从报社重建看单位基建档案管理及对策

在社会主义建设中，许多单位都享受到改革发展的成果，对本单位的办公场所进行扩建、改建、重建。2008年“5·12”大地震后，绵阳市许多单位都积极开展重建工作，绵阳日报社办公大楼也成为危房，被拆除重建。在灾后重建的进程中，涉及大量基建档案，基建档案的管理对于一个新闻业务单位来说很陌生却很重要，说其陌生是因为报社的日常档案管理很少会涉及基建内容，不仅报社，市级其他单位也与报社情况类似。鉴于此，笔者认为有必要对基建档案的管理进行一些探讨。说其重要，一方面是单位自身建设的需要，另一方面是各级部门监督审查的需要。档案人员必须高度重视基建档案的归档率、完整率、准确率，为子孙后代积累宝贵的历史资料，为援建单位和各级管理部门提供翔实的重建凭证，这是档案工作者义不容辞的责任。

一、基建档案在单位管理中的作用

（一）基建档案对完善本单位乃至全市的档案结构具有十分重要的意义

基建档案是单位建设活动中形成的第一手材料，它记载着单位的建设、改建、维修、使用过程和结果。及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种资料是基建档案管理的重点。绵阳日报社的基建项目是列入国家重建规划的重点项目，由于投资较大、内外协作关系复杂、社会影响和关注度高，因而形成的档案有多种载体，档案数量多、保存价值高。这些档案既是报社工程建设的真实记录，也是整个报社档案的重要组成部分，它既为报社的建设、维修、管理、改扩建服务，又为绵阳市的经济建设和宣传事业尤其是灾后重建的宣传工作服务。所以，做好工程项目档案管理工作，对完善和丰富本单位乃至全市档案结构具有十分重要的意义。

（二）基建档案为单位的进一步发展提供建设依据

基建档案完整地记录了单位的建设工程，反映着单位建筑物的前因后果。随着时间的流逝，单位需要改建时，基建档案不仅是重要的改造依据，也为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材。它服务于今天，有利于未来。绵阳日报社的重建项目就凝聚了国家的关怀、援建单位的关爱和社会各界人士的支持，它是国家灾后重建战略规划的重要组成部分，更是在危难关头全国人民众志成城和社会各界人士大爱的见证，它不仅仅是一个建设项目，还是这一历史时段的历史记录。

（三）基建档案具有不可再生性，是单位不可或缺的重要信息资源

基建档案是不可再生的，收集、管理和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。随着报社灾后重建工作的逐步推进，重建工作也面临许多新的问题，这就需要查阅大量的相关资料和信息。绵阳日报社的一些老职工，他们在报社辛辛苦苦工作了几十年，上对报社大楼的每块瓦片、下对报社地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。在旧房拆除时，报社原大楼资料严重不全，这些老同志拿着报社仅有的一些资料图，仔细、认真地在建筑物旁标注出了建筑年代、面积和隐藏水电的位置，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了报社建筑物的基本情况，弥补了绵阳日报社在灾后重建进程中原始资料极度缺失的遗憾，为危房的评估和拆除提供了重要的信息支持，大大提高了重建工作效率。

二、单位基建档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏基建专业知识，基建档案管理工作缺乏政策性指导

单位的档案管理员，往往都不具备工程建设的经验。工程建设项目在投资、管理、建设等方面要求高、头绪多、归口部门复杂，工程建设的要求又日趋严格和规范，这都为单位的基建档案工作带来了全新的挑战。报社的重建工作也经历了政策落实、资金争取、招投标、施工监理、验收备案等等环节，每一个环节对我们来说都是一次新的尝试和学习过程。由于档案人员包括单位负责建设的经办人员对相关政策、工程性质、业务流程等方面均不太了解，导致在工程档案的收集、整理、归档、流向等环节上认识不够、轻重不分、资料不全。

（二）档案业务培训不够，从业人员档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作常常不一致，一般单位中从事档案工作的人员大多不是专职档案工作，以兼职的为主，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏专业知识的学习。这次绵阳日报社基建办公开招聘的工作人员中，依然缺乏有档案工作经历和经验的人员。原单位中的档案人员也大多是兼职人员，没有系统的专业知识，加之又同时承担着其他的工作，导致对档案业务主动学习动力不足，更缺乏深入的钻研。

（三）对档案工作认识不到位，经办人员档案意识普遍不强

单位中的人员，大多满足于干好本职工作，对档案工作重视程度不够，没有收集档案的意识，导致一些重要档案资料流失。而基建档案资料又特别要求完整、正确、真实、严谨，在工作中我们常发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议中，有的内容有缺失，有的日期不明确；有的报批材料缺少中间环节；施工单位来往函件有的编号不规范，有的重复编号，有的没有编号；请示报告之类的函件有的还没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接受上级审查时也不符合要求。

（四）档案人员流动快，档案交接不严格，档案工作容易断档

由于单位普遍存在对档案工作重视不够的问题，所以在人员配备上，往往都是兼职，很少配备专职档案人员，单位根据工作的需要，经常变动他们的工作岗位。此外，现在人才市场化，辞职跳槽越来越普遍，从业人员流动性很大，这些人员的工作变动后，往往都一走了之，对档案交接工作缺乏严谨的态度，导致新接手的人员对档案业务一问三不知，很长时间都进入不了角色,面对专业性很强、情况很复杂的基建档案，工作效率必然十分低下，问题百出，甚至无法整理装盒，直接堆砌在角落，成为死档案。

三、对单位基建档案管理工作中存在问题应采取的措施和建议

（一）建立制度、依靠制度，按制度管人、管物、管业务

树立依法管理的思想，依靠制度管理，稳定高效地开展档案工作。建立健全基建档案管理制度是做好单位基建档案科学管理的保证，它直接影响到工程项目档案的收集、整理、保管等系列环节。绵阳日报社的灾后重建项目是全国关注的重建项目，时间紧、要求高，边建设、边报批、边设计的事情常有发生，这给档案资料的收集整理带来了诸多不便，应制定相应的基建档案工作管理制度，兑现奖惩。从每个部门、每个经办人开始，严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

（二）对单位人员进行档案意识的引导和教育，加强文件形成者的业务培训

开展宣传教育，增强全员档案意识。一套完整、准确、系统的档案，必须激发全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家相互配合，把好自己的关口，这样才能有效地做好基建档案工作。

（三）对档案人员进行业务能力培训，不断提高基建档案的科学管理水平

档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平，以适应基建档案管理的现代化、科学化、系统化发展。现在单位档案管理人员不能仅仅满足日常文书档案、业务档案的管理，还要多方涉猎，以档案素质的总体提高为着重点，争取各种机会参加有关基建政策、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构，对基建这个领域多研究，具备一定基建方面的专业知识，通过电子、网络等现代管理技能，做好基建档案管理工作，让基建档案为单位的持续发展提供有力的助益。