知识管理环境下的企业档案工作浅析

文/吴大海

当前，知识经济已经初现峥嵘，迎接知识经济时代的挑战已成为摆在企业面前的一项重要任务。与传统资金、设备、原材料等生产资料不同，知识经济是以知识作为经济发展的核心要素，通过对知识深入挖掘，形成新的知识，实现创新发展。对于企业档案室来说，其保存的大量科技档案、文书档案、实物档案，可以通过知识管理的理念和技术全面激活，助推企业成果创新，提升核心竞争力；同时也为企业档案部门带来了新的理念和启示，从而推动档案工作再上一个新的台阶。

一、引言

长久以来，档案工作者都紧紧围绕收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计开展档案管理工作，其核心职责保管、保护历史记忆，以“藏”为主。但是伴随着当前市场经济的深化，企业内部的市场经营、生产管理等愈发变得重要，档案部门却由于本身并不直接创造价值且作为企业文档管理的末端，呈现出边缘化的趋势，档案部门成为所谓的“养老部门”，其发展滞后于企业整体。

二、当前环境下企业档案管理面临的困境

（一）被动收集与前端控制、全程跟踪之间的矛盾

传统环境下，企业产生的多数为纸质载体的档案，档案部门工作方式呈现出被动性的特点，基本都是坐等文件流转完毕，由企业相关部门初步整理后移交档案部门整理，无法保证档案的完整性以及质量，对用户的利用需求也是被动回应。

企业当前开展的知识管理理论探索也好，平台建设也好等等，都必须统筹规划，将档案管理纳入到企业知识管理这一体系中，通过统一规划，档案部门可以介入到文件形成之初，设计相关流程，从而实现前端控制。这将使得文件生命周期理论变为现实。

（二）以“保管”为核心的思想制约档案利用工作的开展

两汉时期设立专门机关“兰台”、明代“皇史宬”和“后湖黄册库”等等这些档案机构，最主要的一个职能就是“藏”。档案工作者也继承了这一核心工作内容。就笔者公司而言，档案部门目前保存各级档案近10万卷，图纸20多万张，另外还有图书、期刊、报纸、交流材料等资料10多万册，每年投入大量经费和时间成本进行维护。虽然档案工作人员在此基础上开发编研成果，也主动创造条件，为项目人员提供利用上的便利，但是离激活档案信息资源还有一段距离。

知识管理的理念，是要充分挖掘企业档案的价值，过去以“藏”为主的理念开始被质疑。对于企业档案工作者来说，当前保存好档案留给后人，固然是自身义不容辞的职责所在，但是更应该思考，如何激活这些档案信息资源，为档案在企业信息构成中找到一个支撑点。

（三）传统档案工作无法适应当前信息化发展趋势

当前，人们已经习惯利用网络、平台等查询和获取所需要的各类信息，同时关注内容的完整、准确、时效、便利等方面。在传统档案工作以“藏”为核心的理念下，可以说企业档案的提供利用工作是一项痛点，坐等人员上门，工作被动、耗时长、效率低，无法满足人们日益增长的对档案利用的时效性、完整性、便捷性要求。

这就需要企业档案部门，对大量纷繁复杂、凌乱无序的档案信息资源，完善基础数据库建设，通过网络平台整合档案信息资源，提高档案信息资源的组织性、完整性，从而高效、便捷满足用户利用需求。

（四）档案工作人员观念与能力需要进一步提升

传统的档案工作，是一项求稳为主、变革较少的基础性工作，其面对的档案载体类型少、内容单一、公众档案意识淡薄，档案工作者大多数时间和精力投入在纸质档案的装订、装盒、编目等重复性工作上。

在知识管理环境下，企业档案种类繁多，如知识产权档案、图纸档案、成果报告、计算书、各类实物档案、视频档案等，出现了从载体到内容的大量新型档案，因此一味守旧、一成不变的传统工作方式已远远不能满足日新月异的发展现状，而且会制约档案工作发展变革。档案工作人员要打破以往对档案工作的误区，转变思想、提高认识，树立终身学习的理念，根据岗位特点，充分利用互联网络，不断拓宽知识范围，培养实践技能，提高综合素质。

三、推进企业档案工作知识化管理的几点思考

知识管理的理论和实践已经影响到企业发展的方方面面，知识日益成为企业发展最重要的战略性资源。在这种背景下，档案工作其职责重心也在慢慢转移，如何使档案工作在保证基础工作质量的同时，逐渐适应形势变化，是摆在企业档案工作人员面前的一项重要课题。

（一） 由“重藏轻用”到“藏用结合，以用为主”

知识管理注重挖掘知识的价值，并通过对企业知识获得、积累、保护、利用、更新、创新，形成新的知识，反馈到企业内部的知识系统中，形成螺旋式上升过程，从而提高企业创新能力和竞争力。

企业档案部门要突破过去片面强调档案“重藏轻用”的功能，把档案开发利用摆在重要位置，档案工作应从重史料保存转变为着重开展档案信息传播。具体说来，需要从以下几个方面着手。

首先，丰富的档案信息资源是开展档案服务及知识服务的基础，通过将传统的以纸质、声像、图片为载体档案信息数字化，是实现其利用价值的主要方式之一，同时也不能因为重视电子档案而忽视对传统档案信息资源的保护。

其次，拓展档案信息资源传播渠道。保密与利用本身就是一对矛盾，档案工作人员要正确把握这中间的度，结合企业知识管理建设，筛选并利用最为恰当的渠道，为信息传播构建最为通畅的桥梁。

最后，类似电子商务中的B2C，档案部门要直面企业用户的诉求，改变以往坐等上门利用的情况，通过数据挖掘，对企业用户的需求进行统计分析，了解用户需要。

（二）从“成果编研”到知识创新

知识管理将档案资源重新定位为待有序化开发的智力资本。传统档案编研工作，对这部分智力资本集中在编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志等方面，形成具有逻辑规则、条理清晰的信息集合，属于对档案资源的直接利用。而知识管理则需要深层次挖掘、有序化的开发企业档案信息资源。

这就对档案工作者自身的学识、素质都提出了更高的要求。档案工作者需要具有基本的归纳、总结、剔除冗余信息、去粗取精、去伪存真的能力，向不同类型的用户有针对性的提供档案信息，化信息为知识，以适应时代对档案工作的要求。

同时，对知识资源的开发，单纯靠档案部门远远不够，需要与企业其他部门联动，将档案信息转化为知识信息，并力所能及的对各种知识内容进行优化加工，通过各种渠道将这些知识融入到生产经营和其它各项管理过程中，运用知识改进管理、服务生产经营，将知识转化为企业的核心竞争力。

档案工作者应主动引导档案信息利用者的需求，通过各种渠道向他们提供所需档案信息，辅助档案信息利用者进行决策，甚至支持他们进行项目研发。

（三）由被动收集到前端介入、全程跟踪

传统档案工作的起点，往往处于文件运动周期的末端，被动收集整理，既无法保证完整性，更无法控制档案质量。如设计企业的图纸归档，有些还停留在项目人员抱着图纸来告诉我们这些是需要归档的图纸，而档案部门则无法确认这些图纸是否是最终版本，这种被动的工作方式无法保证收集图纸的质量，也无法保证档案信息资源价值。

尽管档案学者提出了文件全生命周期理论，核心思想是将档案工作人员的触角延伸到文件形成之初，前端介入、全程跟踪，但是囿于技术、管理等多方面因素，只有在知识管理的背景下，这一理论才能变为现实。

如今企业陆续开始应用知识管理系统或平台，产生了大量的电子文件，前端控制已经成为主流思想，通过统筹规划系统或平台建设，档案管理工作可以介入到文件形成之初，档案工作人员初步实现了档案工作的全程跟踪，同时利用数字水印、电子签名等手段来维护来源信息的真实性，把握预归档文件质量，实现档案资源的组织、保障信息的安全传输与储存，使档案工作成为有效的信息工作。

再如上述的设计企业图纸归档，通过流程化的知识管理系统或平台，从而可以确保归档文件的最终版本。

（四）由经验传承到专业技能

一直以来，档案工作都被认为缺乏技能或档案岗位技能要求低，在企业管理工作中处于边缘地位，这一思想源于传统环境下档案工作门槛较低，工作上手容易，方法易学，程序简单，工作经验传承较多。

知识管理时代，在赋予档案工作新的职责的同时，对档案工作者自身也提出了更高的要求。在信息化不断深入的今天，档案工作者在提高自身专业知识素质的同时，必须提高现代信息技术的管理素质，不断学习新知识，新技术，熟练掌握和运用现代化技术设备，提高计算机技能、现代化信息技术技能及现代化信息技术管理水平。

1.解放思想，转变观念

档案工作人员要打破以往对档案部门认识的误区，转变思想、提高认识，充分利用网络及平台优势，创新服务方式，变被动服务为主动服务，强化档案部门参与公司建设与发展的意识，同时要打造档案服务品牌，强化宣传，展现档案工作的成就、档案工作者的风采，增强企业人员的档案意识。

2.多元化知识和技能

传统档案工作重复性多，工作经验大于学识技能，因此对岗位要求偏重经验论而非专业技能。但是当前企业产生的档案，不仅种类繁多，且具备多个专业知识，这就要求档案工作人员具备多元化的背景知识，积极参加企业其他相关专业培训，拓展专业背景。

同时，知识管理下的档案工作，要求档案工作者必须掌握足够的技能。这里所指的技能，主要包含三个方面：

其一，一般技能，即从事管理工作均要掌握的技能，如文字表述、沟通技能、组织技能等；

其二，专业技能，即对档案专业相关工作具有的掌握能力，掌握一定的档案信息化工具，这些要求从事档案工作人员对于档案有一定的认识并且能够胜任工作；

其三，辅助技能，这是当期亟待补足的短板，是对档案工作者更高层次的要求，如数据挖掘、统计、分析等等，适应当前知识管理的需要。

四、结束语

档案记载着人类历史发展的进程，档案工作承担着留存印记、发扬文化的重任，发展至今取得了令人瞩目的成就，保存了大量的信息资源。在知识管理的背景下，档案工作也应该跟上时代步伐，企业档案部门要抓住时代给予的机遇，转变思想、创新发展，主动探索档案信息资源开发建设的基本规律，转变服务理念，提高自身素质，促进档案工作，更好地服务于企业的长远发展。