消极礼貌策略在商务英语拒绝信函中的应用分析

（宁波大学科学技术学院 315000）

消极礼貌策略的运用对商务英语信函中拒绝言语行为的表达具有重要的面子补救作用，其能够缓和消极否定语气，使生硬的语气变得温和得体，有效减小对收信者的面子威胁，维持良好的商务关系。

本文以布朗和列文森（1987）的礼貌策略为基础，从字词、句子、篇章这三个层面，以《商务英语写作》（胡英坤、车丽娟）、《商务英语写作》（莫再树）和在线商务英语信函语料库（Business Letter Corpus Online，简称 BLC）为语料来源，试图探索在商务英语拒绝信函写作中一方应如何运用消极礼貌策略以挽救交易另一方的面子，从而促进人们的商务往来。

一、消极礼貌策略

布朗与列文森（1987）提出了著名的“面子保全论”，并将面子细分为积极面子和消极面子。本文研究的消极礼貌策略是为维护消极面子而产生的方式。消极面子指人们希望自己的言行自由，不被别人妨碍。在商务交往过程中，对面子存在威胁的言语行为无处不在，布朗和列文森称这些为威胁面子行为。拒绝就是一种典型的威胁面子行为，为了减轻其带来的负面影响，可以采取礼貌补救策略给交际双方留有面子。

消极礼貌策略以“回避”为基础，即回避一些带有强制性的言语，尽量使对方言行不受妨碍，说话较迂回缓和，强调尊重对方以满足其消极面子，从而减小威胁面子行为给对方施加的压力。布朗和列文森（1987）认为，“消极礼貌”是西方文化中表达尊重的核心原则，是顾全他人面子的最精细而最惯例的语言策略。他们一共分析了十类具体策略：（1）使用间接表达，（2）运用疑问与回避，（3）表达悲观态度，（4）请求的最小化，（5）表达顺从，（6）道歉，（7）淡化人的主体性，（8）强调某一行为属于普遍规范，（9）名词化，（10）强调亏欠行为。

二、消极礼貌策略在商务英语拒绝信函中运用的具体分析

消极礼貌策略的十种具体策略运用在信函写作时，在字词，句子，篇章中的分布不尽相同，本文将挑选出较为代表性的策略分三个层面分析。

（一）字词层面

单词是组成商务信函最基本的部分。选择合适的单词来实现消极礼貌策略的运用，有利于作者礼貌地传达拒绝信息。不同的单词有不同的含义，在向收件人传达坏消息时产生的效果也完全不同。因此，在写拒绝类英文商务信函中，用词至关重要。下文将逐一分析在字词层面常用的策略。

1.运用疑问与回避

在写拒绝信函时，选择用疑问的方式去表达，并且回避任何表示“明确”的措辞，这里的回避语主要是指模糊措辞的应用。拉科夫（1973）曾表示，使用模糊措辞可以改变言语行为的效力。在英文表达中，模糊措辞可以通过一些模糊的短语来实现，比如“sort of”，“something”，“rather”，“I suppose”等词汇。在写拒绝类商务英语信函时，推荐使用一些模糊的单词，以降低语言的严肃性。参见以下示例：

（1）From your description and our staff’s careful research， we found that there was something wrong in the computer networks you adopted. （胡 p101）

在这里，“something”是模糊语言，它比具体的词语更加抽象，所以读者在阅读时很难形成一个清晰的形象，从而降低负面消息带来的影响。因此，在拒绝类英文商务信函中，使用缓和语有助于缓和双方之间的紧张气氛。缓和语传达的友好语气让那些令人不快的事实带来的负面影响得以削弱。

（2）Would you mind offering us the above mentioned products at your most favorable prices? （胡 p77）

这句话是在表达买方对产品价格的不满，从读者的角度来看，这是一个坏消息，属于拒绝类信函，因为对方不接受他的报价。拒绝报价是一种不礼貌的行为，但通过使用“Would”一词，运用疑问句，将决定权交到卖家手中，并提供了选择的自由。因此在表达不满的时候，语言也没有那么咄咄逼人和令人厌恶，买方成功地委婉传达了自己调整价格的需求，通过这种策略作出的表述更容易让人接受而且更有礼貌。

2.请求的最小化

如果写信的一方希望问题得到解决，强制执行是不可避免的，但我们可以把请求最小化，强调行为本身对他人仅仅会造成微乎其微的影响。例如，在中文语境里，常常会遇到这样的对话：

甲：你找我有什么事吗？

乙：噢，其实也没什么事，就是想问问你这道题下一步该怎么解。

表面上看，“其实也没什么事”毫无意义，甚至是错误的，因为乙最终还是做出了请求——他明明是有事的。这个表达的作用便是最小化这个请求的分量。在英文信函里，这种消极礼貌策略通常体现在”just”、“a little”、“a bit”等短语中。比如：I just want to... 或者加上Nothing：Oh nothing， I just wondered...

再例如：

（3）I am afraid a little mistake may have been made in assembling the order. （胡 p87）

这封拒绝信函表明收货人对发来的货物不满意，写信人通过“a little”这个短语礼貌地指出问题，减缓了负面消息对收信人的直接冲击。是个“小问题”，并没有很大地责怪对方，为对方保留了一定的面子，而且这句话还有另外一层含义，即其他地方你们都做得很好。这样一来，便可使接下来要提出的请求最小化，降低了负面信息对收信人的影响。

3.表达顺从

策略2是在控制行为带来的影响，而策略3则是控制双方权力关系，即尽量降低自己的身份，同时提高对方的身份，以此来表达两层意思：自己绝不可能强迫对方；对方完全有权力拒绝自己。在商务英语拒绝信函中，通常使用“appreciate”、“satisfy”、“helpful”等词汇来表达对收信人的尊重与顺从。相反，要避免使用“problem”， “complain”，“bad”等不礼貌的词，以免引起紧张消极的情绪，阻碍商务交流的顺利进行。

例如：

（4）We have received your complaint letter of June 3.

（5）We appreciate your helpful letter of June 3.（胡 p64）

这两句话是回复投诉信的，第（4）句所传达的信息直接明了，表明收到了投诉。与第（4）句中的词相比，第（5）句中的词更加巧妙圆滑，用到两个褒义词“appreciate”和“helpful”，意思传达到位的同时还表达了强烈的尊重与顺从。“appreciate”一词体现了写作者的谦虚和礼貌，传达了“顾客至上”的理念。在这种情况下，顾客的行为获得了赞许，尽管顾客的行为是对写作者产品的投诉，这种退让比第（4）句达到了更好的沟通效果。

4. 总结

为了礼貌地传达拒绝信息，需要仔细斟酌用词来减少其产生的负面影响。因此，消极礼貌策略就被运用到了词汇的选择上。在选择适当措辞的过程中，不难发现策略1有助于减轻语气的严肃性；策略2留给接受者思考和选择的空间；策略3表达对他人的体谅。良好的措辞选择体现了消极礼貌策略的运用，有助于高效、礼貌地传递拒绝信息，促进交易双方之间的沟通。

（二）句子层面

一般而言，单词本身不能表达完整的意思，除非将他们很好地排列在一个句子中。因此，如何正确组织句子中的单词对写一封英文商务信函十分重要。下文提及的具体策略主要介绍如何礼貌地组织句子来体现消极礼貌策略的运用，从而保留收信人的消极面子。

1.道歉

写信者诚恳的道歉可以向收信者表明不愿损害他的消极面子，从而挽救因拒绝造成的紧张局面。信函中具体有四种表达：

①承认自己的冒犯： I'm sure you must be very busy，but...

②表明自己的犹豫：I really don't want to bother you， but...

③提供正当的理由：...because there's no one else I could ask， and I just can't work this out...

④请求原谅： I beg your forgiveness if I...

例如：

（6）I owe you an apology for discrepancies between the shipping contracts and the actual shipment… Your understanding and patience in this matter would be greatly appreciated. （胡 p152）

一开始写信者就诚恳地承认错误，向受到损失的一方道歉。最后在信的结尾，又向收信人请求原谅。这样诚恳的道歉可以体现写作者的诚意，方便接下来的拒绝或者进一步商谈赔偿方案。

2.淡化人的主体性

在商务英语拒绝信函里，应避免直接使用“我”和“你”，把句子重点放在行为本身，而不是实施行为的主体，以此把自己与对方和某个妨害面子的行为隔离开来。此策略比较经典的用法可以归纳为：

①把动词变成形容词，以此避开主语（括号里是暗含的主语）：

It is necessary （to you） that...

It would be desirable （for me） that...

②使用被动语态，以此避开主语：

It would be appreciated if...

③使用不定代词，以此避开直接指称：

One might need to...

④使用其他特殊的代词：

We （I） regret to inform anyone involved （you）that...

3.总结

句子是信函的主要载体，其语调、语气和正式程度都十分关键。上述提到的道歉策略和淡化人的主体性策略都利于有效地书写商务英语拒绝信函。

（三）篇章层面

1.使用间接表达

写信者不会在一开始就陈述坏消息，通常会先说一些中立的话语甚至是好消息，接着给出理由后再提出坏消息，通过这种方法可以让收信者更愿意接受拒绝信息。一般使用间接表达时不会使用单个词语或句子，而是体现在整个语篇中。

使用间接表达时，商务英语拒绝信函的组织结构一般如下：

首先，商务英语拒绝信函通常以缓冲开始，以降低负面消息造成的影响。第二，作者将陈述拒绝的理由。第三，表明拒绝。第四，提出可能的替代方案，给彼此留下余地，维系往后业务合作。最后，以善意结尾，以示礼貌。

在这种结构中，写信者遵循消极的礼貌策略，从而减少对收信人的消极面子威胁。

2.案例分析

下面所示是一个拒绝满足买方要求的例子，使用了3.3.1间接表达中所示的基本结构。

Dear Sirs，

Thank you for your letter of 20 May regarding your order No.354 for 8 carpets manufactured to your client’s design and specifications. （缓冲）

We appreciate your problem. At the same time， we are sure that you can understand the difficulties we had in satisfying your client’s complex specifications.

Since the consignment is a special design， made to order for your client， we are unable to return it to our inventory. （陈述原因） Consequently， we cannot honor your request. （表明拒绝） Perhaps your client can find another use for these specially designed carpets.（提出替代方式）

Thank you for giving us this opportunity to explain the situation. （善意的结尾）

Yours sincerely，

XXX （莫 p166）

在这个例子中，写信者由一个缓冲开始，先暂时保留坏消息，使收信者在一开始有一个开放的心态，因为作者在一开始就表现出友好和礼貌。在这种情况下，大多数收信者会做出积极的反应。当写信者不得不拒绝顾客的要求时，需要陈述合理的原因。写信者表示这批货是专门为满足客户需求而设计的，很难更改。礼貌而有说服力地陈述原因使对方觉得这次拒绝是经过仔细考虑的，自己是被尊重的。接着明确地提出拒绝，并提出替代方案，最后以善意结尾。这种写信方式可以给对方留下良好的印象。

3.总结

上文的案例分析中，传统的间接表达方法贯穿全文，当英文商务信函中必须表达拒绝信息时，使用间接表达在整个语篇写作都非常有效。

三、结语

研究结果如下：布朗和列文森的消极礼貌策略适用于商务英语拒绝信函写作；与一般商务信函相比，拒绝类信函对礼貌要求更高。在字词层面，拒绝类信函经常使用“运用疑问与回避”“请求的最小化”“表达顺从”等策略；在句子层面，倾向于使用“道歉”和“淡化人的主体性”这两个策略；在篇章写作中，最常用到的是“使用间接表达”策略。