EDI 技术在M 公司供应链管理中的应用研究

叶青

（上海交通大学机械与动力工程学院 物流工程，上海200240）

1 引言

加入WTO 后，中国制造业成为全球供应链的重要成员之一。近几年，我国在大数据平台及日常事务处理的用户体验角度投入了大量的人力物力，但是在制造类企业的运作过程中，信息化、无纸化程度仍然很低，包括一些国有大中型企业及外商独资企业。一个制造型企业需要高效的信息管理系统来提高日常操作效率，建立一个标准化的信息交互平台，将现有的区别化模式统一集成到这个平台中去，实现信息共享/标准数据传输/自动化管理，大大提高效率和准确率，提高企业的综合管理水平。

2 业务流程分析

本文主要介绍一家德国全资集团上海分公司M，其主要业务内容是制造精密电子控制器、汽车类和家用类电子产品。M 公司供应链关系主要有客户订单管理、计划、采购、仓储及运输和海关业务等几部分组成。公司目前使用的是SAP 的ERP 管理系统。

公司在管理客户订单过程中，存在大量的手工操作流程。此类问题会导致：①手工输入错误率高；②大量的输入与更改会大大影响日常的工作效率；③大量简单而重复性强的手工操作使得计划员对该项工作的热情快速降低，影响员工满意度及相应的业绩考核指标；④手工操作与自动化比较时间较长，间接影响整个客户订单回复的周期。

同样，在物料管理过程中，物料计划员需要将采购订单通过邮件或传真的方式发给每个供应商确认交期。大量的手工输入导致M 公司需求不能及时快速地得到反应，从而影响了M 公司对最终客户需求的反馈速度。除此之外，错误输入也是造成客户满意度下降的一个主要因素。

在海关信息沟通的环节中，所有进口、出口、海关备案的过程都是由手工完成的，包括准备发票、箱单和海关的其他单证。海关已经开始实行网上报关系统，需要公司将单证手工输入海关指定模板中，并上传海关系统。这就要求有一个信息收集系统的软件与海关系统对接，将所有数据按照海关格式自动传输到海关系统中，完成报关和预订舱位的过程。

3 业务框架构建

M 公司在整个供应链管理系统中手工操作过多，效率相对低下。改变这种情况首先要建立一个自动化的信息传输平台，所有信息可以自由、迅速、准确地在这个平台上输入和输出。

系统有三个外部环境种类：不同客户、供应商和中国海关。客户端对系统的输入主要是输入订单需求，同时希望能够得到交期确认。同样，M 公司上游的供应商会自动收到来自SAP 物流信息管理系统中产生的物料需求计划，一旦供应商确认计划需要给M 公司予以及时迅速的反馈。当M 公司有客户发货计划或供应商发货计划时，系统会根据订单情况自动生成发票和装箱单，自动产生报关单并发送到海关系统进入预报关流程。M 公司信息管理系统中的料号、物料清单也会按照海关要求格式在信息传输系统中形成，并直接在海关系统中备案，为后续的内销、核销准备[1]。

根据M 公司供应链的设计框架，将所有的交易伙伴：客户、供应商、海关全部集成到一个信息平台中，通过各交易伙伴间的信息自动化传导来提高运作效率，降低由于手工操作而导致的错误率，加快沟通的速度与有效性。

信息自动化平台主要包括四个业务流程：①客户订单的接收与反馈；②物料需求的发布与供应商反馈；③客户和供应商端的海关单证自动生成及发送；④主数据的维护流程。

第一，客户订单的接收反馈。M 公司订单接受和系统输入流程中必须要快速、精准地完成。当客户向供应商端传递信息时要尽可能地做到自动传输，减少手工操作。而当供应商完成交期确认时，系统也要主动将确认的信息反馈给客户。发货完成，客户要收到一个EDI 的反馈，如出货号码之类信息，用于追踪货物的情况。

第二，物料需求的发布及供应商反馈接受，M 公司根据供应商的能力不同需要多种不同的订单传输形式。国际化、规模化企业可以参照客户端使用传统EDI 的模式完成自动传输。而能力相对薄弱的供应商可以直接使用信息化平台进行订单查阅，再输入自己公司内部的订单需求体系，或者由信息化平台自动将需求信息通过邮件和传真的方式来传递。供应商也需要通过以上三种模式将交货计划以ASN（Advanced Shipping Notification）反馈到客户端的系统中去。

第三，客户和供应商段的海关单证自动生成及发送。当生产计划完成准备出货前，系统会根据出货计划生成发票、箱单，并根据物流公司提供的模板准备订舱单，发送海关系统进行报关，发送物流公司安排出运。

第四，主数据的生成和日常维护。系统里左右数据的传输需要精准的基础数据维护，如料号、数量、时间、重量、描述、周期等参数。

根据不同功能单元的业务模式和需求来建立电子信息传输，需要对报文的格式做选择，达到信息流动的功能。

4 绩效评估

M 公司运用数据模型的方式去衡量计划员的工作效率，还通过对公司关键绩效指标的考核数据来观察流程的有效性。除此以外，公司会每年安排一次员工满意度调查，主要考核员工对公司策略、工作内容、沟通等方面的接受程度，及时找到管理中的问题并加以改善，从而提高员工满意度，减少员工流动率。

通过新平台和相关EDI 流程的实施，M 公司的各方面运作效率得到相应提高。其中订单的处理速度提高14%，订单输入的准确率由原来的98%提高到99.98%。准时交货率从88.2% 提高到97.3%。安全库存降低20%。客户及员工的满意度迅速提升。带动零部件及产成品的周转率、资金占用率等相关财务指标的改善。

5 结语

本文从生产制造商的视角出发，针对供应至销售制造的整个物流体系和环节，使用不同的EDI 方法建立一个供应链上下游之间的数据自动化的共享平台，从而提升流程中的效率。主要研究成果如下：

①针对生产制造的整个运行环节，用分析法找出瓶颈及低效环节，既需要改善与供应商、海关及客户端的沟通及数据共享与对接（包含需求预测、订单及订单确认、货运信息、报关与清关信息等），减少手工输入和更改，实现全流程的自动化。

②用EDI 实现数据平台，实现流程再造。重点讨论以SAP为主干，针对供应段，海关报关与清关段，及客户端各自的特殊需求，建立的相应的EDI，以实现减少简单而重复性高的工作，减少时间浪费，减少错误率的新流程。

③针对现有EDI 实施效果，采用数据追踪统计法，问卷调研，及相关财务指标的考评，进行全面的考评。其成果证明EDI 有助于优化物流进程，加快信息的流通速度、订单及生产执行的效率，从而进一步带动公司运营效率的提升，实现库存量下降及现金流增加等良好经济效益，并符合公司长期业务增长的需要。