事业单位文书档案管理优化途径

宋晓琳 白山市江源区审计中心

文书档案管理全面展现了事业单位的工作概况，事业单位发展中需要高度重视文书档案管理工作。现阶段，事业单位文书档案管理工作有所改善，但是我们也应该认识到，该项工作中依然存在十分明显的不足，为了推动事业单位的长期稳定发展，有必要采取有效措施完善文书档案管理工作。

一、文书档案概述

文书档案产生于机关、团体、企事业单位行政管理活动，其也是通用文书档案的别称，文书档案的类型较多，如命令、指示、通知、会议记录等。

二、事业单位文书档案管理工作现状分析

（一）文书档案管理制度尚不完善

现阶段，我国事业单位文书档案管理制度建设尚不完善，制度的规范性和权威性不足。如今文书档案数量日益增多，且文书档案工作涉及的内容复杂，各部门在日常工作中并不重视文书档案管理，在文书档案管理工作中，工作人员并未关注制度的完善，无法及时整理档案信息，降低了档案信息的利用率。

（二）文书档案管理方式滞后

目前，信息技术广泛应用于社会中的各领域，计算机技术与网络技术也在档案管理工作中发挥了十分重要的作用。但是我国事业单位文书档案管理方式无法跟上时代发展的步伐，信息化建设速度迟缓，尚未得到先进技术和先进设备的支持，在降低档案管理效率的同时，也阻碍了事业单位的发展。

（三）文书档案管理人员素质有待提高

事业单位发展中长期忽视文书档案管理工作，这也成为了文书档案管理人员个人能力无法提升的主要原因，且文书档案管理的流动性较强，不仅会降低文书档案管理的质量，而且不利于文书档案管理人员树立责任意识，工作的专业性也随之下降。再者，我国事业单位的档案管理工作人员多为大龄工作者，虽然其文书档案管理的工作经验十分丰富，但是信息技术知识匮乏，工作人员无法迅速适应信息化文书档案管理工作的要求，最终阻碍文书档案管理的长期稳定发展。

三、事业单位文书档案管理优化途径

（一）完善文书档案管理制度

在事业单位发展中，建立完善的文书档案管理制度是确保文书档案管理工作落到实处的基础条件。为此，事业单位应充分结合自身实际和档案管理现状，不断调整现行的文书档案管理制度。另外，为了更好地落实档案管理制度，还需建立严格的奖惩制度，在绩效考核中将文书档案管理工作视为重要内容，给予工作能力较强的工作人员物质和精神奖励，同时为其提供升职机会，一方面要明确档案管理人员的责任和职责，另一方面需充分发挥制度的激励作用。为了提高文书档案管理的效率，单位还需加大核查力度，创建有效的审查机制，从而全面审核文书档案，加强文书档案的规范性、完整性和真实性。

（二）推动文书档案信息化建设

事业单位文书档案管理工作具有复杂性，且其内容较多，传统的文书档案管理模式对人力资源数量的要求较高，单位需采取有效措施规避信息遗漏等问题。互联网飞速发展的今天，事业单位应当积极主动地在档案管理工作中应用信息化技术，以文书档案管理信息化建设，减少资源的投入。

首先，要重视文书档案数据库建设工作，主动处理分散的文本、照片和录音等数据信息，将其录入、归档，实现档案信息的自动整理、检索、查阅和利用。其次，建立科学完善的档案信息化管理制度，清晰规定档案管理的数量、人员以及信息进入档案室的基本要求。最后，细化工作人员的责任，将责任落实到人。且事业单位文书档案管理工作要与办公一体化充分结合，利用外包的模式，在办公一体化的基础上设计高品质的文书档案管理软件，从而真正实现文书档案管理信息化，提高文书档案管理的水平。

（三）重视管理团队教育培育

事业单位管理部门要采取多种措施完善档案管理人员的后续管理工作，建立严格的业务考核机制、档案管理人员任免机制和继续教育机制，从而增强文书档案管理人员的责任感，主动地学习全新的理念和技术，这样一方面可调动档案人员的工作积极性，另一方面也能够吸引更多专业能力较强，且综合素质较高的档案管理人才参与到事业单位文书档案管理工作中，优化事业单位文书档案管理队伍。此外，要高度重视档案管理人员的继续教育工作，采取多种不同的继续教育方式，如专业讲座和委托培训等方式，扎实档案管理人员的专业知识和信息技术知识，提高文书档案管理人员的综合素质，让其更加规范和熟练地完成文书档案管理工作。

（四）创新文书档案管理模式

在事业单位文书档案管理工作中，事业单位文书档案管理的模式无法满足时代发展的要求，因此，要积极转变以往封闭化的管理方式，采取更加符合社会发展方向的社会型管理方式。如今，社会主义市场经济发展进程不断加快，社会中的经济组织明显增多，此时也是新旧制度交替的重要时期，事业单位日常活动中社会性活动的数量明显增多，文书档案管理工作的社会化趋势也明显增强，因此，在事业单位文书档案管理中，传统的管理模式已经不能满足现阶段文书档案管理的要求。传统的管理模式更加关注单位文书档案管理，而新型的文书档案管理在做好以往管理工作的同时，也需要针对社会主义市场经济，创建社会性较为显著的文书档案管理部门，管理对象也应该从事业单位的文书档案拓展为与所有事业单位相关的文书档案，从而增强文书档案的社会服务功能，为社会提供更加全面和具体的服务。

结语：总之，事业单位文书档案管理工作是事业单位日常管理中十分重要的内容，而我国事业单位文书档案管理中依然存在诸多问题，这对事业单位的建设与发展产生了较大的负面影响。对此，单位需采取多种措施不断优化并完善事业单位文书档案管理工作，注重管理模式的创新，以此推动事业单位的稳步前行，更好的服务于大众。