数字档案可靠和可用的保证，有效防止档案元数据篡改，确保电子档案信息资源的真实性、完整性和持久有效性。此外，建立和建全岗位职责及制度规范，如《安全与保密管理制度》《系统运行维护管理制度》《数字化加工场所管理制度》等，在制度上加强安全防护体系。

数字档案馆建设涉及标准体系、系统平台建设（业务、服务）、档案数字资源库建设、档案门户系统建设、数据部署、存储备份、信息安全等多个方面，是一个系统工程，需进行长期建设并在实践中不断探索和发展完善相关理论，数字档案馆的成功建设将成为下一步智慧档案馆建设的基础。