面向智慧城市的档案信息集成管理

吴 昊

（特斯联（北京）科技有限公司，浙江 杭州 310012）

现阶段，我国智慧城市的建设已经步入正轨，信息资源的高效提供和利用是智慧城市发展的重要内容之一，因此，档案信息集成管理的发展显得尤为重要。城市的新型发展形势下，档案馆如何通过信息化技术实现档案事业的智慧化、提高档案信息的集成管理，是档案事业管理和工作人员需要研究的问题。为此，本文对智慧城市背景下档案信息建设的现况进行梳理和分析，提出合理化的档案信息事业发展建议。

1 智慧城市的建设

1.1 智慧城市的历史

智慧城市这一概念最早出现在20世纪末，由美国加利福尼亚的科学研究中心所提出，是指通过信息技术与通信技术的结合，将城市进行数字化建设。直到21世纪初，世界上最大的信息工业领域公司IBM正式提出“智慧城市”的概念，这一概念的提出，在世界各国中引起了很大的反响，尤其是美国，将其看作国家战略发展计划之一。

1.2 智慧城市的意义

智慧城市是指通过互联网和云计算衍生的新型信息技术和各类社交网络，由这些信息技术和社交网络，将城市的资源、环境、文化等一系列内容融合成一个整体，进行智能化发展和管理。这样一来，不仅能够实现在城市运行过程中对于核心信息的预测，还能进行快速的感知和智能分析，创造出更适宜的人类居住环境。智慧城市是在工业化、数字化城市基础上进化的一种高级城市发展形势，互联网的应用赋予了其无所不知的感知能力，云计算使其拥有了将应用进行融合的强大功能，这样一个全新、智能的模式，为人们的创新和发展奠定了重要基础。

2 智慧城市的档案信息集成管理

2.1 档案信息集成

智慧城市的实现需要各个行业、领域之间的信息共享，通过对数据的融合和业务之间的协调，达到为民众提供全面的档案信息管理情况。智慧城市的档案信息集成管理主要包含三个功能，分别是智慧管理功能、智慧产业功能以及智慧民生功能，档案信息的集成管理是建设智慧城市的关键因素之一。

2.2 智慧政务功能

城市的智慧化建设过程当中，政府在进行行政管理和为市民提供管理的同时，针对不同的管理方向需要借助多个公共管理平台，以达到智能管理的新标准。主要的公共平台分为三个：（1）公共事务管理平台。其作用是帮助政府各个部门之间建立共享的信息资源，通过借助现代科学技术，提升整合政府各个部门间的管理能力和工作间的沟通交流。（2）社会生活监管平台。主要利用监控技术、物联网、GPS系统等技术实现对城市运作过程中的监控，及时发现问题并进行合理的解决，提高城市对于突发情况的处理能力，为市民提供安全放心的生活环境。（3）公共信息管理平台。这一平台通过对网络通信技术的应用，帮助企业和群众提供第一时间的信息管理。

2.3 智慧产业功能

智慧城市的发展离不开产业的支撑，智慧产业是符合社会发展需要的一种新型产业模式。选择物流、交通以及电网等三个不同领域的产业，对智慧产业进行简单阐述。（1）智慧物流。主要以物联网为基础，通过对科学技术的应用，增加物流行业的高效性。比如无线传感技术的应用，对上传物品的信息进行感知；利用GPS定位系统跟踪定位，获取实时的物流信息，不仅在很大程度上提高了物流企业的工作效率，同时还可以满足用户的个性需求。（2）智慧交通。与智慧物流相同，智慧交通的实现也需要借助物联网和GPS定位技术，及时将路况和车流量等信息情况传递给出行群众。（3）智慧电网。通过对传感器和故障检测设备的应用，使其密布于每个节点，实现对电网运行中的实时监控，若产生突发情况，电网内的决策控制系统会自动进行指令传递。不仅如此，在进行修复的过程中，要注意启用备用路线，避免对整个电网的正常运行产生影响。

2.4 智慧民生功能

管理群众和以人为本是智慧城市的发展宗旨，因此，智慧民生是体现城市智慧程度的直接体现。智慧民生的体现有跟多种，本文对教育、医疗、社会等三个主要方面进行分析：（1）智慧教育。通过对网络通信技术的应用，提高整体的共享资源库，帮助各地区的群众可以通过远程的网络教学平台接触到相同的学习资源，并且能够不受时间和空间限制，为群众的自主学习提供有利条件。（2）智慧医疗。借助物联网，将患者、医院和医疗人员结合在一起，实现患者与医生或医院的无障碍沟通，为智能化的医疗发展奠定基础。（3）智慧社区。将信息集成管理应用到智慧城市的管理社区当中，结合对以往社区工作经验和价值进行记录，分析社区居民的生活习惯和价值观。社区中若能普及智能设备，居民便可以不用出门就获得全面的信息管理。

3 档案信息管理对智慧城市带来的改变以及收益

随着智慧城市的不断完善，智慧城市档案管理对智慧城市信息管理模式产生了很大改变，很大程度上提高了智慧城市的经济效益，对提供一站式管理、实现便捷性检索以及促进智慧化发展进行分析。

3.1 “一站式”管理，优化档案信息管理手段

档案信息的集成管理主要目的是为利用者提供统一的信息平台，实现“一站式”管理。对于信息利用者而言，不再需要频繁对后台资金链情况进行关注，通过统一的平台进行“一站式”管理。利用档案信息的集成式保障体系，不仅任何时间和地点都可以获取想要的信息，还能将所需信息集成化检索到同一主题的文献信息产品。在一定程度上提高了用户的检索效率，同时，这种检索方法也可节省用户的时间成本，换言之，这也是节约经济投入的另一种表现。智能化整合的检索结果排除了一些无用的信息，节省信息利用者时间的同时还优化了档案信息的管理。

档案信息集成管理想要实现对档案信息的充分利用，离不开两个网络的支持，一个是内部的局域网，另一个是档案信息管理网。内部局域网的主要作用是实现档案馆内和馆际间的信息交流，档案信息管理网指的是由云计算等技术支持进行档案信息管理的前端。虽然档案信息集成管理需要十分复杂的背后操作，但是却拥有着非常便捷的前端界面。用户在通过检索界面进行检索的过程中，根据检索的条件，系统利用云计算将海量的信息进行梳理整合，并且能找出与检索条件相关的信息资源，通过分析与汇总对资源进行筛选，将符合检索条件的信息资源发送给用户，相应的过程十分迅速，并且在提高速度的同时，对检索的质量也有很大保证。

3.2 电子化检索，降低档案管理与调取成本

随着经济社会的不断发展，人们对生活质量的要求也逐渐提高，档案馆是人们查找信息的主要机构，为信息利用者提供高效准确的管理是档案馆发展原则之一。通过数字化的档案存贮，可以最大化实现经济节约，数字化存储能够有效地节约空间租金，发挥其空间小、经济效益强优势。个性化管理可以根据信息利用者的特征爱好，结合检索的习惯，为信息利用者呈现智慧化的检索结果。个性化管理的提供主要有三个原因。

（1） 在社会的蓬勃发展下，档案馆存储的信息不断增加，类型也逐渐增多，由于信息资源量过于庞大，致使信息利用者在进行检索时不能有效地查找到自身想要的信息资源，这就要求档案馆提供的信息要具备一定的针对性和较高的准确性。

（2） 随着信息利用者综合素质的提高，对检索结果的要求也越来越高。因此，通过检索提供更加优质有效的信息资源是档案馆需要优化的内容之一，个性化管理可以使档案信息管理更加具备人性化的特点，实现精确有效的检索结果。

（3） 实现“智慧”建设，“智慧”二字体现了创新与优化，智慧城市档案馆的建设不只是单一方面的创新与优化，而是要通过多方面的发展实现“智慧”档案馆。个性化管理通过对多种先进科学技术的融合，在一定程度上将检索的过程和结果实现了智慧化，但个性化管理是开始并不是结束，由点及面，只有通过不断的优化与创新，才能实现管理过程的智慧化建设。庞大的信息资源经过智慧的检索，按照信息利用者的习惯近些年提供，很大程度上了体现了人性化管理，这种人性化还体现在经济效益角度，通过“智能”“智慧”化的检索，避免传统纸质档案的投入与使用，节约空间成本及纸质档案成本的同时，提升整体检索与使用效率。同时，信息利用者即使通过手机终端，也能实现信息资源所需，随时随地进行网上自由检索，无论是本地还是异地的档案馆，为信息利用者提供了很大程度上的便捷性。

3.3 智慧化发展，拉动智慧城市产业经济建设

智慧城市运行与发展过程中，智慧档案馆起着非常重要的作用，主要解决三个问题：（1）区域内用户可以不受时间和空间的限制便可以通过终端设备获取档案信息资源。（2）相关档案管理部门可以科学地进行智能档案系统的管理，保证系统正常运行，为数据资源提供保障。（3）智慧城市发展建设中，档案信息资源能够得到高效的融入。智慧城市和智慧档案馆的建设都需要先进的科学技术作为支撑，并且要依靠各类网络应用进行普及。

经过国家的推动，档案资源的信息网络化逐渐在各地档案馆展开，有些地方已经拥有完善的数字档案馆并朝着智慧档案馆的方向建设与发展。但目前来看，大多数档案应用都只有政府部门有权获取，面向群众的互联网应用还相对较少。智慧档案馆的成立宗旨便是为群众提供便捷有效的信息管理，用户可以不用关注系统后台的运行模式，利用统一界面就可以不受任何限制的检索到自身需要的信息资源。智慧城市中，智能档案馆应该自建设开始就应该严格注重用户的体验和需求情况，可以通过微博、微信等网络应用汲取群众良好的建议，应用到智慧档案馆的建设当中，毕竟群众智慧的融合能在很大程度上推动了社会管理和创新，为社会的可持续发展做出重要贡献。

4 结语

综上所述，本文对智慧城市的建设、智慧城市的档案信息集成管理以及智慧城市中档案信息管理的方式进行详细的分析，通过对智慧城市中智慧档案馆的建设论述和研究，对我国档案事业智慧化建设有着重要意义。